Elastyczne zarządzanie czasem ebook

Redaktor prowadzący: Renata Kicka

Redakcja: Marta Durczyńska, eKorekta24.pl

Korekta: Adam Osiński, eKorekta24.pl

Opracowanie graficzne i skład: Marcin Satro

Rysunki: Empro

Opracowanie okładki: STEFANIUK STUDIO – Krzysztof Stefaniuk

Adaptacja okładki: Katarzyna Korol

© Edgard 2017

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną oraz kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym skutkuje naruszeniem praw autorskich niniejszej publikacji.

Samo Sedno

Edgard

ul. Belgijska 11

02−511 Warszawa

tel./faks: (22) 847 51 23

e-mail: [email protected]

Zapraszamy do naszej księgarni internetowej:

www.SamoSedno.com.pl

Informacje o nowościach i promocjach:

www.facebook.com/SamoSedno

ISBN 978-83-65884-05-3

wydanie I

Warszawa 2017

Skład wersji elektronicznej: Marcin Kapusta

konwersja.virtualo.pl

Książkę tę dedykuję wszystkim aktywnym

i zapracowanym, którzy chcą efektywnie

wykorzystać swój najważniejszy zasób – czas.

Wstęp

Nazywam się Iza Krejca-Pawski i od siedmiu lat świadomie zarządzam swoim czasem. Początkowo chciałam tylko uporać się z nadmiarem pracy i wreszcie kończyć ją o 17.00. Następnie zapragnęłam być bardziej efektywna. Ostatecznie awansowałam, zmieniłam zawód, porzuciłam etat i założyłam firmę, napisałam pierwszą książkę i całkowicie zreformowałam swój styl życia. Okazało się to możliwe, gdy przejęłam kontrolę nad zarządzaniem czasem. Z osoby działającej w chaosie stałam się osobą zorganizowaną aż do przesady, by ostatecznie odnaleźć balans i klucz do efektywności.

Dziś wiem z własnego doświadczenia, ale też często obserwuję w trakcie szkoleń, że źródłem stresu i frustracji w pracy lub biznesie są duże przeciążenia. Jeśli zabierasz pracę do domu w jakiejkolwiek formie (w postaci papierów czy w myślach), nie możesz w pełni czerpać korzyści z życia prywatnego. Praca pochłania ogromnie dużo energii i uwagi. Rzeczywistość dobrze opisuje popularne powiedzenie: „Jedyną rzeczą pewną jest zmiana”. Zarządzanie czasem w takich warunkach to wyzwanie.

W tej książce pokażę ci, jak dzięki zmianie sposobu zarządzania czasem możesz całkowicie odmienić swoją rzeczywistość zawodową.

Skoro sięgnąłeś po ten poradnik, to prawdopodobnie:

► jesteś bardzo zapracowany i nie masz na nic czasu;

► pracujesz po godzinach, często zabierasz pracę do domu;

► kończysz dni z poczuciem, że niewiele zrobiłeś, choć minęło już 8 godz.;

► twoją zmorą są „wrzutki” od szefa i chaos w miejscu pracy;

► na co dzień pracujesz z mało zorganizowanymi ludźmi.

Cokolwiek tobą kierowało, postanowiłeś zajrzeć do tej książki – a to oznacza, że jesteś już gotowy na wprowadzenie zmian! Z moją pomocą nauczysz się, jak w 5 krokach dopływać do brzegu na koniec tygodnia, porządkując priorytety i ogarniając rzeczy do zrobienia.

Podzielę się z tobą sprawdzonymi praktykami i narzędziami, dzięki którym szybko odczujesz zmiany w swoim zarządzaniu czasem i zauważysz postęp. Jeśli wprowadzisz w życie opisane tu sposoby, odzyskasz kontrolę nad codziennymi zadaniami, a każdy tydzień będziesz kończyć z poczuciem satysfakcji. Kolejne rozdziały przeprowadzą cię przez ten proces.

Jest osiem powodów, dla których powinieneś przeczytać ten poradnik.

Pierwszy rozdział wskaże ci, w jakie pułapki nieświadomie wpadasz, zarządzając czasem, oraz jak ich świadomie uniknąć.

Drugi rozdział zawiera praktyczne rozwiązania najczęstszych problemów – pokazuje, jak wyznaczać priorytety, jak przestać odkładać zadania na później i jak wyprowadzić wszystkie zaległe sprawy na prostą (szczególnie te uciążliwe i żmudne!).

Trzeci rozdział to esencja książki – przeprowadzi cię przez 5 kroków zarządzania czasem1. Nauczysz się działać szybko i elastycznie, tak aby plany wytrzymywały konfrontację z rzeczywistością dnia codziennego.

Czwarty rozdział to przykłady stosowania 5 kroków w praktyce. Znajdziesz tu sposoby na planowanie dnia, tygodnia i miesiąca, a także wskazówki i narzędzia potrzebne do realizacji długoterminowych celów rocznych.

Piąty rozdział koncentruje się na zarządzaniu czasem w relacjach zawodowych. Nauczysz się odmawiać współpracownikom, a nawet przełożonym, po to aby chronić swój czas. W tej części zawarłam też wskazówki dla zapracowanych szefów.

Szósty rozdział ma pomóc ci w tworzeniu i zmianie nawyków. Znajdziesz w nim dwa kluczowe, bardzo skuteczne nawyki, których wypracowanie znacznie podniesie twoją skuteczność.

Siódmy rozdział zawiera kilka patentów na to, jak zachować harmonię w układzie dnia i nie doprowadzić się do przeciążenia.

Ósmy rozdział, ostatni, przygotowuje cię do dalszego rozwoju po przeczytaniu książki. Znajdziesz tu więc m.in. 30-dniowy plan zarządzania czasem, dzięki któremu zaczniesz działać samodzielnie!

Dlaczego miałbyś zaufać moim radom? Z trzech powodów.

Po pierwsze, jestem dowodem na to, że zarządzanie czasem to umiejętność, a nie wrodzony talent. W pewnym momencie postanowiłam nauczyć się zarządzania czasem i naprawdę to zrobiłam.

Po drugie, piszę tylko o tych narzędziach i technikach, które sama sprawdziłam i które stosuję na co dzień od kilku lat, ponieważ działają. Każdą metodę omawiam na konkretnych przykładach.

Po trzecie, skupiam się wyłącznie na tym, co działa w polskich realiach. Przetestowałam różne znane na świecie techniki i metody zarządzania czasem – w książce przedstawiam te, które są szczególnie przydatne menedżerom i specjalistom na polskim rynku pracy. Nie wymyślam więc zarządzania czasem na nowo, ale uczę, które narzędzia i jakie sposoby ich wykorzystania najszybciej przyniosą pozytywne efekty.

Uczestnicy moich szkoleń to osoby aktywne i zapracowane, szukające skutecznych sposobów na zarządzanie czasem i oczekujące szybkich rezultatów. Takie, które pracują na etacie, i takie, które prowadzą własny biznes. Takie, które mają więcej pracy niż czasu i nie potrafią się ze wszystkim wyrobić w terminie. Właśnie dla takich ludzi napisałam tę książkę, skoncentrowaną na sytuacjach zawodowych, osiąganiu celów i wyznaczaniu priorytetów.

Ponieważ uczestnicy szkoleń cenią mnie za inspirujące przykłady, metody proponowane w książce przedstawiłam w formie historii o 5 krokach – historii uzupełnionej rysunkami, łatwej do zapamiętania i powtórzenia w praktyce. Cel poradnika jest prosty: po jego przeczytaniu będziesz wiedział, jak działać, żeby panować nad własnym czasem w pracy, uwolnisz energię i przy okazji uporządkujesz również życie prywatne.

Jeśli jesteś gotowy na wyzwanie, w którym stawką jest efektywne wykorzystanie czasu twojego życia, to zaczynamy!

Iza Krejca-Pawski

Trener zarządzania czasem, praktyk biznesu

www.izakrejcapawski.pl

[email protected]

1.Pułapki, w które nieświadomie wpadamy

Bezużyteczne „dobre rady”

„Nie mam czasu. Jestem taki zapracowany. Nie ogarniam! Mam tyle na głowie. Nie wiem, jak się z tym wszystkim wyrobię! Jestem w ciągłym niedoczasie! Nie mam czasu się z tobą zobaczyć. Nie mam czasu na ćwiczenia. Nie mam czasu na to, żeby posprzątać. Ba! Nie mam czasu, żeby zarządzać czasem! Tak bardzo bym chciał zacząć więcej odpoczywać, ale nie mam kiedy. Może kiedyś…”

Być może doświadczasz podobnych myśli na co dzień, a być może tylko od czasu do czasu. W teorii wszyscy doskonale wiemy, co należy zrobić, ale w praktyce żaden z patentów na zarządzanie czasem na dłuższą metę nie chce zadziałać. Najgorszy jest moment, w którym orientujesz się, że przestałeś ogarniać sprawy. A gdy prosisz o pomoc, słyszysz serię „złotych porad”:

► „Nie wyrabiasz się? Pora się ogarnąć!”;

► „Ja jakoś daję radę, więc musisz po prostu lepiej się organizować”;

► „Zacznij pracować nad swoim zarządzaniem czasem!”;

► „To dlatego, że robisz wszystko naraz. Powinieneś sensowniej planować swoją pracę”;

► „Nie skupiasz się na priorytetach – musisz zacząć je wyznaczać!”.

Jeśli wyżalisz się rodzicom albo poprosisz ich o radę, usłyszysz na pewno: „W moich czasach też było mnóstwo pracy, a jakoś dawałam radę. Zwyczajnie przesadzasz!”. Kiedy skarżysz się, że masz bardzo dużo pracy i zostajesz po godzinach, słyszysz zazwyczaj: „Masz nadgodziny i zabierasz pracę do domu? Zmień ją!”. Wspaniałe porady, dziękuję bardzo.

Być może w akcie frustracji lub pod wpływem mocnego noworocznego postanowienia poprawy zaczynasz nawet wprowadzać zmiany, jednak szybko przekonujesz się, jakie to trudne. I wtedy dochodzisz do wniosku, że to po prostu z tobą jest coś nie tak! Skoro to takie łatwe, dlaczego wciąż ci się nie udaje? Skoro wystarczy wyznaczyć priorytety i dobrze się zorganizować, dlaczego wciąż ci nie wychodzi? Skoro tak bardzo się starasz, przygotowujesz sobie listy zadań, masz w komórce przypomnienie za przypomnieniem – dlaczego czujesz, że kończysz dzień z niczym, a nawet jeśli coś osiągasz, kosztuje cię to tak wiele energii, że padasz wyczerpany i nie masz już na nic siły?

Odpowiedź brzmi: żyjemy w rzeczywistości, w której zarządzanie czasem już nie jest proste. Przekonałam się o tym na własnej skórze, kiedy siedem lat temu doszłam do ściany. Dopiero wtedy zrozumiałam, gdzie tkwi źródło moich problemów z zarządzaniem czasem.

Szaleństwo dnia codziennego

Zawsze wydawało mi się, że jestem osobą, która potrafi ogarniać sprawy, a kiedy trzeba coś zrobić, po prostu to robi i już. Szykowałam sobie listy zadań i sądziłam, że dobrze sobie radzę. Jestem aktywna, bardzo lubię, gdy dużo się dzieje. Dużo pracy, dużo zadań, dużo telefonów, spotkań z ludźmi… To mój żywioł!

Chociaż znajomi czy rodzina mieli na temat mojej organizacji zupełnie odmienne zdanie, w swoim przekonaniu byłam superskuteczną, zdyscyplinowaną i zorganizowaną osobą. Dlatego chętnie podejmowałam nowe wyzwania zawodowe – z absolutną pewnością, że dam sobie radę.

Kiedy zostałam kierownikiem zespołu, sytuacja wymknęła mi się spod kontroli. Przez pierwszy miesiąc szło mi świetnie i właśnie z tego względu dostałam dużo większy zakres obowiązków, niż byłam w stanie zrealizować. Moje sprawdzone sposoby zawiodły. Lista zadań codziennie pękała w szwach, do tego stopnia, że nie miałam nawet czasu na dopisywanie kolejnych. Zadania wykonywałam po czasie, w nerwach, na ostatnią chwilę. Pożar gonił pożar – i nie były to tylko moje pożary, bo często musiałam gasić te wywołane przez inne osoby. Praca stała się koszmarem i wessała życie prywatne. Jak do tego doszło?

Firma, w której pracowałam, była właśnie u progu dużej zmiany, co przekładało się na gwałtowny rozwój. Mój 5-osobowy zespół w zaledwie kilka miesięcy rozrósł się do 30–40 osób, pracujących na dwie zmiany. Liczba zadań rosła lawinowo, ponieważ jako prawa ręka szefa musiałam po prostu ogarniać sprawy2. Mojej pracy spokojnie wystarczyłoby dla jeszcze jednej lub nawet dwóch osób. Szef mówił jednak, że choć dobrze mnie rozumie, muszę sobie poradzić sama. Wszyscy mieliśmy dużo na głowie.

Pracowaliśmy w pomieszczeniu typu open space, a moje biurko stało w centralnej części, więc nie miałam gabinetu, w którym mogłabym się zamknąć i w spokoju pomyśleć nad nowymi zadaniami. W efekcie od chwili, gdy przekraczałam próg biura, ktoś nieustannie przychodził do mnie z pytaniem lub prośbą o decyzję. Mój dzień był szarpany, przerywany pilnymi telefonami i ważnymi e-mailami od kluczowych partnerów, którzy oczekiwali, że natychmiast przekażę im dokumenty. W całym tym szaleństwie usiłowałam jakoś się ogarnąć. Próbowałam różnych metod. Co rano spisywałam na kartce listę zadań do wykonania. Wydawało mi się też, że planuję tydzień, jednak o godz. 11 przychodził szef z poleceniem, bym natychmiast zajęła się bardzo pilną sprawą. Kiedy mówiłam, że mam na dziś ważne zadanie, okazywało się, że to nowe jest ważniejsze i jeszcze pilniejsze niż moje pilne. Biznesowo byliśmy zależni od klientów, więc klient zawsze stanowił priorytet. Zarządzanie czasem wyglądało w ten sposób, że codziennie miałam coraz dłuższą listę zadań z co chwilę zmieniającymi się priorytetami.

Moimi głównymi obowiązkami były zarządzanie ludźmi i dbanie o ich wyniki. Tymczasem, nawet jeśli ustaliłam z szefem, że przygotuje mi dokumenty dla zespołu na 11.00 w poniedziałek, abym mogła wykonać swoją pracę do 16.00 w środę, szef często dostarczał mi je w środę o 12.00, ponieważ coś istotniejszego i bardziej priorytetowego wydarzyło się po drodze. Zabierałam więc laptop do domu – w biurze nie miałam siły na to, by się skoncentrować i pomyśleć. Praca zaczęła wypełniać cały mój czas.

Szybko odbiło się to na moim życiu prywatnym: ponieważ pracowałam do późna, brakowało mi czasu na zajmowanie się domem, nie mówiąc już o spędzaniu czasu z mężem, rodziną czy przyjaciółmi. W naszym domu zaczął panować bałagan, nie miałam siły ani ochoty na robienie czegokolwiek. Po prostu padałam na kanapę ze zmęczenia. Czułam się jak w transie, zadania nigdy się nie kończyły, a poniedziałek był koszmarem.

Najgorsze, że generalnie to była naprawdę świetna praca, dokładnie taka, jaką lubiłam, pełna wyzwań i ciekawych dla mnie rzeczy. Uwielbiałam szkolić i mierzyć się ze wszystkimi nowymi zadaniami. Lubiłam swoich współpracowników, mieliśmy dobre relacje. Problem stanowiła praca w nieustannym chaosie, zarówno moim, jak i mojego otoczenia.

Przełomowy kryzys

Symboliczny moment dojścia do ściany nadszedł z końcem roku, gdy okazało się, że będziemy mieć audyt w związku ze zmianami „gdzieś na górze”. Moim obowiązkiem było przygotowanie raportu administracyjnego z pracy zespołu. Stworzenie go wymagało przeanalizowania kompletu zestawień i dokumentów z ostatniego półrocza. Oczywiście nie miałam na to czasu, więc odkładałam zadanie na kolejny dzień. Czułam narastającą presję i stres, powoli wpadałam w panikę, ale koniec roku to takie szaleństwo w sprzedaży, że dosłownie nie wiesz, w co ręce włożyć. W końcu – pod presją terminu i w totalnej panice – zaczęłam pisać raport… i wtedy okazało się, że brakuje mi dużej części niezbędnych danych. Wydawało mi się, że powinniśmy je mieć, jednak inne osoby także nie zrobiły zestawień, ponieważ nie wykorzystywaliśmy ich na co dzień. Uświadomiłam sobie, że nie ma szans, bym przygotowała raport do audytu w wymagany ode mnie sposób.

Przez ostatnie dwa dni przed terminem pracowałam po 12 godz. Stworzyłam raport z błędami i dużo poniżej swoich oczekiwań. Najgorsza była chwila, kiedy go oddawałam, wiedząc, że nie jest taki jak trzeba. Wszystkie usterki wyszły na jaw, a ja musiałam ponieść nieprzyjemne konsekwencje. Na szczęście ostatecznie raport został przyjęty, tyle że po zwrotach i wielu słusznych uwagach o jakości mojej pracy, których musiałam wysłuchać.

Właśnie wtedy zdałam sobie sprawę, że mam dość i że konieczne są zmiany, bo takie funkcjonowanie nie ma sensu. Pracowałam w bardzo zmiennym środowisku, to fakt. Jednak musiałam przyznać sama przed sobą, że to, jak pracuję, nie działa. Musiałam robić coś nie tak, tylko nie wiedziałam co – i to było najgorsze. Codziennie goniłam własny ogon i nie miałam pojęcia, jak to zmienić. Mimo wszystko postanowiłam, że zacznę na poważnie pracować nad swoim zarządzaniem czasem, ponieważ w przeciwnym razie nie będę w stanie wykonywać pracy, którą lubię. A gdy przystąpiłam do działania, wszystko zaczęło się zmieniać.

Konfrontacja z własnym zarządzaniem czasem

Zawzięłam się i rozpoczęłam wprowadzanie zmian. Postanowiłam, że potraktuję siebie jak królika doświadczalnego i przetestuję różne metody, by zobaczyć, co zadziała. Wdrażałam, poprawiałam i wyciągałam wnioski. Jeżeli coś się sprawdzało – zostawałam przy tym. Jeżeli coś nie działało, szukałam czegoś innego i testowałam kolejne narzędzia. Po sytuacji z raportem miałam tak dużą motywację, że każdą wolną chwilę poświęcałam na wprowadzanie nowych technik organizacji dnia. Czy było łatwo? Na początku było naprawdę bardzo ciężko. Uporanie się z całą masą zaległości, szczególnie tych z życia prywatnego, jak odkładanie odbioru dokumentów przez cztery lata, stanowiło duży wysiłek. Nie przypuszczałam, że tak dużo mam zaległości, porzuconych zadań, niezałatwionych spraw. Jednak tym razem, w przeciwieństwie do poprzednich prób, naprawdę codziennie zajmowałam się zarządzaniem czasem. Wkrótce zaczęłam czuć ulgę i zauważyłam różnicę, a to zmotywowało mnie do dalszych poszukiwań. Postanowiłam, że ze swojej pięty achillesowej zrobię mocną stronę i tak długo będę pracować nad organizacją pracy, aż stanie się to moją flagową umiejętnością.

Paradoksalnie popadłam ze skrajności w skrajność. Moja skuteczność się poprawiła, więc zaproponowano mi wyższe stanowisko w nowo powstałym oddziale firmy. Wszystko trzeba było zaczynać od nowa. Teraz jednak sprawy potoczyły się inaczej, gdyż wraz z rozwijaniem umiejętności szybko zostałam zauważona i znowu awansowałam. Zyskałam opinię osoby bardzo zorganizowanej, metodycznej i efektywnej, w związku z czym powierzono mi organizowanie pracy w całej firmie. Miałam mnóstwo obowiązków, lecz byłam już o krok do przodu. Dużo lepiej radziłam sobie z nowymi wyzwaniami. Im więcej pracowałam nad umiejętnością zarządzania czasem i produktywnością, tym byłam skuteczniejsza. Miałam wszystko tak niesamowicie zorganizowane, że robiło to wrażenie na innych. Wkrótce także zdałam sobie sprawę z jednej rzeczy: skoro pomogłam sobie, mogę pomóc innym. Zaczęłam pokazywać ludziom strategie, które sprawdziły się w momencie kryzysu i pozwoliły mi wyjść na prostą. Kiedy po zmianie zawodu rozmawiałam ze swoimi współpracownikami, usłyszałam, że byłam ich najbardziej zorganizowanym szefem, zawsze miałam wszystko zaplanowane i poukładane. Zmieniłam zawód, bo dzięki wypracowaniu umiejętności osiągania celów nabrałam pewności siebie. W kolejnym kroku porzuciłam etat i założyłam firmę. Wszystko zaczęło dziać się skokowo, ponieważ zdobywszy umiejętność efektywnego działania, zaczęłam bardzo dużo szkolić i rozwinęłam skrzydła. W efekcie napisałam pierwszą książkę. Całkowicie zmieniłam styl życia.

Owszem, jest to wynik wykorzystania przeze mnie szeregu innych umiejętności, jednak to solidne przepracowanie sposobu, w jaki wykorzystuję czas, stanowiło pierwszy krok. Nauczyłam się bycia powtarzalnie, wielokrotnie skuteczną w osiąganiu celów. I to był właśnie przełom, od którego wszystko się zaczęło i dzięki któremu możesz dziś czytać tę książkę.

Zapamiętaj

Od porażki do sukcesu

W grudniu 2016 r. odebrałam niespodziewany telefon od klientki, którą w październiku szkoliłam z zarządzania czasem. Zadzwoniła, aby mi podziękować, a także opowiedzieć o zmianach, jakie wprowadziła w swoim życiu po naszym spotkaniu, i o korzyściach, jakie przyniosły jej nowo poznane metody. Gdy piszę te słowa, jestem po rozmowie z zespołem, który wkrótce będę szkolić z zarządzania czasem. Od momentu, gdy doszłam do ściany, minęło siedem lat. Dzisiaj mam swoją firmę, jestem trenerem i prowadzę szkolenia, występuję, piszę artykuły, prowadzę blog i kanał na YouTube. Podróżuję po całej Polsce, szkoląc fantastycznych ludzi i realizując ciekawe projekty. Nie zrozum mnie źle: jestem zwykłym człowiekiem i szczerze mówiąc, niewiele się zmieniłam. Owszem, moja sytuacja życiowa i zawodowa zdecydowanie się poprawiły. Pozostaję jednak tą samą osobą, którą byłam. Po prostu zarządzam czasem inaczej niż kiedyś.

Dzięki wieloletniemu testowaniu różnych metod i strategii odkryłam, że aby skutecznie zarządzać swoim czasem, nie musisz zmieniać się w kogoś, kim nie jesteś. Nie musisz stawać się robotem, który działa według perfekcyjnego, poukładanego co do minuty planu dnia. Dlatego wciąż jestem aktywną, twórczą, mającą mnóstwo pomysłów osobą. Tyle że teraz umiem zarządzać czasem, a wcześniej zwyczajnie nie miałam świadomości, iż tego nie potrafię. I właśnie to chcę ci pokazać w książce.

Jej bazę stanowią nie tylko moje osobiste doświadczenia, lecz także historie uczestników szkoleń z zarządzania czasem, które prowadziłam w ostatnich latach. W trakcie warsztatów i indywidualnych konsultacji pracowałam z kilkuset osobami, miałam również okazję poznać efekty naszych spotkań. Szkoliłam zarówno pracowników małych, kilkuosobowych firm, jak i ludzi z międzynarodowych korporacji. Zarówno specjalistów, handlowców, doradców klienta, jak i menedżerów, dyrektorów czy prezesów. Zarówno zespoły z firm handlowych, produkcyjnych lub usługowych, jak i urzędników. Kobiety i mężczyzn w różnym wieku i na różnych etapach zawodowo-życiowych. Dlatego wiem, co działa.

Zebrałam w książce wiele praktycznych technik i uzupełniłam je wiedzą, którą zdobyłam podczas szkoleń i studiów podyplomowych z psychologii w biznesie. Jako praktyk skupiam się na tym, co działa, oraz na tym, jak stosować proponowane metody. Chcę jednak także wyjaśnić ci mechanizmy kryjące się za poszczególnymi technikami, abyś rozumiał, dlaczego jest tak, a nie inaczej. Dzięki temu będziesz zarządzać czasem w sposób świadomy.

Jesteś w rękach doświadczonego praktyka – kogoś, kto na zarządzaniu czasem zjadł zęby i kto przeszedł długą drogę, by rozwinąć własne umiejętności. Jeśli ja mogłam nauczyć się skutecznego zarządzania czasem, ty także to zrobisz!

Opowiedziałam ci swoją historię, ponieważ wiele osób, które spotykam na salach szkoleniowych, mówi, że znajduje się w podobnej sytuacji jak ja przed oddaniem raportu. Jeżeli więc i tobie sprawy wymykają się spod kontroli, nie jesteś odosobnionym przypadkiem. Nawet jeśli obecnie twoje zarządzanie czasem to katastrofa, wszystko będzie dobrze.

Zapamiętaj

Specyfika stanowiska pracy ma znaczenie

Być może zastanawiasz się, dlaczego inni ludzie dobrze radzą sobie z zarządzaniem czasem. Poniżej znajdziesz wyjaśnienie, które pomoże ci zrozumieć, jak specyfika pracy wpływa na możliwości kontroli sytuacji.

W trakcie szkoleń spotykam dwa typy uczestników. Pierwsza grupa to osoby funkcjonujące tak jak ja sprzed raportu: bardzo zabiegane, robiące 50 rzeczy naraz, często pracujące po godzinach. Dawno już nie miały weekendu dla siebie, szkolenie z zarządzania czasem to dla nich ostatnia deska ratunku. Osoby z drugiej grupy biorą udział w szkoleniu, ponieważ szef im tak kazał, a na co dzień kończą pracę o 16.00. Bardzo szybko wywołują głęboką frustrację uczestników należących do pierwszej grupy – okazuje się bowiem, że ze wszystkim zdążają na czas, większość zadań zapamiętują i to wystarczy. Notowanie? Plany tygodniowe? Zbędne!

Na czym polega różnica między tymi ludźmi? Na zupełnie odmiennej specyfice pracy. W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że pierwsi funkcjonują w sieci zadań, a drudzy – w strumieniu. Ci w strumieniu radzą tym w sieci, żeby się ogarnęli. Ja sama przeszłam z pracy w strumieniu na pracę w sieci i dlatego zaczęło mi być ciężko.

Co to znaczy funkcjonować w sieci zadań? Najprościej mówiąc, chodzi o pracę mającą charakter złożonych, wielowymiarowych zadań, które są rozciągnięte w czasie i zależne od udziału wielu osób. Sieć zadań rodzi konieczność funkcjonowania w danym dniu, a zarazem wracania do przeszłości i ciągłego przewidywania przyszłości. Ponieważ jest to łańcuch zależności, wszystko nieustannie się zmienia. Działania jednej osoby wpływają na działania drugiej, co wymaga umiejętności złożonego planowania, wyznaczania celów i podejmowania decyzji. Tego typu pracę wykonują menedżerowie, kierownicy, a w szczególności – wszyscy koordynatorzy. Koordynując, teoretycznie zarządzasz, ale formalnie nie posiadasz uprawnień, więc możesz jedynie wywierać wpływ na współpracowników. W sieci zadań musisz trzymać pod kontrolą wielowątkowe procesy, żeby wszystko podopinać na czas. Zazwyczaj, dla utrudnienia, masz także obowiązki o charakterze strumieniowym. Co ważne, niekoniecznie oznacza to bycie szefem zespołu, często jest się tylko osobą odpowiedzialną za jakąś część zadań albo tylko elementem układanki.

Pracujesz sieciowo, jeżeli:

► w lutym myślisz o czerwcu – to, co robisz dziś, wpływa na to, co zdarzy się za kilka miesięcy;

► konsekwencje niewykonania dzisiejszych zadań odczujesz np. po czterech tygodniach;

► samodzielnie decydujesz o przebiegu pracy w ciągu dnia;

► odpowiadasz bardziej za wyniki niż za realizację procedury;

► zakres twoich działań nie jest ściśle określony – robisz to, co trzeba;

► wykorzystujesz wiele różnych umiejętności, ponieważ ciągle wszystko się zmienia;

► intensywność pracy wynika z jej złożoności i wielowątkowości.

Praca w strumieniu także jest bardzo intensywna, jednak wynika to z liczby i natłoku zadań, a nie z ich złożoności. Najczęściej masz ściśle określone zakresy działania czy procedury i twoim obowiązkiem jest ich przestrzegać. W praktyce wykonujesz tylko kilka typów zadań. Ktoś inny wymyśla, co musisz zrobić, ustala, czym będziesz się zajmować i w jakich ramach masz się poruszać. Twoje zadanie polega na zakończeniu powierzonej pracy w terminie. Jeżeli zarządzasz zespołem, robisz to operacyjnie – masz dokładnie zdefiniowane zadania. Twoją perspektywą czasową najczęściej jest dzień obecny, więc nie potrzebujesz złożonego planowania. Masz się po prostu wyrobić. Kluczową umiejętność stanowi w tym przypadku dobra organizacja pracy.

Pracujesz strumieniowo, jeżeli:

► masz jasno określone godziny pracy i zawsze się ich trzymasz;

► fizycznie nie masz jak zabrać pracy do domu;

► nie musisz się zastanawiać, jakie zadania będą do wykonania za miesiąc i czy nie powinieneś już dzisiaj czegoś zacząć – robi to za ciebie ktoś inny;

► bardzo często musisz szybko reagować na powstające problemy, rozwiązywać je tu i teraz;

► wykonujesz powtarzalny zestaw zadań, w większości jest to praca rutynowa;

► intensywność pracy wynika z jej ilości i natłoku (np. dostajesz 200 e-maili dziennie).

Przykładowo: twoja praca ma charakter strumieniowy, jeśli zajmujesz się obsługą klienta i twoje zadanie polega na odbieraniu telefonów czy odpisywaniu na setki wiadomości, a także jeśli trudnisz się produkcją i twoim obowiązkiem jest wyrobić się ze wszystkim podczas danej zmiany.

Rys. 1. Różnice między pracą w strumieniu zadań a pracą w sieci zadań

Jeżeli funkcjonujesz sieciowo, w zarządzaniu czasem pracuj nad:

Jeżeli funkcjonujesz strumieniowo, w zarządzaniu czasem pracuj nad:

► umiejętnością podejmowania decyzji, czym się teraz zająć, biorąc pod uwagę wszystkie zadania;

► elastycznym reagowaniem i planowaniem;

► wyznaczaniem priorytetów skoncentrowanych na efektach;

► zamykaniem etapów i osiąganiem celów;

► egzekwowaniem pracy od innych osób;

► skuteczną komunikacją ze współpracownikami i wywieraniem wpływu;

► delegowaniem zadań;

► radzeniem sobie z przeciążeniem.

► umiejętnością podejmowania decyzji, biorąc pod uwagę dostępny czas i priorytety;

► umiejętnością koncentracji;

► wyznaczaniem priorytetów skoncentrowanych na właściwych zadaniach;

► radzeniem sobie ze stresem;

► radzeniem sobie z emocjami;

► asertywną komunikacją;

► radzeniem sobie z rozproszeniem uwagi.

Gdy jako osoba pracująca sieciowo usiłujesz zarządzać czasem za pomocą metod, które doradzają ci osoby funkcjonujące strumieniowo (lub na odwrót) – frustracja gwarantowana. Stąd właśnie bierze się efekt „dobrych rad”. Metody zarządzania czasem są skuteczne tylko wtedy, gdy dobierasz je do siebie, uwzględniając specyfikę pracy. Coś, co sprawdza się u kolegi, wcale nie musi być dobre dla ciebie. Dlatego nie wierzę w złote, uniwersalne zasady zarządzania czasem. Jeśli próbujesz się dopasować do przypadkowej metody, poniesiesz porażkę. Sprawdź więc, który rodzaj pracy wykonujesz.

Ćwiczenie

W zależności od tego, czy pracujesz w sieci czy w strumieniu, wykorzystujesz inne umiejętności, inaczej postrzegasz czas i stajesz przed innymi wyzwaniami. Pamiętaj, że kluczem do sukcesu jest dobranie metod rozwiązywania problemów do specyfiki pracy – strumieniowej lub sieciowej. Ja przestałam ogarniać, gdy zamieniłam funkcjonowanie strumieniowe na sieciowe. Moje metody „przestały działać” i konieczne było nauczenie się nowych. W rozdziale opisującym 5 kroków zarządzania czasem dopasujesz narzędzia do typu pracy.

Zapamiętaj

Realia naszej pracy bardzo się zmieniły. Jeśli odnosisz wrażenie, że pracujesz dziś więcej niż kiedyś, prawdopodobnie masz rację. Jest to szczególnie odczuwalne, jeżeli wykonujesz pracę umysłową, a zatem płacą ci za myślenie, rozumiane jako podejmowanie decyzji czy tworzenie nowych rozwiązań. I tutaj pojawia się kolejne wyzwanie, ponieważ tej pracy po prostu nie widać. Dlatego otrzymujesz jej dużo więcej, niż jesteś w stanie udźwignąć.

Wyobraź sobie następującą sytuację: ktoś prosi cię o oszacowanie, kiedy podejmiesz decyzję w sprawie miejsca i terminu firmowego spotkania wigilijnego, a ty odpowiadasz, że jutro. To w końcu prosta decyzja. Kiedy jednak zaczniesz zgłębiać temat, okaże się, że liczba rzeczy, które należy sprawdzić, uwzględnić i porównać, a następnie ustalić z uczestnikami wigilii, jest tak duża, że decyzję podejmiesz, owszem, ale dopiero tydzień później. Na czym polega problem? Otóż gdy padło pytanie o tę decyzję, ani osoba pytająca, ani osoba odpowiadająca nie były świadome ilości pracy. Nie jest to bowiem praca fizyczna typu „wykop trzy rowy”, tylko trudna do uchwycenia praca myślowo-komunikacyjna.

I tutaj dochodzimy do ważnego wniosku. Dzisiaj dla większości osób wyrobienie się ze wszystkim stanowi nieodpowiedni i nieosiągalny cel w zarządzaniu czasem. Jeśli pracujesz sieciowo, jest to po prostu błędne założenie, ponieważ codziennie masz dużo więcej pracy, niż ostatecznie wykonasz. Dokładnie tak dzieje się w moim przypadku, a o mojej efektywności świadczy to, czy danego dnia z ogromu zadań wybrałam właściwe rzeczy. Potocznie określa się to wyborem priorytetów. Kiedy pracujesz w strumieniu zadań, cel „wyrobić się dziś ze wszystkim” raz jest osiągalny, a raz nie. Jeśli ciągle otrzymujesz nowe zadania lub zajmujesz się gaszeniem pożarów, może się okazać, że nawet tobie się to nie uda. Jeśli zaś pracujesz sieciowo, naucz się myśleć inaczej, ponieważ chcąc wyrobić się ze wszystkim, usiłujesz stosować metodę, która nie jest dla ciebie.

Wskazówka

W zarządzaniu czasem spotkasz się z dwoma pojęciami, które należy rozróżniać: „organizacja” i „efektywność”.

Organizacja pracy oznacza:

Efektywne zarządzanie

czasem oznacza:

► utrzymywanie zadań pod kontrolą, tak aby nic nie umykało;

► realizację zadań na czas;

► funkcjonowanie w uporządkowanym systemie;

► organizowanie działań po to, by wszystko zostało zrobione.

► robienie tego, co trzeba;

► świadomość celu i osiąganie go;

► eliminowanie zbędnej pracy;

► planowanie po to, by działanie zakończyło się konkretnym efektem.

Ponieważ stoimy dziś przed wyzwaniami związanymi z szybkością przepływu pracy, uważam, że dobra organizacja stanowi jedynie etap pośredni. Zdecydowanie ważniejszą rolę odgrywa efektywność działania. Doskonale widać to w sprzedaży. Handlowiec może przez cały miesiąc odbywać spotkania, szczegółowo planować trasę, wykonywać telefony do klientów. Jeśli jednak na koniec miesiąca nie osiągnie pożądanego wyniku, jego dobra organizacja pracy nie ma znaczenia. Podobnie dzieje się, gdy odpowiadasz za organizację wystawy – jeśli nie odniesie ona sukcesu, będzie to oznaczać, że twoja organizacja pracy nie była efektywna.

Zapamiętaj

Wyzwaniem w zarządzaniu czasem jest zauważenie zmian w sposobie naszego funkcjonowania, tak byśmy nie rozwiązywali dzisiejszych problemów wczorajszymi metodami. Pierwszym krokiem do odczucia pozytywnej zmiany w zarządzaniu czasem jest zmiana podejścia i myślenia: uznanie za kluczową nie dobrej organizacji, lecz efektywności. Drugim – poznanie sposobu, w jaki działa ludzki mózg.

Zapamiętaj

Przeciążenie pamięci

Wyzwania naszej rzeczywistości sprawiają, że kluczowe dla zarządzania czasem staje się rozumienie, w jaki sposób mózg radzi sobie z ilością pracy, którą mamy do wykonania. Jeżeli brakuje ci tej wiedzy, nieświadomie wpadasz w pułapki, co prowadzi do frustracji. Jeżeli zaś rozumiesz procesy myślowe zachodzące w mózgu, znacznie podnosisz efektywność w zarządzaniu czasem.

Nasze mózgi są równocześnie wspaniałe i pełne ograniczeń. Jednym z tych ostatnich jest fakt, że bardzo łatwo ulegają rozproszeniu uwagi. Wiąże się to z funkcjonowaniem pamięci i sposobem przetwarzania informacji, a dokładniej – z działaniem pamięci operacyjnej, zwanej także krótkotrwałą3.

Działanie pamięci decyduje o wielu zjawiskach mających wpływ na zarządzanie czasem, ponieważ wiąże się ze skupianiem uwagi, radzeniem sobie z przeciążeniem ilością informacji czy problemami z wyznaczaniem priorytetów i celów. Im bardziej twoje funkcjonowanie opiera się na przetwarzaniu dużej ilości informacji, tym większych przeciążeń doznaje twoja pamięć. Stajesz się wtedy chaotyczny w myśleniu i działaniu. Procesy myślowe, chociażby przypominanie sobie czegoś, pochłaniają dużo energii4, są kosztowne energetycznie. Dlatego mózg najbardziej lubi sprawy bieżące, które akurat znajdują się na powierzchni pamięci.

Zapamiętaj

Jeśli nie nauczysz się świadomie panować nad tym procesem, większość czasu będziesz spędzał na wykonywaniu bieżących zadań. W środę o 10.00 pójdziesz kupić zszywki do papieru, zamiast przemyśleć priorytety i napisać raport. Twój mózg wysyła ci subtelne sygnały, żebyś poszedł po te zszywki i nie zastanawiał się, jakie ważne zadania dziś przed tobą stoją. Pamięć krótkotrwała ma jeszcze jedną właściwość, która bezpośrednio wpływa na poziom odczuwanego przez ciebie napięcia. Jest ona związana z doznawaniem przeciążeń liczbą niezrealizowanych zadań.

Wyobraź sobie taką sytuację: wchodzisz rano do pokoju i widzisz, że usycha ci kwiatek. Masz już mnóstwo spraw do załatwienia, jesteś w niedoczasie, więc zauważasz, że należy go podlać, ale nie podejmujesz się tego zadania. W twojej głowie pojawia się przebłysk myśli: „Aha, muszę podlać kwiatek”. Informacja ta jest obecna w twojej pamięci krótkotrwałej, ale kiedy odwrócisz wzrok, po kilku sekundach znika z powierzchni uwagi. Podjąłeś decyzję o działaniu, jednak nic nie zrobiłeś. Za każdym razem, gdy wrócisz do pokoju i twój wzrok padnie na kwiatek, pomyślisz o jego podlaniu, lecz wychodząc, po prostu o tym zapomnisz6. Inny przykład: za tobą naprawdę ciężki dzień, wracasz do domu wyczerpany, a tu zastaje cię wielki bałagan. Ponieważ twój wzrok pada po kolei na wszystkie nieposprzątane rzeczy, myślisz: „Miałem wyrzucić śmieci, miałem naprawić, miałem zanieść, miałem zadzwonić…”.

Wskazówka

To ogromna strata czasu i sił – myśleć 20 razy o niepodlanym kwiatku. Doznajesz przeciążenia, które pozbawia cię resztek energii. I tak jest codziennie, jeżeli nie kończysz rozpoczętych działań7. Twoja głowa staje się zaśmiecona mnóstwem informacji i myśli o małej wartości. Aby unikać szkodliwego przeciążenia, zrób więc porządek w głowie.

Zrób porządek w swojej głowie8

Sprzątamy domy i biura, porządkujemy skrzynki mailowe, chmury z dokumentami czy zdjęcia z wakacji. Jednak miejscem, od którego wszystko się zaczyna i w którym przede wszystkim trzeba zaprowadzić ład, jest głowa. To właśnie w niej przecież realizujemy zarządzanie czasem.