15 kroków do zakupu systemu informatycznego ebook

Przedmowa

Po co napisałem tę książkę?

Praca w sprzedaży dedykowanych rozwiązań informatycznych pozwoliła mi zauważyć, że kupujący często popełniają te same błędy. Wiele razy widziałem identyczne schematy, które nierzadko kończyły się katastrofą, o której dowiadywałem się dopiero po jakimś czasie. Wielokrotnie przegrywałem procesy zakupowe. Wielokrotnie składałem oferty, a na koniec ktoś okazywał się tańszy lub wygrywał w inny sposób. Moją misją jest edukacja i odczarowywanie zagadnień związanych z transformacją cyfrową polskich firm. Stwierdziłem, że moja pierwsza publikacja książkowa powinna być poświęcona zakupowi, bo w pewnym momencie, w takiej czy innej formie musi do niego dojść.

Zakupy B2B są bardzo skomplikowane. Im większa firma, tym proces porusza się z większą bezwładnością. Mniej da się go kontrolować i podlega rosnącej liczbie parametrów ocenianych przez decydentów. Nie zazdroszczę zakupowcom, gdyż wiem, że zawsze sprzedający ma nad nimi pewne przewagi merytoryczne. W końcu łatwiej wyspecjalizować się w jednym produkcie, znać go od podszewki, wiedzieć, na jakie poziomy upustów można sobie pozwolić. Niezwykle trudne jest prowadzenie procesu zakupu systemu informatycznego, pomimo tego, że dotychczas głównie kupowało się fizyczne części czy elementy wyposażenia maszyn. Procedura zakupu w pewnym momencie powinna sprowadzać się do porównania elementów opartych na tych samych kryteriach. Przykładowo, jeśli kupujemy telewizor mamy parametry, które możemy porównać – wielkość, rozdzielczość, liczba gniazd na media, wygląd. W przypadku dedykowanego i dostosowanego do organizacji software’u, który ma być zintegrowany z całym otoczeniem fabryki proces, jest szczególnie skomplikowany. Nieskromnie powiem, że wydaje się najtrudniejszy do sprzedaży, ale i znacznie trudniejszy do zakupu. W jaki sposób bowiem porównać oprogramowanie, które powstaje na podstawie koncepcji tworzonej wewnątrz organizacji, przez ludzi, którzy tworzą ją po raz pierwszy? Koncepcji, która nie przeszła przez żaden filtr specjalistyczny, nie była skrupulatnie porównana z dostępnymi rozwiązaniami rynkowymi i w rzeczywistości jest pewnym „koncertem życiem”. Każdy człowiek i każda firma radzą sobie, jak mogą i korzystają z zasobów, które mają. Nie ma w tym nic złego. Wręcz przeciwnie. Jest to naturalne i wskazane. Czy trzeba zatrudniać na etat architekta aplikacji MES, żeby taki system kupić? Nie wydaje mi się. Wystarczy podążyć zgodnie ze schematem, który przedstawiam w tej książce i dać szanse procesowi, który został przetestowany na setkach przypadków.

Dla kogo jest ta książka?

Dla każdego, kto chce się rozwijać, kto chce z innej perspektywy spojrzeć na proces zakupu, a w końcu dla ludzi, którzy pracują w organizacjach, stojących przed rozpoczęciem procesu transformacji cyfrowej i chcą go wykonać dobrze.

Dlaczego warto po nią sięgnąć?

Żeby się rozwijać, zaspokoić ciekawość i zoptymalizować dotychczasowe działania. Być może wiele rzeczy, które tutaj opisałem już robisz. Być może wiele z nich nie jest dla Ciebie nowością. Ale jeżeli znajdziesz kilka smaczków i je wykorzystasz, uwierz – zaoszczędzisz dla firmy mnóstwo pieniędzy.

Starałem się nie rozwlekać, bo sam nie lubię książek przegadanych. Chciałem, żeby był tutaj „pełen konkret” i struktura, z której jasno wynika co po kolei robić, zgodnie ze sprawdzonym przepisem.

Jeżeli z czymś się nie zgadzasz, uważasz, że czegoś brakuje albo po prostu chcesz pogadać, napisz do mnie: [email protected]. Z przyjemnością skontaktuję się z Tobą.

Wstęp

Proces sprzedaży tak naprawdę powinien być adekwatny do procesu zakupu, który w pełni zależy od zamawiającego. Każda firma ma trochę inne standardy i procedury (zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupu). Zauważyłem, że o ile sporo mówi się o tym, w jaki sposób skutecznie sprzedawać (można znaleźć wielu ekspertów w tej dziedzinie i dedykowane temu zagadnieniu szkolenia), rzadko wspomina się o tym, w jaki sposób kupować.

Nie zrozum mnie źle. Nie chcę powiedzieć, że nie ma na rynku specjalistów od zakupów. Nie wątpię, że jeżeli pracujesz w dziale zakupów firmy z branży produkcyjnej, zapewne doskonale znasz się na swojej pracy. Masz już na swoim koncie wiele skutecznie przeprowadzonych negocjacji, z sukcesem pozyskujesz maszyny, zrealizowałeś wiele dostaw komponentów czy nawiązałeś współpracę z nową linią logistyczną. Jednak zakup oprogramowania IT, które ma odpowiadać na potrzeby Twojej marki (to nie jest uniwersalny Microsoft Office), to coś trochę innego. Głównie z tego względu, że taki system informatyczny nabywa się stosunkowo rzadko. Niezależnie od tego, czy jesteś specjalistą ds. lean manufacturing, specjalistą z działu zakupów, inżynierem produkcji czy dyrektorem produkcji, jeżeli będziesz brał udział w procesie zakupu lub wdrażania nowego oprogramowania IT w Twojej firmie, zachęcam Cię do przeczytania tego dokumentu wcałości.