Zarządzanie. Teoria i praktyka w pigułce ebook

Wstęp

Prezentowany skrypt stanowi materiał pomocniczy dla studentów oraz prowadzących ćwiczenia w ramach przedmiotu Podstawy Zarządzania. Przedstawia on w sposób skondensowany najważniejsze informacje przekazywane na ćwiczeniach, stąd może stanowić użyteczne narzędzie do przygotowania się do zajęć bądź powtórki materiału. Ma jednak charakter uzupełniający do podstawowego podręcznika.

W poszczególnych rozdziałach prezentujemy najistotniejsze zagadnienia dotyczące teorii wraz z odwołaniami do źródeł bibliograficznych. Następnie część teoretyczna ilustrowana jest przykładem (minicase) z praktyki razem z pytaniami pomocniczymi. Do każdej części proponujemy także interaktywną formę gry (ćwiczenie), która ma na celu powtórzenie bądź utrwalenie wiedzy z zakresu zarządzania.

Pytania otwarte umieszczone na końcu mają przede wszystkim służyć jako pomoc do samodzielnej powtórki materiału i przygotowania do egzaminu ustnego. Pytania zostały sformułowane w ten sposób, aby zwrócić uwagę na najważniejsze elementy omawianych zagadnień, praktyczny wymiar poruszanych problemów, a także zaznajomić studentów z formą obowiązującą zwykle na egzaminach ustnych.

Powodzenia!

1 Podstawowe pojęcia

Czym jest zarządzanie?

Według Oxford Advanced Learner’s Dictionary (1948/1995) zarządzanie (management) to:

a) Kontrola i podejmowanie decyzji w przedsiębiorstwie lub innej podobnej organizacji.

b) Proces kontrolowania albo postępowania z ludźmi lub rzeczami.

Natomiast zgodnie z Cambridge International Dictionary of English (1995) to „kontrolowanie” lub „organizowanie czegoś”.

Z kolei, jak pisze Monika Kostera (1998), zarządzanie to „proces planowania, organizowania, motywowania i kontrolowania pracy organizacji i jej uczestników oraz wykorzystywania wszystkich dostępnych zasobów dla osiągnięcia celów organizacji”.

Peter Drucker, jeden z bardziej znanych współczesnych teoretyków zarządzania, ujmuje zagadnienie inaczej – tworzy listę pewnych cech zarządzania i zasad, które czynią je skutecznym. Uważa, że (za: Koźmiński, Piotrowski 1994/2000):

1. Zarządzanie w pierwszej kolejności dotyczy ludzi. Niezależnie od branży o organizacjach stanowią ludzie. Jak zauważa Barbara Czarniawska-Joerges (1992), przedsiębiorstwo, do którego nikt nie przyszedł do pracy, jest tylko pustą, starą fabryką. Dlatego „zarządzanie” dotyczy przede wszystkim relacji między pracownikami.

2. Zarządzanie silnie osadzone jest w kulturze. Wspólnie dzielone symbole, wierzenia, język, wartości, normy zachowania i in. (charakterystyczne dla określonych narodów, zawodów, a także konkretnych firm) mocno wpływają na postępowanie ludzi. Menedżerowie muszą to uwzględniać w swojej pracy.

3. Zarządzanie wymaga wspólnych wszystkim, prostychi jasnych wartości, celów działania i zadań. Wiara we wspólne wartości, zaangażowanie we wspólne cele – stanowią ogromną wartość, dzięki której przedsiębiorstwa są w stanie odnosić sukcesy.

4. Zarządzanie powinno powodować, że organizacja uczysię na podstawie doświadczenia. Organizacja nie będzie zdolna do przetrwania w dłuższej perspektywie czasu, jeżeli nie będzie adaptować strategii swojego działania do okoliczności, jeżeli uczestnicy organizacji nie będą skłonni uczyć się i adaptować.

5. Zarządzanie wymaga komunikowania się. Zarządzanie w dużym stopniu opiera się zarówno na obiegu informacji (wielu badaczy twierdzi wręcz, że obecnie informacja i wiedza stanowią podstawową formę uzyskiwania przewagi rynkowej), jak i na potocznie rozumianym „dogadywaniu się”, czyli skutecznej wymianie komunikatów i porozumieniu.

6. Zarządzanie wymaga systemu wskaźników służących ocenie. Zarządzanie podlega ocenie – jest ona możliwa często właśnie dzięki zastosowaniu różnego rodzaju wskaźników (finansowych, rynkowych, organizacyjnych i in.). Warto zauważyć, że za każdym razem wskaźniki dobierane są do dziedzin, które podlegają ocenie – przy oce- nie wiarygodności finansowej bierze się pod uwagę m.in. płynność gotówkową, przy ocenie jakości wykorzystuje się system mierzenia liczby usterek, awaryjności itp.

7. Zarządzanie musi być zorientowane przede wszystkim na najistotniejszy, podstawowy i ostateczny rezultat – na zadowolenie klienta. Zadowolenie klienta jest sprawą podstawową dla istnienia organizacji – wymaga to stałego komunikowania się z klientami (by wiedzieć, czego oczekują) i zorientowania na odbiorców zachowań wszystkich pracowników (wszyscy, a przede wszystkim ci, którzy z klientami kontaktują się bezpośrednio, powinni wczuwać się w sytuację odbiorców i wierzyć, że dzięki temu firma działa lepiej).

Role menedżera

Henry Mintzberg (1975) zaproponował listę dziesięciu ról, jakie najczęściej są odgrywane przez menedżerów (rysunek 1).

Role interpersonalne:

reprezentant

– konieczność bycia przedstawicielem organizacji i spełniania związanych z tym różnych funkcji symbolicznych i ceremonialnych, jak również konieczność przestrzegania kanonu kultury (np. ubioru, zachowań, etykiety);

przywódca

– lider umiejętnie wyznacza cele i mobilizuje współpracowników do ich realizacji. Każdy menedżer pełni w pewnym stopniu funkcje przywódcze, choć o niektórych mówi się, że są słabymi liderami, koordynują bowiem jedynie rozpoczęte procesy. Przywództwo to takie oddziaływanie na pracowników, by osiągnęli cele organizacji (wyznaczone przez lidera) i stworzyli organizacji warunki działania (społeczne i materialne);

łącznik

– konieczność kontaktowania się bezpośrednio z wieloma reprezentantami otoczenia: dostawcami, klientami, współpracownikami, urzędnikami, bankierami, innymi przedstawicielami, a także konieczność bycia łącznikiem wewnątrz organizacji – między kierownictwem, radą nadzorczą, pracowniczą itd.

Rysunek 1. Dziesięć ról najczęściej odgrywanych przez menedżerów

Źródło: Mintzberg (1975).

Role informacyjne:

monitor (radar)

– menedżer musi rejestrować dane przekazywane przez innych, penetrować otoczenie, analizować informacje;

rozdzielający („rozsiewający”) informacje

– menedżer musi rozdzielać wyselekcjonowane informacje komórkom lub konkretnym osobom (czasem ograniczając ich do- stępność);

rzecznik

– menedżer musi oficjalnie przekazywać informacje na zewnątrz organizacji (być jej rzecznikiem), często pełni tę funkcję także wewnątrz firmy, reprezentując interesy organizacji wobec akcjonariuszy, pracowników itd.

Role decyzyjne:

przedsiębiorca

–

polega na inicjowaniu i wprowadzaniu zmian, uruchamianiu nowych przedsięwzięć, szukaniu i badaniu nowych rynków. Polega także na wprowadzaniu innowacji i świadomym podejmowaniu ryzyka;

kierujący zaburzeniami (przeciwdziałający zakłóceniom)

– organizacje najbardziej stałe są w swojej zmienności i w zmienności ich otoczenia, stąd menedżer musi być tym, który kieruje zaburzeniami i radzi sobie z niepewnością. Przy użyciu różnych metod musi np. ograniczać konflikty, problemy aprowizacyjne, a nawet problemy technologiczne – by organizacja działała bez zakłóceń;

rozdzielający zasoby

– menedżer podejmuje decyzje, o tym komu i dlaczego przydzielić określone zasoby. Jest to zarówno element kalkulacji efektywności działa- nia organizacji przy danej dystrybucji zasobów, jak i źródło władzy w toczącej się w większości organizacji grze o zasoby;

negocjator

– menedżer spotyka się z jednostkami i grupami interesów, by mimo różnic osiągnąć porozumienie. Musi dokładnie rozumieć cele i interesy swojej organizacji, partnerów i konkurentów, aby umiejętnie i w odpowiednich sytuacjach czasem ustępować, czasem iść na kompromis, czasem znajdować metody realizacji interesów wszystkich stron, a czasem komunikować otwarty konflikt itd.

Wszystkie te role mają systematyzujące zadania.

W praktyce trudno je nieraz precyzyjnie rozdzielić.

Czym jest organizacja?

Źródeł słowa „organizacja” można szukać w języku greckim (organizo, znaczy po grecku „tworzyć całość”) i w łacinie (organum, w tym języku to „organ”, „nieodrodny element”).

W tradycyjnym rozumieniu, jak podaje Monika Kostera (1998), organizacja to „[taki] system złożony z ludzi, technologii, posiadający własną strukturę i dążący do celu; (..) [który] jest systemem otwartym, tzn. uczestniczy w stałej wymianie z otoczeniem”.

Z kolei Andrzej K. Koźmiński (Koźmiński, Piotrowski 1994/2000) pojęcie „organizacji” podaje w trzech podstawowych znaczeniach:

podmiotowym (rzeczowym)

– traktującym organizację jako pewien charakterystyczny obiekt, niekoniecznie materialny, ale dający się wyodrębnić pojęciowo (np. szkoła, sąd);

atrybutowym

– przyjmującym, że organizacja jest cechą pewnych zbiorowości (zorganizowaniem), a więc uznającym, że można stopniować poziom organizacji (zorganizowania) danych obiektów (np. można powiedzieć, że sekta religijna jest bardziej zorganizowana niż kolejka po zakupy);

czynnościowym

– zakładającym, że organizacja to proces organizowania, nieustanne wprowadzanie okreś­lonego porządku lub chaosu.

Barbara Czarniawska-Joerges (1992) definiuje organizację jako sieci kolektywnych działań, podejmowanych w celu zmieniania świata i życia ludzi.

Rysunek 2. Organizacja jako system składający się z czterech podsystemów

Źródło: Krzyżanowski (1999).

Często organizację określa się również poprzez stworzenie teoretycznego modelu, opisującego cechy wspólne dla wszystkich organizacji. Klasyczny model Leavitta (za: Krzyżanowski 1999) opisuje organizację jako pewien system składający się z czterech podsystemów (rysunek 2):

ludzi,

zadań,

technologii,

struktury.

Podstawową wadą podobnego modelu jest arbitralne uznanie czterech abstrakcyjnych kategorii za możliwe do rozłącznego rozróżnienia. Praktycznie trudno zdecydować, czy np. zatrudnienie inżyniera specjalisty należy wiązać przede wszystkim z ludźmi, czy z technologią, czy role menedżera wpasować należy w strukturę (władzy), czy w kategorię ludzi itd. (Krzyżanowski 1999).

Według Leszka Krzyżanowskiego (1999) wad tych pozwala uniknąć model Kasta i Rosenzweiga (za: Morgan 1986/1997), przedstawiony na rysunku 3.

Systemy zazębiają się częściowo i przenikają, nie są ściśle rozgraniczone. Każdy ma wpływ na pozostałe, stanowi też element większej całości. Nacisk położony jest również na działanie organizacji – model przedstawia „surowce” organizacji i uwzględnia jej wyniki, występuje także element sprzężenia zwrotnego.

Rysunek 3. Model Kasta i Rosenzweiga

Źródło: Morgan (1986/1997).

Model ten z kolei nie uwzględnia jednak, jak zauważa Leszka Krzyżanowski, czynnika natury. Ma też wszystkie wady i zalety tzw. podejścia systemowego, czyli patrzenia na organizacje jako na systemy w ogóle (możliwe są również inne podejścia, o których mowa będzie dalej). Oczywiście jednak wszelkie modele są umowne – uwypuklają pewne cechy kosztem innych, trafnie oddają pewne relacje, ale ukrywają pozostałe itd. Warto pamiętać, że jakość modelu zależy również w dużym stopniu od tego, do czego próbuje się go wykorzystać.

Oba przedstawione modele traktują organizację jako system. Jest to podejście bardzo powszechne i ma wiele zalet. Warto jednak zauważyć, że istnieją i inne sposoby traktowania organizacji, np. jako swego rodzaju kultury (Czarniawska-Joerges 1996) czy gry (Koźmiński, Zawiślak 1982; Crozier 1977/1982).

Przypisy

Rozdział 1

[1]

Prezentowana wypowiedź stanowi fragment opracowany na podstawie materiałów własnych: D. Latusek,

Rola zawodowa menedżera w korporacji międzynarodowej w Polsce

, Wydział Nauk Społecznych Uniwersytetu Wrocławskiego, Wrocław 2004, niepublikowana praca magisterska. Nazwy firm oraz nazwiska występujące w tekście są fikcyjne.

Koniec wersji demonstracyjnej