Poradnik dla zarządcy budynku biurowego ebook

Wstęp

Rozwój rynku nieruchomości komercyjnych postępuje w Polsce nieustannie od początku lat 90. ubiegłego wieku, obejmując nie tylko największe polskie aglomeracje, ale również mniejsze miasta. Do nieruchomości komercyjnych zalicza się wszystkie te obiekty, które budowane są w celu generowania zysków dla ich właścicieli. Jednym z najważniejszych rodzajów nieruchomości komercyjnych są budynki przeznaczone pod wynajem powierzchni biurowych. Biurowce − bo tak nazywamy je potocznie − cieszą się nieustającym zainteresowaniem, zarówno ze strony inwestorów, czyli potencjalnych właścicieli, jak i najemców.

Ażeby wszelkie procesy związane z użytkowaniem obiektów biurowych przebiegały sprawnie, bez zakłóceń i z korzyścią dla użytkowników, konieczne jest kompetentne zarządzanie nimi. Z tego powodu zawód zarządcy nieruchomości ma i w perspektywie najbliższych lat będzie miał przyszłość przed sobą. Pomimo zniesienia obowiązku posiadania licencji zawodowej, zapotrzebowanie na prawdziwych profesjonalistów, dysponujących wiedzą i doświadczeniem z zakresu zarządzania biurowcami, nie słabnie. Taka sytuacja wymaga od zarządców bycia na bieżąco z szeregiem uregulowań prawnych i aktualnymi trendami w zarządzaniu nieruchomościami, a niniejsze opracowanie ma za zadanie pomóc im w tym zakresie.

Wierzę, że lektura poradnika przyczyni się do zainteresowania tematyką zarządzania biurowcami osób, które nie miały z nią jeszcze styczności. Książka ma także na celu przekonanie tych, którzy uznają zarządzanie nieruchomościami za zajęcie nieciekawe i nader skomplikowane, by zmienili zdanie i zaczęli postrzegać ten zawód jako niezwykle interesujący, twórczy i obfitujący w nieoczekiwane wydarzenia pozwalające nieustannie uczyć się i rozwijać, a przy okazji sprawiający mnóstwo satysfakcji. Mam nadzieję, że zarządcy z wieloletnim doświadczeniem czytając tę książkę będą mieli okazję do spojrzenia na zarządzanie z nieco innej, nowej perspektywy i że wszystkim Czytelnikom umożliwi ona nie tylko nabycie wiedzy, ale również jej usystematyzowanie i utrwalenie. Celem poradnika jest także sprowokowanie do analizowania skomplikowanych zagadnień i wyciągania wniosków, czyli najkrócej rzecz ujmując − do myślenia i tworzenia własnych sposobów na skuteczne i efektywne zarządzanie nieruchomościami.

Publikacja jest jedną z nielicznych na polskim rynku pozycją wydawniczą, która w sposób praktyczny, a równocześnie kompleksowy porusza zagadnienia dotyczące zarządzania nieruchomością biurową. Stanowi ona kompendium wiedzy na ten temat, obejmując wszystkie najważniejsze kwestie, których nie można pominąć podczas zarządzania biurowcem. Dla nowicjuszy książka będzie stanowić punkt wyjścia do zarządzania, natomiast doświadczonym zarządcom stworzy możliwość porównania doświadczeń i uzupełnienia wiedzy.

Rozdział pierwszy obrazuje, na czym polega rola zarządcy nieruchomości biurowych, wyjaśnia pojęcie budynku biurowego i zasady podziału budynków biurowych na poszczególne klasy. Wskazuje na interdyscyplinarny charakter procesu zarządzania nieruchomościami komercyjnymi i konieczność dostosowywania się do nowych wyzwań, jakie wciąż stają przed osobami zarządzającymi. Znajdują się tu również przydatne wskazówki, gdzie należy szukać podstawowych informacji na temat danej nieruchomości.

Rozdział drugi przedstawia, na czym polegają relacje pomiędzy właścicielem a zarządcą budynku biurowego, w szczególności na podstawie opisu formy, struktury i głównych elementów umowy o zarządzanie nieruchomością. Podane są tu także informacje na temat tego, czym są i jak są tworzone dwa podstawowe dokumenty, tj. biznesplan i budżet nieruchomości, oraz okresowe raporty z zarządzania nieruchomością. Rozdział drugi zawiera także opis głównych procedur i zasad dotyczących przejmowania nieruchomości biurowej w zarządzanie.

Rozdział trzeci został w całości poświęcony podstawowym zagadnieniom prawnym i finansowym związanym z zarządzaniem nieruchomościami. Wyjaśniam w nim takie kwestie, jak m.in. prawo własności i użytkowania wieczystego, procedura przekształcenia użytkowania wieczystego w prawo własności, podatki i opłaty dotyczące nieruchomości, służebności (gruntowe, osobiste, przesyłu) oraz czynności notarialne. Odrębne punkty poświęcone są pracom wymagającym uzyskania pozwolenia na budowę oraz podlegającym obowiązkowi zgłoszenia, metodom pomiarów powierzchni, instytucji hipoteki i sposobom zabezpieczenia finansowania nieruchomości. Na zakończenie krótko przedstawiam rolę rachunkowości w procesie zarządzania nieruchomością.

W rozdziale czwartym analizuję problemy związane z zarządzaniem najmem oraz podaję informacje na temat dokumentów poprzedzających podpisanie umowy najmu, formy jej zawarcia oraz poszczególnych elementów składowych. W rozdziale tym opisuję też dane, które powinny zostać ujęte w regulaminie budynku. Ponadto omawiam poszczególne rodzaje zabezpieczeń umów najmu i procedury windykacyjne oraz wyjaśniam szereg kwestii związanych z opłatami eksploatacyjnymi. Odrębny punkt poświęcony jest relacjom z najemcami i udogodnieniom w budynku, a na zakończenie omawiam zasady marketingu w zarządzaniu nieruchomością biurową.

Rozdział piąty obejmuje zagadnienia dotyczące zawierania umów i zasad współpracy z firmami świadczącymi główne usługi w procesie eksploatacji budynku biurowego, takie jak obsługa techniczna, dostawa mediów, zapewnienie infrastruktury teleinformatycznej, ochrona fizyczna, ochrona przeciwpożarowa, utrzymanie czystości i zieleni czy bardzo ważne odśnieżanie dachu. W tej części książki znajdują się także praktyczne porady na temat pozyskiwania informacji o kontrahentach i sposobów organizowania konkursów ofert.

Rozdział szósty jest kontynuacją poprzedniego, zawiera wybrane zagadnienia z zakresu obsługi technicznej budynku biurowego. Rozpoczyna się od wyjaśnienia pojęcia „budynek inteligentny”, omówienia funkcjonujących w nim systemów oraz reguł ich działania. W tym rozdziale znajdują się szczegółowe wskazówki na temat zasad i sposobu prowadzenia niezmiernie istotnego dokumentu w procesie zarządzania, a mianowicie książki obiektu budowlanego, oraz przeprowadzania okresowych przeglądów budynku. Na zakończenie wskazano zasady bezpieczeństwa obowiązujące podczas prowadzenia prac szczególnie niebezpiecznych, a także zastosowanie świadectwa charakterystyki energetycznej budynku.

Ostatni, siódmy rozdział obejmuje kwestie dotyczące ochrony środowiska, w tym konieczność raportowania przez właścicieli obiektów biurowych do określonych instytucji na temat emisji substancji do środowiska. Wskazuję tu ośrodki, które gromadzą dane dotyczące emisji substancji szkodliwych do środowiska. Omawiam także koncepcję tzw. zielonych budynków (green buildings) – trendu, któremu uległo zwłaszcza budownictwo biurowców i nieruchomości handlowych. Podaję zasady obowiązujące przy certyfikacji ekologicznej budynków i rodzaje certyfikatów.

W celu ułatwienia przyswajania zagadnień omawianych w poradniku został on opatrzony w szereg schematów i zestawień zawierających istotne informacje. W książce znajdują się także praktyczne przykłady i wskazówki mające ułatwić przyswajanie wiedzy, jej porządkowanie i zapamiętywanie. Dodatkowo, zarówno w treści, jak i w Aneksie na końcu książki pojawiają się w postaci załączników wzory wypełniania dokumentów, takich jak np. książka obiektu budowlanego, a także wykazy podstawowych obowiązków i terminów wynikających z przepisów prawa polskiego, znajomość których jest niezbędna w procesie zarządzania biurowcem. Mam nadzieję, że dla Czytelników przydatna okaże się również bibliografia, zawierająca najważniejsze publikacje poruszające problematykę związaną z zarządzaniem i gospodarowaniem nieruchomościami oraz wykaz aktów prawnych regulujących te kwestie.

Bezpośrednią inspiracją do napisania książki stały się zmiany personalne po stronie mojego byłego klienta – firmy CBRE Global Investors Poland Sp. z o.o., które miały miejsce w grudniu 2013 r. Zmiany te wywołały chęć, by pozostawić po sobie coś więcej niż szereg zrealizowanych projektów i by podzielić się z osobami zainteresowanymi tematyką zarządzania nieruchomościami doświadczeniem zawodowym zdobytym podczas kilkunastu lat pracy, w tym dziewięciu lat na rynku nieruchomości komercyjnych.

Serdecznie dziękuję Arturowi – mojemu mężowi za konsultację szeregu zagadnień technicznych. Dziękuję również Martynie Kołak – mojej wspaniałej koleżance za cenne rady, wskazówki i wszelkie krytyczne uwagi dotyczące treści książki oraz Michałowi Mucowi – mojemu obecnemu szefowi za przychylność i „trzymanie kciuków” za powodzenie publikacji.

Pisanie poradnika i możliwość podzielenia się z Czytelnikami wiedzą i doświadczeniem sprawiło mi niesamowitą przyjemność, która mam nadzieję, udzieli się Państwu podczas lektury. Jestem również głęboko przekonana, że przedstawione w książce rozważania okażą się dla Państwa przydatne w codziennej pracy i rozwiązywaniu pojawiających się problemów. Obecnym zarządcom nieruchomości i wszystkim tym, którzy po przeczytaniu poradnika zdecydują się podjąć działalność zawodową w charakterze zarządców życzę wytrwałości oraz czerpania radości i satysfakcji z wykonywania tego niezwykle ciekawego zajęcia.

Agnieszka Chmarzyńska

Rozdział 1 Zarządca a nieruchomość

1.1. Rola zarządcy nieruchomości komercyjnych

Zarządzanie nieruchomością obejmuje podejmowanie decyzji i działań mających na celu utrzymanie jej w odpowiednim stanie ekonomiczno-finansowym, technicznym i użytkowym. Aspekt ekonomiczno-finansowy dotyczy takiego zarządzania nieruchomością, które pozwoli utrzymać koszty na optymalnym poziomie oraz uzyskać jak największe oszczędności przy jednoczesnej maksymalizacji przychodów osiąganych z nieruchomości – głównie na podstawie umów najmu. Zachowanie odpowiedniego stanu technicznego polega na utrzymywaniu nieruchomości w stanie niepogorszonym i uzasadnionym inwestowaniu w jej ulepszanie. Natomiast właściwy stan użytkowy to taki, który zapewnia bezpieczeństwo użytkowania i właściwą eksploatację nieruchomości.

1.1.1. Uregulowania prawne

Do dnia 1 stycznia 2014 r. osoby zamierzające wykonywać zawód zarządcy nieruchomości były zobowiązane do uzyskania licencji zarządcy. Ustawą z dnia 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów[1], zwaną również ustawą deregulacyjną, obowiązek posiadania licencji zarządcy nieruchomości został zniesiony. Obecnie na mocy przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami[2] zarządcą może być każda osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub osoba prawna. Zarządca działa na podstawie umowy o zarządzanie nieruchomością, którą zawiera z właścicielem albo innym podmiotem, któremu przysługuje prawo do nieruchomości. Umowa o zarządzanie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, co oznacza, że w przypadku niezachowania formy pisemnej umowa jest nieważna (szerzej na temat umowy o zarządzanie nieruchomością w rozdziale 2).

Zarządcy nieruchomości są zobowiązani do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) za wyrządzone szkody, będące wynikiem prowadzonej przez nich działalności. Jeżeli zarządca nieruchomości wykonuje czynności przy pomocy innych osób, działających pod jego nadzorem, musi również posiadać ubezpieczenie od szkód wyrządzonych przez te osoby. Obecnie minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC w odniesieniu do jednego zdarzenia oraz do wszystkich zdarzeń nie może być niższa niż równowartość w złotych 50 000 EUR.

Dodatkowym warunkiem dla zarządcy nieruchomości jest posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz wymóg niekaralności za niektóre rodzaje przestępstw, np. przeciwko obrotowi gospodarczemu.

1.1.2. Zarządca a właściciel nieruchomości

Właścicielami komercyjnych nieruchomości biurowych są zazwyczaj podmioty, które chcą czerpać z nieruchomości zysk, czyli innymi słowy − zarabiać na niej. Mogą to być zatem fundusze (inwestycyjne, emerytalne i powiernicze, ubezpieczeniowe), banki, towarzystwa ubezpieczeniowe czy też prywatni inwestorzy. Obecnie bardzo często zdarza się, że nieruchomości nabywają fundusze inwestycyjne, dla których stanowią one części składowe tzw. portfela inwestycyjnego. Oprócz nieruchomości fundusze te dysponują takimi aktywami, jak akcje, obligacje czy też inne papiery wartościowe.

Właściciele komercyjnych budynków biurowych najczęściej zlecają zarządzanie nimi na podstawie umowy firmie zewnętrznej specjalizującej się w świadczeniu tego typu usług. Zlecenie zarządzania podmiotowi zewnętrznemu, czyli tzw. outsourcing zarządzania umożliwia redukcję kosztów związanych z koniecznością posiadania własnej kadry zajmującej się zarządzaniem nieruchomościami, a przede wszystkim pozwala na przeniesienie odpowiedzialności za zarządzanie na firmę zewnętrzną. Zadaniem właściciela nieruchomości jest określenie jej celów biznesowych, natomiast zarządca ma za zadanie realizację tych celów w jak najbardziej optymalny sposób. Należy podkreślić, że jakość relacji na linii właściciel – zarządca służy najemcom i budynkowi oraz pomaga w osiągnięciu jak największego zysku z nieruchomości.

Rola zarządcy w poszczególnych fazach życia nieruchomości

Zarządca powinien uczestniczyć w każdej z faz życia nieruchomości. W interesie inwestora jest jak najbardziej efektywne rozpoczęcie procesu zarządzania, który ma charakter ciągły, zatem zarządca może pojawić się już na etapie procesu inwestycyjnego, podczas którego będzie służył głosem doradczym, wspierając swoją wiedzą i doświadczeniem inwestora i projektantów mającej powstać nieruchomości. W fazie budowy zarządca może współpracować z firmami budowlanymi, brać udział w odbiorach robót i w rozmowach z dostawcami mediów oraz uczestniczyć w procesie uzyskiwania pozwolenia na użytkowanie. Następnie przejmuje on do zarządzania zakończoną inwestycję wraz z całą dokumentacją powykonawczą i rozpoczyna zarządzanie budynkiem, sprawując nadzór organizacyjny nad usuwaniem usterek i wad zakończonej budowy, uczestnicząc w podpisywaniu z poszczególnymi usługodawcami umów dotyczących obsługi technicznej, ochrony czy utrzymania czystości. Umowy te, w zależności od zakresu zawartej umowy o zarządzanie, może negocjować w imieniu właściciela budynku bądź jedynie uczestniczyć w negocjacjach.

Kolejnym etapem, w którym zarządca bierze udział, jest komercjalizacja, czyli wynajmowanie budynku. Współpracuje on z właścicielem i pośrednikami w obrocie nieruchomościami, a następnie sprawuje nadzór organizacyjny nad wykonywaniem aranżacji powierzchni dla poszczególnych najemców i wprowadzaniem najemców do budynku, a zatem przekazaniem lokali najemcom stosownymi protokołami zdawczo-odbiorczymi. Gdy budynek zostanie już wynajęty i rozpocznie się bieżące funkcjonowanie, rola zarządcy sprowadza się do współpracy z właścicielem, najemcami, usługodawcami oraz urzędami i innymi służbami, jak np. nadzór budowlany. Nadzoruje on również działania związane z bieżącym utrzymaniem nieruchomości oraz wszelkie remonty i modernizacje.

W momencie, gdy właściciel podejmie decyzję o sprzedaży budynku, zarządca uczestniczy w szeregu przedsprzedażowych audytów nieruchomości, przygotowuje nieruchomość do zbycia i ewentualnie przekazania jej nowemu zarządcy. Idąc jeszcze dalej, zarządca może uczestniczyć w procedurze rozbiórki obiektu, o ile taką decyzję podejmie jego właściciel.

Zarządca na straży bezpieczeństwa

Jednym z podstawowych zadań zarządcy nieruchomości jest zapewnienie szeroko pojętego bezpieczeństwa, zarówno fizycznego, jak i kontraktowego. Bezpieczeństwo fizyczne nieruchomości to bezpieczeństwo samego obiektu, jak i wszystkich jego użytkowników. Obejmuje ono nie tylko bezpośrednią ochronę fizyczną, ale również zapewnienie prawidłowego działania wszystkich budynkowych urządzeń, systemów i instalacji oraz dopilnowywanie, by tak najemcy, jak i usługodawcy oraz wszystkie firmy prowadzące w budynku jakiekolwiek prace posiadały odpowiednie ubezpieczenia majątkowe i od odpowiedzialności cywilnej. Natomiast bezpieczeństwo kontraktowe dotyczy takiej realizacji umowy o zarządzanie, która zapewnia zabezpieczenie finansowe właściciela obiektu, zarówno w zakresie ponoszonych kosztów, jak i przychodów uzyskiwanych z nieruchomości.

Zarządca na straży interesów właściciela

Zarządca działa w imieniu właściciela nieruchomości i stoi na straży jego interesów, a zwłaszcza powierzonego w zarządzanie majątku o bardzo dużej wartości. Podczas wykonywania swoich obowiązków zarządca powinien działać ze szczególną starannością, rzetelnie rozliczać się z wydatków i na bieżąco informować właściciela o stanie nieruchomości i wszelkich sytuacjach, zwłaszcza kryzysowych, które jej dotyczą. Sprawozdania przygotowywane przez zarządcę powinny być dokładne i staranne, ale też zwięzłe i precyzyjne.

W krótkich słowach można powiedzieć, że właściciel powinien polegać na zarządcy, a zarządca powinien być lojalny wobec właściciela. Nie oznacza to, że zarządca musi ślepo wykonywać wszelkie polecenia otrzymane od właściciela budynku. W sytuacjach, w których zarządca dostrzega podstawy, by nie zgodzić się z decyzją właściciela, ma prawo, a nawet jest zobowiązany go o tym poinformować oraz uzasadnić swoje stanowisko. Oczywiście ostateczna decyzja w sprawie należy do właściciela, jednak zadaniem zarządcy jest informowanie go o ryzykach związanych z podejmowaniem takich czy innych działań.

Rola zarządcy w tworzeniu wizerunku budynku

Zarządca pełni bardzo ważną rolę w kreowaniu wizerunku budynku. To jak budynek jest postrzegany przez najemców, ich gości i innych użytkowników zależy w głównej mierze od jakości usług świadczonych przez serwisy obsługujące budynek, a w szczególności przez serwis sprzątający, ochronę i serwis techniczny. Należy przy tym pamiętać, że niezmiernie istotne jest tzw. pierwsze wrażenie, które budynek sprawia na jego gościach. Wizytówką budynku jest recepcja i tutaj − jak mówi powiedzenie − diabeł tkwi w szczegółach, nic bowiem nie popsuje dobrego wrażenia tak bardzo, jak niezadbane rośliny w holu budynku czy zakurzone dekoracje recepcyjne, nie wspominając już o nieodpowiednim zachowaniu pracowników zatrudnionych w recepcji. Dlatego szczególną uwagę należy zwracać na wszelkie detale, zwłaszcza te, które mogą wpaść w oko osobie odwiedzającej budynek po raz pierwszy.

Części wspólne budynku przeznaczone do użytku wszystkich najemców powinny być czyste i estetyczne, zieleń wewnątrz i na zewnątrz budynku powinna być zadbana, bez braków w roślinności, natomiast oznakowanie budynku i logo najemców powinno być zamontowane w sposób przemyślany i tworzyć spójną całość. Na wizerunek i odbiór budynku w niezmiernie istotny sposób wpływa także kultura osobista, prezencja i przyjemne usposobienie personelu recepcji, który z chęcią udziela gościom rzeczowych odpowiedzi. Nawet w sytuacji, gdy zarządca dysponuje skromnym budżetem na utrzymanie powierzchni wspólnych, może on z odrobiną pomysłowości podjąć działania mające na celu poprawę wizerunku reprezentacyjnych części budynku.

1.1.3. Interdyscyplinarny charakter procesu zarządzania nieruchomościami komercyjnymi

Jak wynika z wcześniejszego opisu, proces zarządzania nieruchomością komercyjną ma niezwykle interdyscyplinarny charakter. Oznacza to, że zarządca powinien dysponować szeroką wiedzą z wielu dziedzin dotyczących procesów zarządzania, obejmującą m.in. zagadnienia prawne, ekonomiczne i finansowe. Zarządca powinien być doskonale zorientowany w sytuacji na lokalnym rynku dostawców usług oraz na rynku konkurencyjnych obiektów biurowych, powinien także śledzić inne informacje, które mogą mieć wpływ na nieruchomość, jak przykładowo dane makroekonomiczne (wysokość inflacji czy płacy minimalnej). Osoba pracująca na stanowisku zarządcy nieruchomości, oprócz wymaganej wiedzy, powinna posiadać odpowiednie cechy osobowości i predyspozycje psychofizyczne. Z racji dużej odpowiedzialności, wynikającej z opieki nad często kilku- lub kilkunastomilionowym majątkiem właściciela, powinna być to osoba rzetelna i skrupulatna. Natomiast z uwagi na fakt, że wykonywanie zawodu zarządcy polega przede wszystkim na pracy z ludźmi (właścicielem, najemcami, podwykonawcami, zespołem współpracującym), powinien on być osobą komunikatywną, otwartą na ludzi, potrafiącą pracować nie tylko samodzielnie, ale też w zespole. Ważne jest, by przy tym posiadał zdolności mediacyjne i negocjacyjne, które są przydatne, zwłaszcza gdy występuje w roli pośrednika między wynajmującym i najemcami czy też podczas negocjowania umów z usługodawcami.

Oprócz otwartości na ludzi ważna jest również otwartość na nowości – nowe systemy i technologie, które są tworzone i doskonalone na potrzeby zarządzania nieruchomościami. W pracy zarządcy obfitującej w wiele sytuacji nieprzewidzianych, takich jak awarie, i związaną z tym koniecznością wykonywania wielu obowiązków jednocześnie, istotne są także takie cechy, jak umiejętność działania w sytuacjach stresowych, zdolność do samodzielnego podejmowania decyzji, kreatywność, samodyscyplina i dobra organizacja. Natomiast do egzekwowania wykonania prac od usługodawców przydatne będą pewność siebie i stanowczość. Należy także pamiętać, że niezależnie od sytuacji, ważnymi atutami każdego zarządcy są optymizm i poczucie humoru, które bywają bardzo pomocne, zwłaszcza w momentach kryzysowych.

Rysunek 1.1. Rola zarządcy

Źródło: Opracowanie własne.

Na rysunku 1.1 przedstawiony jest schemat przykłądowego usytuowania zarządcy w systemie organizacyjnym zarządzania biurową nieruchomością komercyjną. Elementy wchodzące w skład schematu zostały omówione w dalszej części opracowania.

Koniec wersji demonstarcyjnej.