Sprawozdanie finansowe za rok 2023 ebook

Redakcja

Autor: Katarzyna Trzpioła

Redaktor: Katarzyna Brzozowska

Wydawca: Marta Grabowska-Peda

Korekta: Zespół

DTP: IGAWA

Druk: Miller Druk sp. z o.o.

ISBN: 978-83-8344-321-8

Copyright © by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa, tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

Publikacja „Sprawozdanie finansowe za rok 2023 ” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w niniejszej publikacji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Sprawozdanie finansowe za rok 2023 ” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów.

Informacje o prenumeracie:

Tel: 22 518 29 29

e-mail: [email protected]

Sprawozdanie finansowe

Roczne sprawozdanie finansowe jednostek zgodnie z najważniejszą zasadą rachunkowości zapisaną w art. 4 ust. 1 uor powinno rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy. Wszystkie inne zasady, przepisy oraz stosowane metody powinny być podporządkowane tej zasadzie. Za wiernie i rzetelnie odzwierciedlające obraz jednostki zgodnie z art. 49a uor uważa się także sprawozdanie sporządzone zgodnie z uproszczeniami przewidzianymi dla jednostek mikro.

Zgodnie z art. 45 ust. 5 uor sprawozdanie finansowe sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość uproszczeń w zakresie prezentacji danych liczbowych, które można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych – oczywiście pod warunkiem że nie zniekształca to obrazu jednostki.

Sprawozdanie finansowe za 2023 rok będzie sporządzane w formie elektronicznej. Ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018 r. poz. 398) wprowadziła zasady, obowiązujące od 1 października 2018 r., dotyczące sporządzania w postaci elektronicznej oraz opatrywania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym:

•Sprawozdania finansowego (art. 45 ust. 1f uor),

•Sprawozdania z działalności (art. 49 ust. 7 uor),

•Sprawozdania skonsolidowanego (art. 63c ust. 2a uor),

•Sprawozdania z płatności i skonsolidowanego sprawozdania z płatności (art. 63k).

Sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej

Sprawozdania finansowe i skonsolidowane sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Nie ma obowiązku korzystać z tej struktury przy sporządzaniu sprawozdań skonsolidowanych według MSR. Natomiast sprawozdania jednostkowe wg MSR będą sporządzane według struktury xbrl lub innego formatu przeszukiwalnego zgodnie z decyzją kierownika jednostki.

Obecnie:

•sprawozdanie finansowe,

•sprawozdanie z działalności (art. 49 ust. 7 uor),

•sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej (art. 55 ust. 2a uor), skonsolidowane sprawozdanie finansowe (art. 63c ust. 2a uor),

•sprawozdanie z płatności i skonsolidowane sprawozdanie z płatności (art. 66k uor)

– sporządza się w postaci elektronicznej. Trzeba je też opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym lub podpisem osobistym (art. 45 ust. 1f uor).

Przykład

Spółka A ma rok obrotowy pokrywający się z rokiem kalendarzowym – zatem sprawozdanie finansowe za 2023 rok będzie w formie elektronicznej przygotowywała, tj. sprawozdanie na 31 grudnia 2023 r.

Przykład

Spółka B kończy swój rok obrotowy 30 września 2023 r. Termin na przygotowanie sprawozdania to 3 miesiące. Spółka powinna oczywiście też to sprawozdanie przygotować w wersji elektronicznej.

Przykład

Spółka jawna osób fizycznych prowadzi księgi rachunkowe dobrowolnie na podstawie art. 2 ust. 2 uor i kończy swój rok obrotowy 31 grudnia 2023 r. Spółka będzie przygotowywać to sprawozdanie w formie elektronicznej. Fakt dobrowolnego prowadzenia ksiąg nie wpływa na obowiązki sprawozdawcze.

Zasady dotyczące skanów

Ustawa z 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych wprowadziła ważne zmiany dotyczące elektronicznego składania sprawozdań finansowych.

To, co jest najważniejsze – w art. 19e ust. 3 ustawy o KRS wskazano, iż „Do zgłoszenia uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty, jak również dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1c, 1d i 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, a także sporządzonych do 30 września 2018 r. innych dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1, 1b, 1f, 1g i 3 tej ustawy, można dołączyć ich kopie podpisane w sposób określony w ust. 2”.

Jako skany będą też mogły być nadal składane bieżąco przygotowywane:

•uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej,

•uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty,

•sporządzone i zbadane zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w państwie siedziby instytucji kredytowej lub finansowej oraz przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego, roczne sprawozdanie finansowe tej instytucji wraz ze sprawozdaniem z działalności oraz sprawozdaniem z badania składane przez kierownika oddziału, mających siedzibę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zakładu ubezpieczeń, zakładu reasekuracji, banku zagranicznego, instytucji kredytowej lub instytucji finansowej – w rozumieniu przepisów Prawa bankowego, zwanych dalej instytucją kredytową lub finansową – dotyczy to też skonsolidowanego sprawozdania finansowego wraz ze skonsolidowanym sprawozdaniem z działalności oraz sprawozdaniem z badania takich podmiotów;

•przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego skonsolidowane sprawozdanie finansowe jednostki dominującej wyższego szczebla wraz ze sprawozdaniem z badania i skonsolidowane sprawozdanie z działalności jednostki dominującej wyższego szczebla – składane przez kierownika jednostki dominującej niesporządzającej skonsolidowanego sprawozdania finansowego zgodnie z art. 56 ust. 2.

Dodać należy też, iż zmieniono również ustawę z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, między innymi art. 19e, gdzie doprecyzowano w ustępie 2, iż zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym co najmniej jedna osoba fizyczna, której PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator. Poprzednio przepis ten wskazywał dodatkowo, iż jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym co najmniej jedna osoba fizyczna, której PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem. Teraz tego zapisu nie ma.

Na mocy art. 19e ust. 3a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym zgłoszenia może także dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i ministrowi sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 58a ustawy z 26 maja 1982 r. – Prawo o adwokaturze i art. 601 ustawy z 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych, o ile w systemie tym ujawniony jest ich PESEL i są oni umocowani do dokonania zgłoszenia. W takim przypadku adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny powołuje się na udzielone mu pełnomocnictwo oraz podpisuje zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Z kolei na mocy art. 19e ust. 3b adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny zgłaszający uchwałę bądź postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty, jak również dokumenty, o których mowa w art. 69 ust. 1c, 1d i 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, a także sporządzone do 30 września 2018 r. inne dokumenty, o których mowa w art. 69 ust. 1, 1b, 1f, 1g i 3 tej ustawy, może dołączyć do zgłoszenia ich kopie podpisane w sposób określony w ust. 3a, czyli kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Zgodnie z art. 19e ust. 7b ustawy o KRS zgłoszenie podlega automatycznej weryfikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego także w zakresie statusu zgłaszającego, jako adwokata, radcy prawnego i prawnika zagranicznego. W przypadku negatywnej weryfikacji statusu składa się dokumenty w trybie przewidzianym w art. 19e ust. 7.

Nie obowiązuje już art. 19e ust. 5 ustawy o KRS, który mówił, iż elektroniczne poświadczenie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz o podziale zysku lub pokryciu straty następuje z chwilą wprowadzenia tych dokumentów do systemu teleinformatycznego.

Sprawozdania w formie plików JPK

Sprawozdania jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego trzeba było sporządzić w formie xml (w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, art. 45 ust. 1g uor). Od 2020 roku także sprawozdania podmiotów niewpisanych do KRS rejestru przedsiębiorców musi być przygotowane w tej formie.

Na stronie Ministerstwa Finansów są struktury dla przedsiębiorców, banków, SKOK-ów i innych podmiotów finansowych, domów maklerskich, a także skonsolidowanych sprawozdań finansowych podmiotów niefinansowych (www.gov.pl/web/finanse/struktury-e-sprawozdan; https://www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan). Dla części jednostek struktury są dostępne zarówno do prezentacji danych w złotych, jak i tysiącach złotych.

Umieszczono też struktury dla skonsolidowanych sprawozdań finansowych jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. One także sporządzają je w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej MF. Obowiązek ten nie dotyczy sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR. One od 2022 r są zobowiązane do stosowania formatu o którym mowa w rozporządzeniu KE 2019/815 jeśli są emitentami których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym. Z kolei sprawozdania finansowe jednostek niebędących emitentami papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym, sporządzane zgodnie z MSR, sporządza się w formacie, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815, lub innym formacie przeszukiwalnym.

Jeśli chodzi o przedsiębiorców sporządzających sprawozdania zgodnie z uor, to udostępniono struktury zarówno wg złącznika nr 1 (dane w złotych, jak i tysiącach), załącznika nr 5 (Jednostka Mała), załącznika nr 4 (Jednostka Mikro). Udostępniono zarówno pliki zawierające strukturę danych, jak i samo sprawozdanie.

Ministerstwo Finansów poinformowało, że struktury logiczne oraz format sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR obecnie nie będą opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Jednostki sporządzające sprawozdania wg MSSF nie będą zatem zobligowane do wysyłania sprawozdań w formie plików JPK.

Struktury sprawozdań są oczywiście zgodne z załącznikami do ustawy o rachunkowości. Ale dają możliwość rozszerzania danych (co wynika z art. 50 ust. 1 i 2 uor).

Przykład

Fragment struktury dla bilansu

<xsd:documentation>Aktywa trwałe</xsd:documentation>

</xsd:annotation>

<xsd:complexType>

<xsd:complexContent>

<xsd:extension base=”dtsf:TKwotyPozycji”>

<xsd:sequence minOccurs=”0”>

<xsd:element name=”PozycjaUszczegolawiajaca_1” type=”dtsf:TKwotyPozycjiSprawozdania” minOccurs=”0” maxOccurs=”unbounded”>

<xsd:annotation>

<xsd:documentation>Informacja uszczegóławiająca, wynikająca z potrzeb lub specyfiki jednostki</xsd:documentation>

</xsd:annotation>

</xsd:element>

<xsd:element name=”Aktywa_A_I” minOccurs=”0”>

<xsd:annotation>

<xsd:documentation>Wartości niematerialne i prawne</xsd:documentation>

</xsd:annotation>

<xsd:complexType>

<xsd:complexContent>

<xsd:extension base=”dtsf:TKwotyPozycji”>

<xsd:sequence minOccurs=”0”>

<xsd:element name=”PozycjaUszczegolawiajaca_1” type=”dtsf:TKwotyPozycjiSprawozdania” minOccurs=”0” maxOccurs=”unbounded”>

<xsd:annotation>

<xsd:documentation>Informacja uszczegóławiająca, wynikająca z potrzeb lub specyfiki jednostki</xsd:documentation>

</xsd:annotation>

</xsd:element>

<xsd:element name=”Aktywa_A_I_1” type=”dtsf:TPozycjaSprawozdania” minOccurs=”0”>

<xsd:annotation>

<xsd:documentation>Koszty zakończonych prac rozwojowych</xsd:documentation>

</xsd:annotation>

</xsd:element>

<xsd:element name=”PozycjaUszczegolawiajaca_2” type=”dtsf:TKwotyPozycjiSprawozdania” minOccurs=”0” maxOccurs=”unbounded”>

<xsd:annotation>

W strukturze pliku całego sprawozdania trzeba umieścić następujące dane:

1. Dane identyfikujące jednostkę

•Firma, siedziba albo miejsce zamieszkania

•Adres

•Podstawowy przedmiot działalności jednostki

•Numer we właściwym rejestrze sądowym albo ewidencji

2. Czas trwania działalności jednostki, jeżeli jest ograniczony

3. Wskazanie okresu objętego sprawozdaniem finansowym

4. Wskazanie, że sprawozdanie finansowe zawiera dane łączne, jeżeli w skład jednostki wchodzą wewnętrzne jednostki organizacyjne sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe: true – sprawozdanie finansowe zawiera dane łącznie; falset – sprawozdanie nie zawiera danych łącznych

5. Założenie kontynuacji działalności

•Wskazanie, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuowania działalności gospodarczej przez jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości

•Wskazanie, czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności

•Opis okoliczności wskazujących na zagrożenie kontynuowania działalności

6. Informacja, czy sprawozdanie finansowe jest sporządzone po połączeniu spółek

W przypadku sprawozdania finansowego sporządzonego za okres, w ciągu którego nastąpiło połączenie, wskazanie, że jest to sprawozdanie finansowe sporządzone po połączeniu spółek: true – sprawozdanie sporządzone po połączeniu spółek; false – sprawozdanie sporządzone przed połączeniem.

Wskazanie zastosowanej metody rozliczenia połączenia (nabycia, łączenia udziałów.

7. Zasady (polityka) rachunkowości

Omówienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, w tym:

•metod wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji)

•ustalenia wyniku finansowego

•ustalenia sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego

8. Informacja uszczegóławiająca, wynikająca z potrzeb lub specyfiki jednostki

Ważne

Należy szczególną uwagę zwrócić na to, czy zostały prawidłowo wpisane numery identyfikacyjne, KRS, NIP. Wiele problemów w poprzednich latach związanych ze składaniem sprawozdania wynikało z faktu, że w strukturach źle były te numery wpisane.

Przy każdej z tych pozycji wskazano, jaki typ danych będzie wprowadzany przez jednostki w celu stworzenia sprawozdania w formie elektronicznej.

Przykład

<xsd:documentation>Czas trwania działalności jednostki, jeżeli jest ograniczony</xsd:documentation>

</xsd:annotation>

</xsd:element>

<xsd:element name=”P_3” type=”dtsf:TZakresDatSF”>

<xsd:annotation>

Przykład

<xsd:documentation>Wskazanie, czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności</xsd:documentation>

</xsd:annotation>

</xsd:element>

<xsd:element name=”P_5C” type=”etd:TTekstowy” minOccurs=”0”>

<xsd:annotation>

Przykład

xsd:documentation>ustalenia sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego</xsd:documentation>

</xsd:annotation>

</xsd:element>

</xsd:sequence>

</xsd:complexType>

</xsd:element>

<xsd:element name=”P_8” type=”dtsf:TPozycjaUzytkownika” minOccurs=”0” maxOccurs=”unbounded”>

<xsd:annotation>

Przykład

Prezentacji dla Zapasów – fragment

<xsd:documentation>Zapasy</xsd:documentation>

</xsd:annotation>

<xsd:complexType>

<xsd:complexContent>

<xsd:extension base=”dtsf:TKwotyPozycji”>

<xsd:sequence minOccurs=”0”>

<xsd:element name=”PozycjaUszczegolawiajaca_1” type=”dtsf:TKwotyPozycjiSprawozdania” minOccurs=”0” maxOccurs=”unbounded”>

<xsd:annotation>

<xsd:documentation>Informacja uszczegóławiająca, wynikająca z potrzeb lub specyfiki jednostki</xsd:documentation>

</xsd:annotation>

</xsd:element>

<xsd:element name=”Aktywa_B_I_1” type=”dtsf:TPozycjaSprawozdania” minOccurs=”0”>

<xsd:annotation>

<xsd:documentation>Materiały</xsd:documentation>

</xsd:annotation>

</xsd:element>

<xsd:element name=”PozycjaUszczegolawiajaca_2” type=”dtsf:TKwotyPozycjiSprawozdania” minOccurs=”0” maxOccurs=”unbounded”>

<xsd:annotation>

<xsd:documentation>Informacja uszczegóławiająca, wynikająca z potrzeb lub specyfiki jednostki</xsd:documentation>

</xsd:annotation>

</xsd:element>

<xsd:element name=”Aktywa_B_I_2” type=”dtsf:TPozycjaSprawozdania” minOccurs=”0”>

<xsd:annotation>

W schematach dla sprawozdań finansowych przedsiębiorców, w tym dla jednostek mikro sporządzających je według załącznika nr 4, umieszczono informacje „Rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto”. Oznacza to, iż należy w wersji elektronicznej sprawozdania wskazać, jakie są przyczyny różnic między wartością wyniku finansowego a podstawą opodatkowania. Wszystkie jednostki będą zatem musiały wskazać kwoty:

•przychodów podatkowych niestanowiących przychodów rachunkowych (np. przychody z nieodpłatnych świadczeń),

•przychodów w rachunkowości nieuznawanych podatkowo (np. naliczone odsetki od należności, naliczone dodatnie różnice kursowe),

•kosztów podatkowych nieujmowanych w danym okresie rachunkowo (np. zapłacone wynagrodzenia i tzw. składki ZUS z poprzedniego roku),

•kosztów rachunkowych nieuznawanych trwale lub przejściowo podatkowo (np. koszty utworzenia rezerw, niezapłacone odsetki od zobowiązań wobec dostawców, zapłacone odsetki budżetowe).

Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe

Ministerstwo Finansów przygotowało aplikację e-Sprawozdania Finansowe skierowaną do podmiotów zobowiązanych do przygotowania sprawzodań finansowych w formacie e-struktur, która ma ułatwić wywiązanie się z obowiązku elektronicznego przekazywania sprawozdania finansowego.

Aplikacja ta umożliwia nie tylko przygotowanie w odpowiedniej wersji sprawozdania, ale też wysłania go do szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Za 2018 r. miały taki obowiązek jedynie osoby fizyczne, ale już w 2019 r. zmiany wprowadzone w ustawie CIT nałożyły taki wymóg na podatników CIT niebędących przedsiębiorcami.

Podstawowymi funkcjonalnościami aplikacji są:

1. wprowadzenie danych do sprawozdania finansowego,

2. zapisanie wprowadzonych danych sprawozdania finansowego i otwarcie zapisanego sprawozdania finansowego,

3. podpisanie pliku sprawozdania finansowego,

4. przygotowanie i podpisanie wysyłki do szefa KAS sprawozdania finansowego wraz z dokumentami dodatkowymi,

5. weryfikacja UPO.

W pierwszej wersji była to aplikacja desktopowa, która funkcjonuje na systemach operacyjnych wspierających wybraną technologię, z zainstalowanym środowiskiem Java w wersji 1.8.0_151 lub wyższej.

Obecna wersja funkcjonuje w przegladarce i nie wymaga instalacji na komputerze użytkowanika.

Ważne

Aplikacja służy przede wszystkim do wprowadzenia sprawozdania, a nie do jego przygotowania. Oprogramowanie to ani nie sumuje, ani nie sprawdza poprawności danych dotyczących kwot wprowadzonych przez użytkownika. Jeśli wprowadzono w polu nieprawidłową wartość, to aplikacja usuwa zawartość pola i konieczne jest ponowne jej wprowadzenie.

Aplikacja jest przeznaczona też dla jednostek składających sprawozdanie finansowe do szefa KAS. Po zainstalowaniu aplikacji wg zasad zawartych w podręczniku użytkowania ze strony ministerstwa i wybraniu przycisku „Utwórz nowe” w aplikacji pojawia się okno z komunikatem potwierdzającym, do kogo jest skierowane to oprogramowanie. W przypadku wybrania opcji „Tak” wyświetli się ekran wyboru jednostki, w przypadku wybrania opcji „Nie” wyświetli się komunikat kierujący do portalu EKRS.

Rodzaj załącznika zgodnie z uor

Sprawozdanie do aplikacji może wprowadzić jednostka:

•mikro, co oznacza sporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z załącznikiem nr 4 do ustawy o rachunkowości,

•mała, co oznacza sporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości,

•inna, co oznacza sporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o rachunkowości.

Po wyborze rodzaju załącznika należy zaznaczyć, czy dane będą wprowadzane:

•w złotych – możliwe jest wtedy wprowadzanie wartości kwotowych z dokładnością do dwóch miejsc po kropce,

•w tysiącach – możliwe jest wprowadzanie wartości kwotowych w liczbach całkowitych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych.

Dane do identyfikacji podatnika

Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych potrzebnych do identyfikacji podatnika oraz danych opisujących okres sprawozdawczy i datę sporządzenia sprawozdania finansowego. Są to odpowiednio informacje o:

•NIP lub KSR (prawidłowe określenie jest ważne dla podmiotów składających sprawozdanie do KRS),

•nazwie firmy,

•adresie zamieszkania podatnika,

•okresie sprawozdawczym, jaki obejmuje sprawozdanie finansowe,

•dacie sporządzenia sprawozdania – to data bieżąca, data wprowadzania danych. Nie ma możliwości wskazania np. daty 30 marca 2024 r., jeśli dane wpisuje się 18 kwietnia 2024 r. Trzeba pamiętać o tym, aby zrealizować wymóg sporządzenia sprawozdania w odpowiednim terminie.

Wprowadzenie do sprawozdania

Następnie uzupełniamy dane dotyczące wprowadzenia do sprawozdania. Dostępne opcje są uzależnione od typu jednostki wybranego po rozpoczęciu sporządzania sprawozdania finansowego – inny jest zakres wymaganych danych wg załączników nr 4, 5 czy 1.

Część danych w oknach jest po prostu zaznaczana lub wybierana z rozwijanej listy. Tak jest np. w odniesieniu do założenia kontynuacji działalności, gdzie trzeba wybrać z listy, czy działalność będzie kontynuowana, a następnie z drugiej listy, czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności. Inne dane należy albo wpisać, albo wkleić, np. z edytora tekstowego. Tak jest choćby w odniesieniu do omówienia przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji), ustalenia wyniku finansowego oraz sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, czy w przypadku jednostek mikro – wskazania zastosowanych zasad rachunkowości przewidzianych dla jednostek mikro z wyszczególnieniem wybranych uproszczeń.

Wprowadzanie bilansu

Kolejny krok to wprowadzanie bilansu. Składa się on z dwóch zakładek „Aktywa” oraz „Pasywa”.

Dane wprowadzamy wg zasady od ogółu do szczegółu. Oznacza to, że najpierw należy wprowadzić wartość łączną aktywów (sumę bilansową). Wprowadzać można ją do trzech kolumn:

•Kwota na dzień kończący bieżący rok obrotowy

•Kwota na dzień kończący poprzedni rok obrotowy

•Przekształcone dane porównawcze za poprzedni rok obrotowy – tę kolumnę wypełnia się w przypadku zmiany polityki rachunkowości czy zmiany prezentacji danych.

Jeżeli wcześniej typ danych liczbowych został wybrany w złotych, można wprowadzić kwotę 16-cyfrową z maksymalnie dwoma miejscami po kropce. Jeżeli został wybrany typ danych liczbowych w tysiącach, można wprowadzić kwotę 13-cyfrową, a formularz przyjmuje jedynie wartości całkowite.

Ważne

Aplikacja nie sumuje danych. Należy więc bardzo uważać przy ich wprowadzaniu.

Po wypełnieniu wartości aktywa klikamy na czerwone kółko z plusem, wtedy rozwiną się kolejne pozycje bilansu wg wybranego wcześniej załącznika. Pozycję, którą chcemy wprowadzać, należy zaznaczyć i potem wprowadzić kwoty do kolumn obok.

Aplikacja umożliwia dodawanie wierszy tzw. pozycji uszczegóławiających. Jeżeli dla dodanego pola uszczegółowiającego istnieje możliwość dodania kolejnej podpozycji, będzie przy niej widoczny przycisk białego plusa na tle czerwonego kółeczka.

Rachunek zysków i strat

W analogiczny sposób wypełniamy dane dotyczące rachunku zysków i strat. Z tym że jeśli wcześniej wybrano załącznik nr 5 lub 1, to teraz dostępne są opcje:

•Rachunek zysków i strat (wariant kalkulacyjny),

•Rachunek zysków i strat (wariant porównawczy).

Z kolei, jeśli wcześniej wybraliśmy załącznik nr 4, to dostępne są opcje:

•Osoba fizyczna spełnia kryteria, o których mowa w art. 3 ust. 1a pkt 1, 3 i 4 oraz ust. 1b ustawy,

•Osoba fizyczna spełnia kryteria, o których mowa w art. 3 ust. 1a pkt 2 ustawy.

Wskazują one, na podstawie jakich kryteriów jednostka sporządza sprawozdanie wg załącznika nr 4.

Na ekranie rachunku zysków i strat domyślnie wyświetlane są jedynie pozycje obowiązkowe do uzupełnienia. W celu rozszerzenia zakresu rachunku zysków i strat należy skorzystać z przycisku „Dodaj pozycję”, pozwalającego na dodawanie zdefiniowanych pozycji uszczegółowiających do rachunku zysków i strat. Niektóre pozycje rachunku zysków i strat posiadają podpozycje. W celu dodania podpozycji należy skorzystać z tego przycisku. Do usuwania dodanych pól uszczegółowiających służy przycisk czerwonego krzyżyka na białym kółku.

W podobny sposób wprowadza się Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym. Choć jest ono elementem sprawozdania finansowego, którego wypełnienie nie jest obowiązkowe dla wszystkich jednostek.

W celu dodania tego elementu sprawozdania finansowego należy zaznaczyć opcję „Tak” pod pytaniem „Czy chcesz sporządzić zestawienie zmian w kapitale”. W przypadku zaznaczenia opcji „Nie” ekran pozostaje pusty.

Identycznie jest w odniesieniu do rachunku przepływów pieniężnych, z tym że w przypadku zaznaczenia „Tak” wyświetli się lista wyboru metody, według której przygotowywany będzie rachunek przepływów pieniężnych z dwiema opcjami do wyboru: metoda bezpośrednia, metoda pośrednia.

Dodatkowe noty

Dodatkowe informacje i objaśnienia składają się z dwóch zakładek „Ogólne” oraz „Dotyczące podatku dochodowego – Rok bieżący”.

W zakładce „Ogólne” wypełnienie pola „Opis” jest obowiązkowe. W tym polu powinna znajdować się treść dodatkowych informacji i objaśnień. Można również do sprawozdania finansowego załączyć pliki zawierające dodatkowe informacje i objaśnienia albo ich fragmenty. W tym celu należy kliknąć „Wybierz plik”, a następnie wskazać lokalizację załącznika. W przypadku gdy wszystkie informacje dodatkowe zawarte są w dodanym załączniku, w polu „Opis”, należy umieścić informację o tym fakcie.

Ważne

W przypadku osób fizycznych przedsiębiorstwo nie jest podatnikiem podatku dochodowego, tylko jego wspólnicy – zatem nie należy w rachunku zysków i strat w ogóle wypełniać pozycji „podatek dochodowy”. Tak samo bezzasadna jest nota dodatkowa.

Nazwa załączanego pliku nie może zawierać spacji oraz polskich znaków diakrytycznych oraz musi mieć długość 5–55 znaków. Lista dopuszczalnych typów plików to: .csv, .jpg, .png, .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .odt, .ods, .txt, .rtf.

Wypełnienie zakładki „Dotyczące podatku dochodowego – Rok bieżący” nie jest obowiązkowe w przypadku gdy dodatkowe informacje i objaśnienia sporządzane są zgodnie z załącznikiem nr 4 albo załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości.

W celu dodania tego elementu sprawozdania finansowego należy zaznaczyć opcję „Tak” pod pytaniem „Czy chcesz uzupełnić dodatkowe informacje i objaśnienia”.

Podpisy na sprawozdaniu

Po uzupełnieniu w przygotowywanym sprawozdaniu finansowym wszystkich wymaganych pól aktywuje się przycisk „Generuj”. Jeżeli wszystkie pola są wypełnione, to wszystkie flagi w panelu menu bocznego są w kolorze zielonym. Po wygenerowaniu plików sprawozdania następuje przeniesienie na ekran „Podsumowanie i złożenie podpisu”.

Ekran „Podsumowanie” zawiera podstawowe informacje dotyczące sprawozdania finansowego oraz umożliwia podpisanie pliku sprawozdania finansowego. W celu podpisania pliku należy kliknąć przycisk „Złóż podpis” i wybrać metodę podpisu (Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany) oraz postępować zgodnie z dalszymi instrukcjami wskazanymi w zależności od wybranej metody. Od 2020 podpisanie jest możliwe też za pomocą podpisu osobistego czyli „podłączonego” do e-dowodu osobistego.

W przypadku podpisywania pliku sprawozdania finansowego Profilem Zaufanym należy kliknąć w wygenerowany link kierujący na stronę Profilu Zaufanego i postępować zgodnie z dalszymi instrukcjami tam zawartymi. Po pomyślnym zakończeniu podpisu należy zamknąć okno przeglądarki internetowej i wrócić do okna aplikacji e-Sprawozdania.

Ważne

W aplikacji powinien pojawić się komunikat „Podpis Profilem Zaufanym zakończony sukcesem”, który należy potwierdzić, wybierając „OK”.

W przypadku podpisywania pliku sprawozdania finansowego podpisem kwalifikowanym należy postępować zgodnie z instrukcjami:

1. w oknie „Zdefiniowane biblioteki” należy wskazać na liście sterownik podpisu kwalifikowanego. Jeżeli lista jest pusta, należy kliknąć przycisk „Dodaj”. Spowoduje to wyświetlenie się okna „Wybierz plik sterownika karty kryptograficznej”;

2. należy wskazać lokalizację sterownika do wykorzystywanego podpisu kwalifikowanego. Szczegółowa lokalizacja tego pliku powinna być wskazana przez dostawcę oprogramowania wykorzystywanego przez użytkownika podpisu kwalifikowanego. Po prawidłowym wskazaniu sterownika pojawi się komunikat z informacjami o dodanej bibliotece; komunikat należy zatwierdzić przyciskiem „OK”;

3. należy wprowadzić własną nazwę biblioteki. Nazwa będzie powiązana z konkretnym sterownikiem dla podpisu kwalifikowanego. W przypadku wykorzystywania kilku podpisów kwalifikowanych o różnych bibliotekach nazwa powinna pozwalać na przypisanie poszczególnej biblioteki do odpowiadającego jej podpisu kwalifikowanego. Nazwę należy też zatwierdzić przyciskiem „OK”;

4. po wyświetleniu się listy dostępnych certyfikatów należy wskazać właściwy dla składanego podpisu i wybór zatwierdzić przyciskiem „OK”;

5. na ekranie „Wprowadź PIN” należy podać PIN certyfikatu i zatwierdzić przyciskiem „OK”. Jeżeli wprowadzony PIN jest poprawny, wyświetlony zostanie ekran Podsumowania z uzupełnioną listą podpisów.

Sprawozdanie finansowe w aplikacji może zostać podpisane więcej niż jednym podpisem. Każdy z podpisujących może wybrać osobno jedną z dwóch metod podpisu (podpisem kwalifikowanym albo Profilem Zaufanym). Podpisanie sprawozdania finansowego powoduje zablokowanie możliwości edycji sprawozdania finansowego, a co za tym idzie – jego modyfikacji.

W celu przywrócenia możliwości edycji konieczne jest usunięcie wszystkich złożonych podpisów. Po złożeniu podpisów należy kliknąć przycisk „Wygeneruj” i wskazać lokalizację do zapisu podpisanego pliku sprawozdania finansowego. Wyświetli się okno, w którym należy podać nazwę dla archiwum .zip sprawozdania finansowego oraz wskazać lokalizację do zapisu tego pliku. Po zatwierdzeniu zapisu aplikacja powróci do menu głównego.

Wysyłamy sprawozdanie

Po wybraniu w menu głównym „Wyślij dokument” w aplikacji pojawia się okno z komunikatem, w którym należy wybrać typ pliku przeznaczonego do wysyłki. Do wyboru są dwie opcje:

•dodaj plik ZIP ze sprawozdaniem,

•dodaj inny plik.

Druga opcja pozwala na przesłanie m.in. opinii biegłego rewidenta sprawozdania finansowego, uchwały zatwierdzającej sprawozdanie, sprawozdania z działalności.

Aby dodać dodatkowy dokument, należy najpierw wybrać jego typ, a następnie wskazać lokalizację odpowiedniego pliku „Wybierz plik”. Dla dodatkowych dokumentów dopuszczalne są następujące formaty: .csv, .jpg, .png, .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .odt, .ods, .txt, .rtf, a nazwa musi mieć długość od 5 do 55 znaków i nie może zawierać spacji ani polskich znaków diakrytycznych.

PRZYKŁAD

Przykład prawidłowej nazwy:

UchwalaZatwierdzajacaSprawozdanie.

Po załączeniu plik zostaje wyświetlony na liście. Po załączeniu wszystkich dokumentów należy podpisać wysyłkę, używając przycisku „Złóż podpis”. Podpis wysyłki składa się w sposób analogiczny jak opisany wcześniej.

Jeżeli zostały dodane wszystkie dodatkowe dokumenty oraz zostały złożone wszystkie wymagane podpisy, należy wysłać sprawozdanie finansowe za pomocą przycisku „Wyślij”.

Po kliknięciu „OK” wyświetli się ekran z listą statusów urzędowego potwierdzenia odbioru (dalej: UPO).

Każda wysyłka dokonana za pomocą aplikacji e-Sprawozdania zostanie odnotowana na ekranie UPO. W tym miejscu wyświetlana jest lista sprawozdań finansowych, jak i innych plików, które zostały wysłane za pośrednictwem aplikacji. Tabela składa się z następujących kolumn:

•Nazwa pakietu – tutaj znajdziemy typ przesłanego dokumentu,

•Data wysyłki – data przesłania do szefa KAS danego pliku,

•Numer referencyjny dokumentu – indywidualny numer dokumentu nadany przez aplikację,

•Status – etap, na którym znajduje się przesyłany dokument,

•Pobierz UPO – w tym miejscu pojawi się ikona do pobrania UPO, jeżeli plik został poprawnie wygenerowany oraz wysłany.

W przypadku plików niebędących sprawozdaniami finansowymi nie otrzymujemy urzędowego potwierdzenia odbioru. Otrzymujemy wyłącznie systemowe potwierdzenie.

Opisana aplikacja umożliwia też otworzenie wcześniej utworzonego pliku sprawozdania finansowego (w formie archiwum .zip lub pliku xml) i jego modyfikację. Przy czym podpisane sprawozdanie finansowe powoduje zablokowanie możliwości edycji sprawozdania finansowego. W celu przywrócenia możliwości edycji konieczne jest usunięcie wszystkich złożonych podpisów. Jeżeli zostało wybrane sprawozdanie finansowe z pliku xml, konieczne jest uzupełnienie metryki sprawozdania finansowego składającej się z danych identyfikujących jednostkę oraz okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.

Jak wysłać sprawozdanie do KRS

Jak wysłać podpisane e-sprawozdanie?

Gdy posiadamy już podpisany plik xml, wysyłamy go przez stronę e-krs : https://ekrs.ms.gov.pl/, klikając w

Po zalogowaniu klikamy w:

Następnie klikamy DODAJ ZGŁOSZENIE, podajemy KRS podmiotu, następnie przechodzimy do rejestracji nowego zgłoszenia:

Następnie klikamy w przycisk DODAJ DOKUMENT i przechodzimy do okna Dodania dokumentu:

Następnie wskazujemy podpisany plik, klikając przycisk WYBIERZ PLIK.

Ważne jest, aby data sporządzenia dokumentu zgadzała się z datą sporządzenia w pliku xml, w innym przypadku dostaniemy komunikat:

„Błąd! Data sporządzenia dokumentu podana w zgłoszeniu nie zgadza się z datą sporządzenia dokumentu podaną w w pliku xml”

Jeżeli nie jesteśmy pewni jaka data była wpisana podczas tworzenia pliku ze sprawozdaniem, możemy otworzyć ten plik np w notatniku i poszukać w nim znacznika w którym mamy datę:

<ns1:DataSporzadzenia>2024–02–26</ns1:DataSporzadzenia>

Po dodaniu pliku z poprawną datą klikamy przycisk ZAPISZ. Po jego kliknięciu nasz plik będzie weryfikowany pod kątem zgodności ze schematem XSD. Po pozytywnej weryfikacji sprawozdanie nasze zostanie zapisane, możemy więc przejść do kolejnego kroku, klikając „Dalej>”

W kolejnym kroku mamy możliwość zweryfikowania kompletność i formalna poprawność zgłoszenia:

Jeżeli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, możemy dodać dokument do repozytorium (przycisk wyślij do repozytorium staje się aktywny DF).

Za pomocą systemu e-krs możemy również udostępnić e-sprawozdanie do podpisu drogą elektroniczną.

Wskazówki z Rekomendacji KSR

Na potrzeby sporządzenia sprawozdania finansowego za 2022 r. zostały opublikowane rekomendacje KSRSPRAWOZDANIE FINANSOWE I SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI ZA 2022 r. W WARUNKACH NIEPEWNOŚCI OTOCZENIA GOSPODARCZEGO. Otoczenie gospodarcze jest nadal niestabilne. Oczywiście sytuacja jest inna niż w chwili wybuchu wojny, ale szereg wskazań i podpowiedzi, które zostały zawarte w tych rekomendacjach zachowuje swą aktualność na 2023 r.Warto o tym pamiętać.

Przypomnieć należy, iż wszystkie rekomendacje KSR są odpowiedzią Komitetu Standardów Rachunkowości na głosy praktyków. Zwraca on uwagę na potrzebę przygotowania wskazówek związanych z przygotowaniem danych finansowych w sytuacji bardzo zmieniającego się otoczenia gospodarczego i prawnego. Sporządzenie sprawozdania finansowego zawsze jest wyzwaniem. Przygotowanie informacji, która wiernie i rzetelnie odzwierciedli obraz sytuacji majątkowej i finansowej wymaga prawidłowego przeanalizowania nie tylko zdarzeń, które miały miejsce w okresie objętym sprawozdaniem finansowym, ale także zdarzeń, które są tak zwanymi zdarzeniami po dniu bilansowym. Szczególnie trudnym wyzwaniem jest przygotowanie sprawozdania finansowego w sytuacji zmieniającego się dynamicznie otoczenia. Z taką sytuacją mamy w tej chwili do czynienia. Służby finansowo-księgowe oraz kierownicy jednostek stoją przed wyzwaniem, w jaki sposób odzwierciedlić zmiany wynikające ze wzrostu cen na rynkach surowcowych, w szczególności energii, w jaki sposób pokazać negatywne skutki agresji rosyjskiej oraz niepewność, z jaką mamy do czynienia na rynkach finansowych.

Adresatami rekomendacji KSR są w szczególności:

•kierownicy jednostek, jako osoby odpowiedzialne za sporządzanie sprawozdań finansowych (w tym skonsolidowanych) oraz sprawozdań z działalności,

•osoby, którym powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (księgowi i biura rachunkowe),

•biegli rewidenci,

•członkowie rad nadzorczych,

•inni interesariusze, polegający na informacjach zawartych w sprawozdaniach finansowych i sprawozdaniach z działalności.

Komitet odniósł się w swych ostatnich rekomendacjach do takich zagadnień jak:

•Aktualność rekomendacji dotychczas wydanych przez Komitet Standardów Rachunkowości

•Założenie kontynuacji działalności w warunkach niepewności

•Pozostałe wynikające z niepewności otoczenia gospodarczego zagadnienia o istotnym wpływie na sprawozdanie finansowe za 2022 rok (w tym inwentaryzacja, wycena wyrobów i usług, inflacja, rezerwy, sytuacja na rynku energii) – tu większość wskazań jest nadal aktualna na 2023 r.

•Ujawnienia w warunkach niepewności

•Sprawozdanie z działalności w warunkach niepewności

Tam, gdzie było to możliwe, w rekomendacjach umieszczono przykłady, które zilustrowały możliwe podejścia w wycenie lub sposób prezentacji.

Ważne

Stosowane w rekomendacjach określenie „niepewność” jest rozumiane jako stan spowodowany zmianami otoczenia gospodarczego na skutek m.in. wzrostu inflacji i stóp procentowych, istotnymi zmianami kursów walut obcych, rosnącymi kosztami surowców i pracy, czy sytuacją na rynku energii i ciepła, które mogą mieć negatywny wpływ na działalność jednostki, w tym na zdolność jednostki do kontynuacji działalności.

Publikacja rekomendacji ma na celu też przypomnienie wszystkim sprowadzającym sprawozdania, iż powinny one rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostek. W tym celu kierownicy jednostek, wraz z osobami sporządzającymi te sprawozdania, powinni w nich uwzględnić ewentualny wpływ niepewności występującej na dzień bilansowy oraz do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego. Przy czym jednostki niesporządzające sprawozdania z działalności mogą skorzystać z rekomendacji dot. tego sprawozdania przy ustalaniu treści i sporządzaniu dodatkowych informacji i objaśnień do sprawozdania finansowego. Warto podkreślić, iż opracowanie nie odnosi się do zagadnień specyficznych dla jednostek działających na rynku finansowym, a także do kwestii podatkowych.

W szczególności zagadnienia dotyczące ujęcia skutków wyboru zryczałtowanej formy opodatkowania przez niektóre osoby prawne, tzw. CIT estońskiego, który stał się tematem ważnym dla części podmiotów, nie jest przedmiotem rekomendacji KSR. Jest to bowiem tematyka z zakresu prawa podatkowego i w tym zakresie KSR nie jest uprawniony do wydawania stanowiska.

Wcześniejsze rekomendacje nadal aktualne

Od 16 maja 2022 r., zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 13 maja 2022 r.u zmieniającym rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. poz. 1025), został zniesiony stan epidemii, a zaczął obowiązywać stan zagrożenia epidemicznego. Komitet KSR podkreślił, iż mimo tego, że został zniesiony stan pandemii, nadal rekomendacje dotyczące sporządzania sprawozdań w warunkach COVID-19 zostają aktualne. W szczególności dotyczy to takich aspektów jak problematyka kontynuacji działalności (rozdział II), ostrożnej wyceny aktywów i zobowiązań (rozdział VI), wyceny produktów przy niewykorzystanych zdolnościach produkcyjnych (rozdział VII), sprawozdania z działalności (rozdział VIII). Z kolei w rekomendacjach pt. „Sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności w warunkach rosyjskiej agresji na Ukrainę” omówiono m.in: założenie kontynuacji działalności z uwzględnieniem zdarzeń po dniu bilansowym, wpływ gospodarczych skutków tej agresji na sf (w szczególności pomoc dla Ukrainy, kwestię ostrożnej wyceny aktywów i zobowiązań, aktualizację szacunków i zastosowanie wartości godziwej), księgowe konsekwencje pomocy dla Ukrainy, a także zasady sporządzania sprawozdania z działalności z uwzględnieniem zagrożeń związanych z rosyjską agresją na Ukrainę. Biorąc pod uwagę utrzymującą się niepewność w związku z agresją Rosji na Ukrainę, rekomendacje te mogą być przydatne przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz przy sporządzaniu sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności za 2023 rok.

Kontynuacja działalności jest kluczowa

W rekomendacjach podkreślono, iż obowiązkiem kierownika jednostki jest deklaracja, czy sprawozdanie finansowe lub skonsolidowane sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuowania działalności gospodarczej w dającej się przewidzieć przyszłości oraz czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności. Jak wskazano w najnowszych rekomendacjach, niepewność towarzysząca obecnie działalności jednostek jest przesłanką szczególnie rozważnej oceny zdolności jednostki do kontynuacji działalności. Wynik tej oceny w postaci przyjęcia lub nieprzyjęcia założenia kontynuacji działalności jest bardzo istotną informacją dla użytkowników sprawozdania finansowego i wymaga obecnie szczególnej uwagi.

Przy ocenie zdolności jednostki do kontynuacji działalności w warunkach niepewności Komitet rekomenduje zastosowanie Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 14 „Kontynuacja działalności oraz rachunkowość jednostek przy braku kontynuowania działalności” oraz wytyczne dotyczące założenia kontynuacji działalności w wydanych dotychczas rekomendacjach Komitetu („Sprawozdanie finansowe w czasie pandemii COVID-19” oraz „Sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności w warunkach rosyjskiej agresji zbrojnej na Ukrainę”).

W Krajowym Standardzie nr 14 zawarto wskazówki dotyczące oceny okoliczności, które wymagają przeanalizowania przez kierownika jednostki podczas podejmowania decyzji, czy sprawozdanie będzie przygotowane przy założeniu kontynuowania działalności, czy przy jej braku. Zawiera je tabela.

Tabela. Przesłanki zagrożenia kontynuowania działalności

Zdarzenia lub okoliczności o charakterze finansowym

(1) sytuacja, w której zobowiązania przewyższają aktywa,

(2) zbliżający się termin wymagalności pożyczek o określonych terminach płatności, przy braku realistycznych perspektyw ich przedłużenia lub spłaty tych pożyczek, bądź nadmierne uzależnienie od pożyczek krótkoterminowych finansujących długoterminowe aktywa,

(3) symptomy wskazujące na możliwość wycofania finansowego wsparcia przez wierzycieli,

(4) ujemne przepływy środków pieniężnych z działalności operacyjnej wykazywane w historycznych lub prognozowanych sprawozdaniach finansowych,

(5) niekorzystne wielkości kluczowych wskaźników finansowych,

(6) znaczące straty operacyjne lub znaczące zmniejszenie wartości aktywów generujących przepływy pieniężne,

(7) opóźnienie lub wstrzymanie wypłaty dywidend,

(8) brak zdolności terminowego regulowania zobowiązań,

(9) brak możliwości dotrzymania warunków umów kredytowych,

(10) zmiana trybu rozliczeń z dostawcami z kredytu kupieckiego na natychmiastową płatność w chwili dostawy,

(11) brak możliwości uzyskania finansowania prac rozwojowych dotyczących kluczowego produktu lub innych niezbędnych inwestycji.

Zdarzenia lub okoliczności o charakterze operacyjnym

(1) zamiary kierownika jednostki dotyczące likwidacji jednostki lub zaniechania działalności,

(2) utrata kluczowego personelu kierowniczego bez zastępstwa,

(3) niezdolność kierownika do zarządzania znaczącym ryzykiem biznesowym lub radzenia sobie ze zwiększoną odpowiedzialnością,

(4) niepowodzenie rozszerzenia, kontroli lub dywersyfikacji działalności,

(5) niepowodzenie wyeliminowania słabości kontroli wewnętrznej, które mogą zwiększać ryzyko wystąpienia istotnych nieprawidłowości spowodowanych oszustwami, przywłaszczaniem zapasów, niekontrolowanymi kosztami i błędami w sprawozdawczości,

(6) utrata podstawowego rynku, kluczowego klienta(ów), umowy franczyzowej, licencji lub głównego dostawcy,

(7) znaczna zależność od sukcesu konkretnego projektu lub nowego produktu,

(8) braki personelu, przerwy w produkcji lub w świadczeniu usług z powodu sporów pracowniczych,

(9) niedobory ważnych surowców,

(10) pojawienie się wysoce skutecznego konkurenta,

(11) działalność podstawowa w schyłkowych gałęziach przemysłu,

Pozostałe zdarzenia lub okoliczności

(1) nieprzestrzeganie wymogów dotyczących wymogów kapitałowych lub innych wymogów ustawowych, takich jak wymogi w zakresie wypłacalności lub płynności dla instytucji finansowych,

(2) toczące się przeciwko jednostce postępowanie sądowe lub administracyjne, które w przypadku rozstrzygnięcia niekorzystnego dla jednostki może wiązać się z powstaniem roszczeń, które prawdopodobnie nie będą mogły być przez nią zaspokojone,

(3) zmiany w prawie lub regulacjach, lub polityce rządu, które mogą mieć negatywny wpływ na jednostkę,

(4) brak ubezpieczenia lub zbyt niskie ubezpieczenie od skutków katastrof.

W KSR 14 podkreślono, iż lista zawarta w powyższej tabeli nie stanowi zamkniętego katalogu, a wystąpienie w jednostce jednej lub większej liczby przesłanek nie zawsze wskazuje na znaczącą niepewność co do możliwości kontynuacji działalności lub że wystąpienie znaczącej niepewności powoduje, że sprawozdanie finansowe wymaga sporządzenia przy założeniu braku kontynuowania działalności, gdyż występowanie znaczącej niepewności co do zdolności jednostki do kontynuacji działalności nie jest wystarczającym powodem do odstąpienia od sporządzania sprawozdań finansowych przy założeniu kontynuacji działalności. Wagę takich zdarzeń lub okoliczności mogą łagodzić inne czynniki.

Jak też zostało skazane w KSR 14, na zagrożenie kontynuacji działalności ma szczególny wpływ kryzys ekonomiczny, spowolnienie gospodarcze lub recesja, z którymi mamy teraz do czynienia. Zatem kierownik, dokonując oceny zdolności jednostki do kontynuacji działalności powinien uwzględnić takie zdarzenia i okoliczności, jak:

a) operacyjne, na przykład: wdrożenie planów awaryjnych, faktyczna lub planowana reorganizacja jednostki i jej działalności, której przeprowadzenie może być niezbędne do uzyskania wystarczających przepływów pieniężnych, np. zamknięcie nierentownych sklepów, redukcja zatrudnienia. W trakcie analizy uwzględnienia wymaga również kwota utraconych przychodów i przepływów pieniężnych oraz wrażliwość cen i wolumenu sprzedaży na zachodzące zmiany, wahania cen surowców spowodowane sytuacją kryzysową, możliwość przemieszczania towarów oraz zapewnienie ciągłości w łańcuchach dostaw, wzrost kosztów operacyjnych z powodu dodatkowych ograniczeń wywołanych sytuacją kryzysową, tymczasowym zawieszeniem działalności oraz ponownym uruchomieniem wstrzymanych procesów. Konieczne jest również ustalenie, czy istnieją ograniczenia w zbywaniu aktywów, takie jak zabezpieczenia w umowach kredytowych lub wymagana zgoda organów jednostki. Zbycie, w tym sprzedaż istotnego składnika aktywów lub części działalności zwykle nie następuje w trakcie prowadzenia normalnej działalności i nie byłoby uważane za działanie zapewniające kontynuowanie działalności. Jednak w sytuacji kryzysowej może to być jedno z przedsięwzięć umożliwiających jednostce przetrwanie. W długim okresie jednostka uwzględnia dodatkowo okoliczności, które mogą zagrozić jej zrównoważonemu działaniu w przyszłości, na przykład zdolność realizacji przyjętego modelu biznesowego w rzeczywistości pokryzysowej, zmieniające się preferencje i możliwości klientów lub pojawienie się nowej konkurencji. Do okoliczności łagodzących trudności brane pod uwagę w trakcie analizy zalicza się: korzystne zmiany w łańcuchach dostaw, takie jak uniezależnienie się od jednego kraju czy dostawcy, trwałe zmniejszenie wydatków operacyjnych, poprawienie efektywności jednostki, a także zwiększenie przychodów dzięki wyjściu na rynek z nowymi produktami, pozyskaniu nowych klientów, wejściu na nowe rynki lub zwiększeniu udziału w dotychczasowych rynkach,

b) regulacyjne, w tym prawne, na przykład: wpływ działań podejmowanych przez władzę w krajach, w których jednostka prowadzi działalność, zmiany w dostępie jednostki do kapitału, w wyniku działań podjętych przez regulatorów branżowych i finansowych lub banki, zdolność jednostki do terminowego sporządzania sprawozdań finansowych, w tym opóźnienia w otrzymywaniu danych finansowych od inwestycji w jednostkach zagranicznych niezbędnych do sporządzenia skonsolidowanych sprawozdań finansowych, a także zdolność jednostki do spełniania wymogów dotyczących minimalnych wysokości wskaźników regulacyjnych,

c) zarządzania płynnością i zagrożenia z nią związane, na przykład: opóźnienia w spłacie należności, wzrost ryzyka kredytowego kluczowych kontrahentów, brak możliwości korzystania z faktoringu ze względu na wysokie ryzyko nieściągnięcia należności, skrócenie okresu płatności zobowiązań z tytułu dostaw i usług przy jednoczesnym zwiększeniu zapotrzebowania jednostki na wydłużenie okresu kredytowania dostaw, ryzyko braku wsparcia finansowego przez spółkę dominującą, ryzyko wycofania dotychczasowego finansowania, na przykład ze względu na naruszenie warunków umownych lub działania pozostające poza kontrolą jednostki. Dodatkowo uwzględnienia wymagają podjęte przez kierownika jednostki działania zmniejszające ryzyko utraty płynności, na przykład redukcja nakładów kapitałowych, restrukturyzacja zadłużenia, wstrzymanie wypłaty dywidendy, zwiększenie kapitału własnego, zawieszenie programów premiowania nieuzależnionych od wyników, redukcja kosztów, podwyższenie kapitału obrotowego, spłata długów, uzyskanie wakacji kredytowych, a także wykorzystanie różnych form pomocy i wsparcia władz, na przykład otrzymanie pożyczki umarzalnej lub z preferencyjnym oprocentowaniem czy dofinansowanie do kosztów.

Z przepisów prawa bilansowego wynika obowiązek złożenia oświadczenia o tym, czy jednostka sporządza sprawozdanie przy założeniu kontynuowania działalności i jeśli tak jest, konieczne jest też wskazanie ewentualnych okoliczności, które mogą w przyszłości takiej kontynuacji zagrozić. Należy też wskazać okoliczności i działania podjęte przez jednostkę w celu ograniczenia ryzyka. W szczególności problemy jednostki związane z terminowym regulowaniem zobowiązań mogą zostać zrównoważone poprzez plany kierownika jednostki zapewnienia odpowiednich wpływów środków pieniężnych z alternatywnych źródeł, takich jak: sprzedaż aktywów, zmiana terminów spłaty kredytów lub pozyskanie dodatkowego kapitału. Podobnie, utrata głównego dostawcy może być złagodzona dostępnością odpowiedniego alternatywnego źródła dostaw.

W rekomendacjach, także tych ostatnich, zwrócono uwagę, iż przykłady takich ujawnień zawarte są w rozdziale VII KSR 14.

Przykład z KSR 14

Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuacji działalności gospodarczej w dającej się przewidzieć przyszłości, tj. przez co najmniej 12 miesięcy od dnia bilansowego.

W bieżącym roku Spółka poniosła stratę netto w wysokości minus XXX (w porównaniu z zyskiem netto w wysokości XXX w roku poprzednim), a także wykazuje na dzień bilansowy ujemny kapitał obrotowy netto w kwocie minus YYY (w porównaniu z dodatnim YYY na koniec poprzedniego roku obrotowego), co mogłoby powodować trudności w terminowym regulowaniu zobowiązań.

Spółka podejmuje szereg inicjatyw mających na celu poprawę wyników i płynności, w tym między innymi:

•rozpoczęto wdrażanie programu redukcji kosztów poprzez obniżenie zatrudnienia w działach administracyjnych, renegocjację cen zakupu strategicznych surowców z kluczowymi dostawcami oraz poszukiwanie nowych źródeł ich pozyskiwania. W efekcie Spółka oczekuje obniżenia kosztów produkcji i kosztów ogólnego zarządu o XX oraz poprawę przepływów pieniężnych netto o kwotę YY w kolejnym roku;

•Zarząd podjął decyzję o niewypłacaniu dywidendy w okresie: RRRR-RRRR;

•Spółka planuje sfinansować tylko te projekty inwestycyjne, których celem jest utrzymanie produkcji na dotychczasowym poziomie. Wstrzymanie realizacji pozostałych projektów pozwoli na zabezpieczenie środków finansowych na pokrycie bieżących zobowiązań w kwocie XX w okresie RRRR-RRRR.

Zarząd przeprowadził analizę przytoczonych okoliczności i na podstawie jej wyników przyjął przy sporządzaniu sprawozdania finansowego założenie kontynuacji działalności w dającej się przewidzieć przyszłości. W ocenie Zarządu podjęte działania zabezpieczają utrzymanie płynności finansowej na poziomie zapewniającym terminowe regulowanie zobowiązań w dającej się przewidzieć przyszłości, a występujące okoliczności ocenił jako niewskazujące na występowanie znaczących niepewności co do zdolności jednostki do kontynuowania przez nią działalności. Sprawozdanie finansowe nie zawiera korekt związanych z powyższymi okolicznościami.

Ujmowanie pomocy na rzecz Ukrainy