Polityka Rachunkowości w firmie 2024 z komentarzem do planu kont ebook

Redakcja

Autor: dr Katarzyna Trzpioła

Redaktor: Katarzyna Brzozowska

Wydawca: Barbara Plucińska

Korekta: Zespół

Projekt okładki: Piotr Fedorczyk

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

ISBN: 978-83-8344-373-7

Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2023

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel.: 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

e-mail: [email protected]

Wydanie X

Drukarnia: KRM Druk

Skład i łamanie: IGAWA Ireneusz Gawliński

„Polityka rachunkowości w firmie 2024 z komentarzem do planu kont” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów i odsprzedaż bez zgody wydawcy są zabronione. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. W związku z tym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Polityka rachunkowości w firmie 2024 z komentarzem do planu kont” wskazówek, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Wstęp

Pojęcie „polityka rachunkowości” w regulacjach polskiego prawa bilansowego funkcjonuje od początków transformacji gospodarki. Traktowane jest najczęściej jako jeden z obowiązkowych elementów księgowości, który trzeba opracować po to, by wypełnić wymogi ustawy o rachunkowości. Tymczasem poprzez politykę rachunkowości jednostka gospodarcza wybiera właściwe rozwiązanie spośród różnych alternatyw, na które pozwala prawo bilansowe. Jednostki mają do dyspozycji szerokie spektrum narzędzi polityki rachunkowości przy prezentacji sprawozdania finansowego, wiele uproszczeń, ale też rozwiązań, dzięki którym rzetelniej pokażą to, co realizują w swoich sprawozdaniach finansowych.

Ważne

Formułując politykę rachunkowości, trzeba mieć więc na uwadze całokształt działalności jednostki gospodarczej oraz jej indywidualną specyfikę.

Polityka rachunkowości jest więc zbiorem standardów rachunkowości, opinii, interpretacji, reguł oraz przepisów wykorzystywanych przez jednostki gospodarcze w ich sprawozdawczości finansowej, takich, które powinny być zindywidualizowane w ramach granic przewidzianych prawem. Polityka konkretnej jednostki obejmuje sposoby stosowania tych spośród zasad, które w ocenie kierownictwa jednostki są najbardziej odpowiednie w danych okolicznościach do przedstawienia rzetelnego obrazu kondycji finansowej, jej zmiany oraz rezultatów operacji gospodarczych, zgodnie z ogólnie akceptowanymi zasadami rachunkowości, które wobec tego zostały przyjęte do celów przygotowania sprawozdań finansowych. Jest to zatem dokument (bo musi być w formie pisemnej), który stanowi granicę dla systemu rachunkowości jednostki. Definiuje on, co jednostce wolno, a czego nie w zakresie rachunkowości. Istotne jest, aby kierownictwo jednostki rozumiało specyfikę tego narzędzia – wtedy stosowanie polityki rachunkowości przyczyni się do efektywnego wykorzystania i stosowania rachunkowości w jednostce, ale również może ulepszyć jej wydajność.

W publikacji zawarto najważniejsze wskazówki związane z elementem dokumentacji polityki rachunkowości, którym jest zakładowy plan kont. Opracowanie to może być przydatne zwłaszcza przy przygotowywaniu, wdrażaniu, aktualizowaniu oraz sprawdzaniu poprawności stosowanych w poszczególnych jednostkach rozwiązań w zakresie całości lub określonych fragmentów zakładowego planu kont.

W opracowaniu – poza typowymi tematami, które są regulowane w zasadach polityki rachunkowości – zostały zamieszczone stosowne komentarze objaśniające sposób dokonywania zapisów w obrębie poszczególnych kont.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych wszystkie jednostki są zobowiązane przestrzegać zasad określonych w ustawie o rachunkowości (dalej: uor) oraz w innych obowiązujących przepisach prawa. W konkretnej jednostce bezpośrednią podstawą prowadzenia rachunkowości nie może być jedynie uor, lecz akt prawny, którego przepisy są wprost do tej jednostki adresowane. Powinien on uwzględniać jej uwarunkowania oraz potrzeby, a równocześnie nie pozostawać w sprzeczności zarówno z przepisami uor, jak i z innymi przepisami prawa znajdującymi się na styku z rachunkowością, np. ustawami podatkowymi, Kodeksem spółek handlowych czy Prawem spółdzielczym itp. Takim aktem normatywnym, zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości, jest dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, którą powinna posiadać każda jednostka zobowiązana do stosowania przepisów uor.

Przypomnijmy, że dokumentacja polityki rachunkowości powinna obejmować głównie zasady dotyczące:

•określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

•przyjętych metod wyceny aktywów i pasywów, a także ustalania wyniku finansowego w ramach przewidzianego dla jednostki w ustawie prawa wyboru;

•sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, a w tym zwłaszcza:

a) zakładowego planu kont (ZPK), określającego:

– wykaz syntetycznych kont księgi głównej,

– przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, w tym np. komentarz do zapisów typowych operacji, korespondencję kont itp.,

– zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z syntetycznymi kontami księgi głównej,

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu tych ksiąg z zastosowaniem techniki komputerowej – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych w procesie przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z zastosowaniem komputerów – opisu systemu lub podsystemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, zależnie od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, a zwłaszcza metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, jak również określenie wersji oprogramowania i dat rozpoczęcia ich eksploatacji;

•opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych oraz innych dokumentów będących podstawą dokonanych zapisów w tych księgach.

Dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości ustala w formie pisemnej i aktualizuje – w miarę potrzeby – kierownik jednostki, co wynika z art. 10 ust. 3 uor.

Budując zakładowy plan kont, należy pamiętać o trzech bardzo istotnych przepisach uor. Muszą one być zawsze wzięte pod uwagę przy planowaniu technicznych rozwiązań księgowych. Po pierwsze, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 11 uor, ilekroć w ustawie jest mowa o przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości – tylekroć rozumie się przez to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Zakładowy plan kont musi uwzględniać przyjęte zasady związane z wyceną aktywów i pasywów, ustalaniem wyniku finansowego, sporządzaniem sprawozdań finansowych i uwzględnianiem innych potrzeb informacyjnych użytkowników systemu rachunkowości.

Po drugie, art. 4 ust. 1 uor wskazuje, że jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zatem zakładowy plan kont musi być tak skonstruowany, aby umożliwiał dostarczenie rzetelnych i wiernie odzwierciedlających stan faktyczny informacji.

Po trzecie, art. 8 ust. 1 uor przypomina, że określając zasady (politykę) rachunkowości, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. A zatem należy zadbać o odpowiednią szczegółowość poziomów gromadzenia danych i zapewnić elastyczność zakładowego planu kont, jeśli pojawi się potrzeba pozyskania innych nowych danych. Kierownicy jednostek powinni zastanowić się, czy uproszczenia nie przyniosą więcej szkody niż korzyści.

Tworząc politykę rachunkowości i jej dokumentację, warto pamiętać o możliwości wynikającej z art. 10 ust. 3 uor. W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości, a w przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego jednostki mogą stosować międzynarodowe standardy.

Stosowanie Krajowych Standardów Rachunkowości w sprawach nieuregulowanych przepisami o rachunkowości prowadzi do przyjęcia rozwiązań, które uznaje się za zapewniające rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Podkreślić należy, iż zgodnie z brzmieniem KSR jednostka, informując w sprawozdaniu finansowym o przyjętych przez siebie zasadach (polityce) rachunkowości potwierdza włączenie wszystkich dotyczących jej Krajowych Standardów Rachunkowości do tych zasad i ich stosowanie w sprawach nieuregulowanych przepisami o rachunkowości. Oznacza to, że nie jest właściwe powoływanie się na stosowanie Krajowych Standardów Rachunkowości i jednocześnie wybiórcze stosowanie niektórych Krajowych Standardów Rachunkowości lub ich części i niestosowanie innych.

Od 1 stycznia 2019r wprowadzono jednak zapis pkt 3.2.2.a. wskazujący że jednostka może również poinformować o włączeniu do przyjętych przez siebie zasad (polityki) rachunkowości tylko wybranych Krajowych Standardów Rachunkowości, co oznacza, że w sprawach nieregulowanych przepisami o rachunkowości stosuje wszystkie zapisy tych wybranych standardów. Nie jest właściwe powoływanie się na stosowanie wybranego Krajowego Standardu Rachunkowości i jednocześnie wybiórcze stosowanie jego postanowień. Nie ma potrzeby ujawnienia w sprawozdaniu finansowym faktu nieprzyjęcia Krajowych Standardów Rachunkowości do zasad (polityki) rachunkowości stosowanych przez jednostkę (KSR 7 pkt 3.2.4).

W myśl art. 10 ust. 3 ustawy w przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego jednostki mogą stosować MSR 1. Należy zauważyć, że prawo jednostki do stosowania MSR w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy jest warunkowe, gdyż w pierwszej kolejności jednostka powinna stosować Krajowe Standardy Rachunkowości, a staje się to możliwe wtedy, gdy kierownik jednostki podjął decyzję o włączeniu Krajowych Standardów Rachunkowości do przyjętych przez nią zasad (polityki) rachunkowości. Jednostki, które postanowiły nie stosować Krajowych Standardów Rachunkowości, nie mogą stwierdzać w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości, że w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy stosują MSR, gdyż byłoby to naruszeniem warunków prawa do stosowania MSR, określonych przez ustawodawcę w przywołanych przepisach ustawy.

Na dzień oddawania niniejszego opracowania do druku Komitet Standardów Rachunkowości przyjął 15 KSR oraz 7 stanowisk. Są one na bieżąco aktualizowane i uwzględniają zmiany w ustawie o rachunkowości. Jako najistotniejsze należy wskazać:

•KSR 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja”

•KSR 11 „Środki trwałe”

•KSR 13 „Koszt wytworzenia jako podstawa wyceny produktów”

•KSR 1 „Rachunek przepływów pieniężnych”

•KSR 2 „Podatek dochodowy”

•KSR 9 „Sprawozdanie z działalności”

•KSR 14 „Kontynuacja działalności oraz rachunkowość jednostek przy braku kontynuowania działalności”.

Może się zdarzyć, że dane zagadnienie nie zostało uregulowane we wszystkich trzech źródłach. Wtedy można zastosować rozwiązania ustalone we własnym zakresie, jednak nie w sposób dowolny, lecz mając na względzie potrzeby jednostki.

Zauważyć też należy, iż w związku z nowelizacją ustawy o rachunkowości z 23 lipca 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 1333) przewidziano możliwość odstępstw od stosowania niektórych przepisów uor. W wyjątkowych przypadkach, gdy zastosowanie danego przepisu ustawy nie zapewniałoby rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, jednostka ma prawo odstąpić od zastosowania takiego przepisu. Jednocześnie jednostka powinna ujawnić ten fakt w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego wraz ze stosownym uzasadnieniem oraz określeniem wpływu na sytuację majątkową i finansową jednostki oraz wynik finansowy.

W stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie zasady rzetelnego i jasnego obrazu w realizacji przepisów art. 4 ust. 1 oraz ust. 1a i 1b ustawy o rachunkowości (Dz.Urz. Min. Fin. z 2018 r. poz. 7) podkreślono, iż w niezwykle rzadkich, wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach, z uwagi na niepowtarzalne właściwości jednostki lub szczególne okoliczności bądź cechy zawartej transakcji, dla przedstawienia w sprawozdaniu finansowym rzetelnego i jasnego obrazu może być konieczne odstąpienie od zastosowania określonego rozwiązania zawartego w ustawie. Przewiduje to art. 4 ust. 1b ustawy. W takim przypadku kierownik jednostki dokłada starań, aby przyjęte przez niego odmienne rozwiązanie (spośród alternatywnie rozważanych) w jak najmniejszym stopniu odbiegało od określonego w ustawie lub w przepisach wykonawczych do niej. Zastosowanie art. 4 ust. 1b ustawy następuje wyłącznie wtedy, gdy kwestie będące przedmiotem odstępstwa mają istotne znaczenie dla przedstawienia rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji jednostki. Te niezwykle rzadkie, wyjątkowe przypadki (okoliczności, transakcje) to sytua­cje, których ustawodawca nie był w stanie przewidzieć w toku procesu legislacyjnego lub które są tak złożone, iż niemożliwe było ustalenie dla nich regulacji dających odpowiednie i wystarczające wytyczne ich ujęcia, stąd możliwe było ustalenie tylko ogólnych zasad. 

Będą to sytuacje niezwykle rzadkie, gdy specyfika działalności jednostki uzasadnia odstąpienie od powszechnie stosowanych reguł. Okoliczności odstąpienia od stosowania zasad rachunkowości opisuje przyjęte przez Komitet Standardów Rachunkowości stanowisko „w sprawie zasady rzetelnego i jasnego obrazu w realizacji przepisów art. 4 ust. 1 oraz ust. 1a i 1b ustawy o rachunkowości”.

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby regulacje w zakresie wyboru rozwiązań dotyczących prowadzenia rachunkowości nie pozostawały z nią w sprzeczności oraz były dostosowane do potrzeb jednostki. Przede wszystkim powinny zapewniać rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych i poprawne opracowanie sprawozdania finansowego.

Nie każde zdarzenie wymaga szczegółowego ujęcia i opisania w dokumentacji polityki rachunkowości – musi być w niej jednak zawarta ogólna reguła, która pozwoli ująć nowe zdarzenie.

Wskazówki dotyczące ujęcia zdarzeń wynikających z COVID-19

Przepisy kolejnych tarcz antykryzysowych wprowadziły szereg rozwiązań mających pomóc różnym grupom przedsiębiorców przetrwać kryzys. Pomoc ta musi być odpowiednio ujmowania w księgach rachunkowych.

Formalnie w maju został odwołany stan pandemii, ale jednsotki nie powinny wyłączać z dokumentacji polityki rachunkowości rozwiązań dotyczących skutków COVID. Nie chodzi tylko tu o to, że sytuacja może się powtórzyć, ale przede wszystkim o to, iż rozwiązania wypracowane w związku z pandemią mogą być wykorzystane przy innych incydentalnych sytuacjach, z jakimi w działalności jednostki mogą się spotkać. Ponadto wiele podmiotów jeszcze rozlicza skutki rozwiązań tarcz antycovidowych.

Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.) przewiduje możliwość uzyskania dofinansowania (tzw. subwencja) ze środków, których dysponentem jest Polski Fundusz Rozwoju.

Kwoty z PFR są czasowym dofinansowaniem. Należy je zatem ujmować jako pożyczki – długoterminowe, jeśli zwrot ma nastąpić w terminie dłuższym niż 12 miesięcy (potem w bilansie będą przekwalifikowane na krótkoterminowe, bo zwrot nastąpi przed upływem 12 miesięcy od dnia bilansowego).

•Wn Rachunek bankowy

•Ma Kredyty i pożyczki – dofinansowanie z PFR

Ministerstwo Finansów w opublikowanym 4 czerwca 2020 r. wyjaśnieniu wskazało, iż subwencja ta powinna być ewidencjonowana jak pożyczka. Z tego względu na moment jej otrzymania wprowadza się ją do ksiąg jako zobowiązanie wobec PFR. Natomiast w bilansie podlega ona wykazaniu po stronie pasywów jako zobowiązanie z tytułu kredytów i pożyczek – odpowiednio jako długo – i krótkoterminowe według terminu wymagalności. Przykładowo, gdy bilans jest sporządzany według wzoru z załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, wartość otrzymanej subwencji przedstawia się w pozycji:

•B.II.3 lit. a) jako „Zobowiązania długoterminowe (wobec pozostałych jednostek) – kredyty i pożyczki” – gdy termin wymagalności wynosi powyżej 12 miesięcy od dnia bilansowego,

•B.III.3 lit. a) jako „Zobowiązania krótkoterminowe (wobec pozostałych jednostek) – kredyty i pożyczki” – gdy termin wymagalności wynosi do 12 miesięcy od dnia bilansowego.

W załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości (dla jednostek mikro) w pozycji B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania. Natomiast w załączniku nr 5 do ustawy o rachunkowości (dla jednostek małych) według terminu wymagalności, tj.:

•jako zobowiązania długoterminowe/z tytułu kredytów i pożyczek – w pozycji: B.II. – jeżeli termin wymagalności wynosi powyżej 12 miesięcy od dnia bilansowego,

•jako zobowiązania krótkoterminowe – w pozycji B. III. a. – jeżeli termin wymagalności wynosi do 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Resort finansów rekomenduje ponadto, aby z racji tego, że subwencja finansowa ma charakter incydentalny o potencjalnie istotnej wartości, rozszerzyć zakres informacyjny bilansu i zaprezentować zobowiązanie z tytułu subwencji jako pozycję uszczegóławiającą do kredytów i pożyczek. Ministerstwo zaproponowało również, aby z uwagi na potencjalnie istotny wpływ informacji o kwocie bezwarunkowego zwrotu otrzymanej subwencji oraz kwocie ewentualnego umorzenia na ocenę sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki ujawnić wzmiankę na ten temat w informacji dodatkowej.

Jeśli taka subwencja zostanie umorzona, to dopiero wtedy zostanie rozpoznany przychód z tego tytułu jako pozostały przychód operacyjny.

•Wn Kredyty i pożyczki – dofinansowanie z PFR

•Ma Pozostałe przychody operacyjne

Także otrzymana przez mikroprzedsiębiorcę pożyczka ze środków Funduszu Pracy (przekazana w celu przeciwdziałania negatywnym skutkom COVID-19, czyli pomoc na podstawie art. 15zzd ustawy o COVID-19) spełnia definicję zobowiązań określoną w art. 3 ust. 1 pkt 20 ustawy o rachunkowości. W księgach rachunkowych pożyczkę tę należy ująć na koncie przeznaczonym do ewidencjonowania zobowiązań z tytułu otrzymanych pożyczek (rozwiązanie w tym zakresie powinno być opisane w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości). W przypadku umorzenia ww. pożyczki, w księgach rachunkowych nastąpi odpisanie zobowiązania z tytułu otrzymanej pożyczki na zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych, w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości.

Co istotne, kwoty umorzone zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych bez względu na to, na co zostały wydatkowane środki pieniężne.

Przepisy art. 31zo ustawy z 2 marca 2020 r. przewidują, iż na wniosek płatnika składek, o którym mowa w art. 4 pkt 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanego dalej „płatnikiem składek”, zwalnia się z obowiązku opłacania nieopłaconych składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie zdrowotne, na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych lub Fundusz Emerytur Pomostowych, należnych od 1 marca 2020 r. do 31 maja 2020 r., za osoby prowadzące pozarolniczą działalność i osoby z nimi współpracujące, za pracowników oraz za osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia, innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z ustawą z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, i osoby z nimi współpracujące, zwane dalej „zwolnieniem z tytułu nieopłaconych składek”.

Zwolnienie to z tytułu nieopłaconych składek przysługuje warunkowo i stosowane będzie, jeżeli płatnik składek:

1) Jest osobą prowadzącą pozarolniczą działalność, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych lub w innych przepisach odrębnych;

2) wykonywał działalność przed 1 lutego 2020 r.;

3) jest mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców;

4) nie korzystał z innych form pomocy dla przedsiębiorców przewidzianych w art. 15g oraz art. 15zq ustawy z 2 marca 2020 r.;

5) osiągnął przychód z prowadzenia pozarolniczej działalności uzyskany w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w którym został złożony wniosek o zwolnienie z tytułu nieopłaconych składek nie wyższy niż 300% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej w 2020 r. – w przypadku osoby prowadzącej pozarolniczą działalność zobowiązanej do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenia.

Wartość umorzonych składek należy ująć po stronie pracodawcy jako pozostały przychód operacyjny.

•Wn Rozrachunki z ZUS

•Ma Pozostałe przychody operacyjne – umorzone składki ZUS COVID

Chyba najwygodniej wprowadzić konta analityczne do pozostałych przychodów operacyjnych, na których te składki umarzane będą ujmowane i potem tę wartość odejmować od kosztów uzyskania przychodów.

Otrzymane dofinansowanie do części kosztów wynagrodzeń pracowników oraz należnych od tych wynagrodzeń składek na ubezpieczenia społeczne spełnia definicję przychodów określoną w art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości. Chodzi tu o dofinansowanie do części kosztów wynagrodzeń pracowników wypłacanych przez przedsiębiorstwa (mikro-, małe i średnie) oraz należnych od tych wynagrodzeń składek na ubezpieczenia społeczne, o ile przedsiębiorstwa te odnotowały spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 na podstawie art. 15zzb ust. 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374, 567, 568 i 695).

Z uwagi na fakt, iż powyższe dofinasowanie otrzymują jednostki, które w następstwie wystąpienia COVID-19 odnotowały spadek obrotów gospodarczych, dofinasowanie to pośrednio związane jest z działalnością operacyjną tych jednostek.

W związku z powyższym równowartość otrzymanych środków pieniężnych z tytułu tego dofinansowania wskazane jest odnieść na zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych, w rozumieniu art. 3 ust.1 pkt 32 ustawy o rachunkowości.

Należy je ująć zapisem:

Wpływ środków

•Wn Rachunek bankowy

•Ma Pozostałe rozrachunki

Ujęcie przychodu

•Wn Pozostałe rozrachunki

•Ma Pozostałe przychody operacyjne

Analogicznie należy ująć dofinansowanie ze środków FGŚP do wynagrodzeń pracowników objętych przestojem ekonomicznym albo obniżonym wymiarem czasu pracy w następstwie wystąpienia COVID-19 oraz środków na opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne pracowników należnych od pracodawcy, czyli dofinansowanie na podstawie art. 15g ust. 1 i 2 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374, 567, 568 i 695).

Przepisy tarcz przewidywały też ulgę w zakresie podatku od nieruchomości, o ile sytuacja finansowa przedsiębiorstwa pogorszyła się wskutek epidemii COVID-19 i gmina uchwaliła zwolnienie z tego podatku Jest to zwolnienie z podatku od nieruchomości na podstawie art. 15p ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374, 567, 568 i 695). Tu, jak wskazało Ministerstwo Finansów, jednostka, która złożyła deklarację na podatek od nieruchomości DN-1 za 2021 r. i następnie została objęta postanowieniami uchwały rady gminy wprowadzającej zwolnienie z podatku od nieruchomości, powinna w księgach rachunkowych zmniejszyć zobowiązanie z tytułu tego podatku.

Biorąc pod uwagę fakt, iż powyższe zwolnienie jest skutkiem działań państwa będących pomocą skierowaną do jednostek prowadzących działalność gospodarczą w trakcie trwania COVID-19, powinno być ono zaklasyfikowane jako przychód jednostki, bowiem zmniejszenie zobowiązania spowoduje uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli (art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości). Zmniejszenie zobowiązania z tytułu podatku od nieruchomości jest zdarzeniem pośrednio związanym z działalnością operacyjną jednostki, zatem w myśl art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości wskazane jest odniesienie równowartości zmniejszenia tego zobowiązania w korespondencji z pozostałymi przychodami operacyjnymi.

Ujęcie skutków wojny w Ukrainie

Wojna za naszą wschodnią granicą i będący jej efektem kryzys mogą na różne sposoby oddziaływać na podmioty. Muszą one rozważyć, iż zdarzenia te mogą powodować takie skutki jak:

•utratę rynku, kluczowych klientów, zmiany w potrzebach popytowych,

•niedobory siły roboczej,

•zmiany cen surowców i energii,

•kary z tytułu niedotrzymania umów,

•duże zmiany kursów walut,

•wysoką inflację,

•zmiany w posiadanych aktywach wykorzystywanych do generowania przepływów pieniężnych (np. przez zniszczenia wojenne czy nacjonalizację),

•oddziaływanie sankcji na procesy sprzedaży, zakupu, magazynowania czy też na możliwości płatnicze kontrahentów,

•problemy wynikające z przerwanych łańcuchów dostaw (braki surowców, konieczność wprowadzenia substytutów, innych źródeł dostaw, innych środków transportu),

•zwiększona niepewność szacunków (na przykład opartych na zmiennych stopach procentowych), spowodowana np. wzrostem stóp procentowych, inflacji czy też wysoką zmiennością kursów walutowych,

•zwiększoną koszty kredytowania oraz zwiększone ryzyko kredytowe, m.in. związane z niedotrzymaniem kowenantów na skutek pogorszenia sytuacji makroekonomicznej,

•zmiany w wypłacalności badanej jednostki, zatory płatnicze.

Powyższe skutki niosą za sobą koszty w ramach bieżącej działalności jednostki. Koszty te mają różny charakter. Jednostki, które aktywnie włączają się w pomoc związaną z działaniami będącymi skutkami rosyjskiej agresji, mogą ujmować koszty prowadzonych działań na dwa sposoby.

Po pierwsze w sytuacji gdy jednostka prowadzi te działania dodatkowo, mają one pośredni związek z prowadzoną statutową działalnością podmiotu, to ujmuje koszty tych aktywności jako pozostałe koszty operacyjne. Podobnie będzie, jeśli te działania były albo w przyszłości będą miały prawdopodobnie charakter okazjonalny, incydentalny.

Przykład

Jednostka planuje w miarę wolnych środków przekazywać darowizny na rzecz dzieci uchodźców z Ukrainy. Ze względu na pośredni związek darowizn z działalnością podstawową jednostki będą one stanowiły „Pozostałe koszty operacyjne”.

Po drugie jednostki mogą wpisać działania związane ze wspieraniem Ukrainy, jej obywateli w swoją rutynową działalność. Może się tak dziać, jeśli kierownictwo w ramach budowania społecznych relacji, tzw. społecznej odpowiedzialności biznesu, postanowiło w sposób regularny, przemyślany i konsekwentny prowadzić działania w tym obszarze. Wtedy jednostka powinna koszty z nimi związane ujmować jako koszty działalności podstawowej w szczególności zarządu (w ramach układu kalkulacyjnego) i właściwe koszty wg rodzaju.

Przykład

Zarząd spółki akcyjnej postanowił, iż będzie przyjmował do pracy i szkolił kobiety, które przybyły do Polski po 24 lutego 2022. W trakcie 2022 roku jednostka przyjmowała regularnie do pracy takie osoby i zarząd spółki ma zamiar kontynuować dalej ww. działalność. Spółka będzie ujmowała koszty szkoleń jako koszty działalności operacyjnej (wg rodzaju Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, koszty produkcji pośrednie w układzie kalkulacyjnym). Z kolei koszty akcji informacyjnych, w których kładzie się nacisk na to, iż firma zatrudnia pracownice z Ukrainy i udziela im wsparcia, to koszty usług obcych i zarządu. Są to w tym wypadku koszty tzw. społecznej odpowiedzialności biznesu.

Jeśli jednostka uzyskuje przychody, które są pochodną sytuacji za wschodnią granicą, to przychody te jako pośrednio związane z działalnością jednostki są ujmowane jako pozostałe przychody operacyjne.

Ujęcie skutków kryzysu ekonomicznego

Koniec 2022 roku doświadczył wiele firm w związku ze wzrostem cen surowców, energii, paliw. Takie wzrosty cen są niestety wpisane w ryzyko prowadzenia działalności – przełożą się zatem bezpośrednio na wartość poszczególnych tytułów kosztów wg rodzaju i kosztów układu kalkulacyjnego, na których jednostka ujmuje zużycie zasobów, których ceny wzrosły.

Jeśli jednostka otrzyma wsparcie wynikające ze skutków kryzysu, to powinna rozważyć, czy wsparcie to jest dofinansowaniem do cen sprzedawanych produktów i usług. Jeśli tak, to ujmuje otrzymywane środki jako przychody ze sprzedaży. Jeśli na przykład jednostka prowadząca działalność polegającą na produkcji ciepła otrzymała dofinansowanie do ceny sprzedawanych jednostek ciepła, to ujmuje je

•Wn Pozostałe rozrachunki – podmiot dotujący

•Ma Przychody ze sprzedaży

Z kolei, jeśli otrzymane wsparcie nie przekłada się bezpośrednio na cenę sprzedawanego dobra lub usługi, należy ujmować je jako pozostałe przychody operacyjne. Na przykład, jeśli piekarnia otrzyma rekompensatę z tytułu wzrostu energii za poprzedni miesiąc, to ujmuje ją

•Wn Pozostałe rozrachunki – podmiot dotujący

•Ma Pozostałe przychody operacyjne

Tu oczywiście wskazać można, iż dzięki otrzymanemu dofinansowaniu produkcja pieczywa w kolejnym miesiącu będzie tańsza, ale podkreślić należy, iż wartość otrzymanego wsparcia nie dotyczy tego, ile pieczywa wyprodukowano, tylko ma odgórnie wyznaczoną wartość.

Rozdział I. Zakres zagadnień przyjętych w polityce rachunkowości

Na SZARO wskazano obszary, które trzeba zindywidualizować

Zgodnie z art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U z 2023 poz. 120 ze zm., dalej: uor) ustala się następujące zasady rachunkowości, obowiązujące w przedsiębiorstwie od 1 stycznia 20XX r.

Zasadniczym celem przedstawionych niżej zasad jest obowiązek stosowania rozwiązań przewidzianych w ustawie o rachunkowości oraz umożliwienie osiągnięcia niżej wymienionych celów:

•rzetelnego i prawidłowego ustalenia oraz jasnego odzwierciedlenia stanu majątkowego i finansowego spółki,

•prawidłowego ustalenia wyniku finansowego i rentowności,

•sporządzenia prawidłowych sprawozdań finansowych,

•ustalenia podstaw do rozliczeń z tytułu podatków, opłat, składek itp.

•prawidłowego ustalenia stanów rozliczeń z kontrahentami,

•stworzenia skutecznej kontroli wewnętrznej dokonywanych operacji gospodarczych.

Wszelkie zmiany dotyczące ustalonych zasad wymagają formy pisemnej.

Przyjęta do stosowania dokumentacja dotycząca zasad prowadzenia rachunkowości obejmuje:

•Wykaz kont księgi głównej i kont pomocniczych oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych.

•Ogólne zasady klasyfikacji i ujmowania w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych.

•Zasady wyceny aktywów i pasywów.

•Zasady i terminy przeprowadzania inwentaryzacji.

•Ustalenie rodzajów dowodów księgowych oraz wymogów stawianych dowodom księgowym.

•Zasady dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych.

•Zasady kwalifikowania składników majątkowych do środków trwałych i zasady ich umarzania.

•Zasady ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych.

•Zasady ewidencji, rozliczania i kalkulacji kosztów.

•Opis zasad ustalania wyniku finansowego.

•Sporządzanie, zatwierdzanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych.

•Ogólne zasady funkcjonowania programu komputerowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

•Opis stosowanych zasad ochrony danych, programów i sprzętu informatycznego.

Polityka rachunkowości uwzględnia w szczególności przedmiot działalności spółki, tj.: zagospodarowanie i sprzedaż nieruchomości, kupno i sprzedaż nieruchomości na własny rachunek, wynajem nieruchomości na własny rachunek, zarządzanie nieruchomościami na zlecenie.

1. Księgi rachunkowe

1.1. Miejsce, czas oraz technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe są prowadzone w …..

albo

Prowadzenie ksiąg rachunkowych powierzono podmiotowi uprawnionemu do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jest nim ……..

(podać adres siedziby lub wskazać inne miejsce lub podmiot prowadzący usługowo księgi jednostki)

Rokiem obrotowym jest okres kolejnych dwunastu miesięcy kalendarzowych rozpoczynający się np. 1 stycznia.

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej, zgodnie z postanowieniami art. 9 i art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Księgi rachunkowe otwierane są na początek każdego roku obrotowego, a zamykane na dzień kończący rok obrotowy.

W skład roku obrotowego wchodzą śródroczne okresy sprawozdawcze, którymi są kolejne miesiące kalendarzowe.

Księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu komputera z wykorzystaniem oprogramowania wspomagającego ich prowadzenie. Program komputerowy zabezpiecza powiązanie poszczególnych zbiorów stanowiących księgi rachunkowe w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dziennik umożliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Ewidencja księgowa na kontach księgi głównej spełnia podstawowe zasady:

•zasadę podwójnego księgowania,

•systematycznego i chronologicznego prowadzenia ewidencji na kontach księgi głównej,

•odnośnie do zapisów w dzienniku – zapewnia chronologiczne ujęcie wszystkich zdarzeń, kolejną numerację, ciągłość liczenia sum zapisów i umożliwienie jednoznacznego powiązania ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,

•zapisy w księgach powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.

1.2. Podstawa zapisów w księgach rachunkowych i korekta błędów

Księgi rachunkowe SPÓŁKI powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone rzetelnie, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletne i poprawnie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

•Udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.

•Zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów umożliwiających sporządzenie sprawozdania finansowego i innych sprawozdań, w tym podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

•W związku z prowadzeniem ksiąg rachunkowych za pomocą komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych.

•Zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających bez względu na stosowaną technikę na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów w księgach rachunkowych.

Księgi rachunkowe SPÓŁKI uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli spełniają trzy podstawowe kryteria:

•Pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w obowiązującym terminie sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych.

•Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej na poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym.

•Ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

SPÓŁKA dopuszcza poprawianie błędów stwierdzonych w zapisach przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie na niej daty – poprawki takie muszą być dokonane przed zamknięciem miesiąca lub przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu okresu sprawozdawczego dozwolone są tylko korekty za pomocą dowodu korygującego błędy również tylko zapisami dodatnimi albo ujemnymi.

1.3. Dowody księgowe

1.3.1. Cechy dowodu księgowego

SPÓŁKA za podstawę zapisów w księgach rachunkowych przyjmuje, że są to dowody wymienione w ustawie o rachunkowości (art. 20 ust. 2 i 3) zawierające co najmniej dane określone w art. 21 tej ustawy.

Dowód księgowy powinien zawierać:

•Określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny.

•Określenie stron dokonujących operację.

•Opis operacji oraz jej wartość.

•Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.

•Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu dekretacji, a także podpis osoby odpowiedzialnej za to wskazanie.

Można zaniechać zamieszczania dekretacji i podpisów, jeżeli dane operacje gospodarcze wynikają z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Wartość na dowodzie może być pominięta, jeżeli w toku przetwarzania danych wyrażonych jednostkach naturalnych następuje ich wycena potwierdzona stosownym wydrukiem.

Dowód księgowy opiewający w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie tych walut, a wykonanie przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika majątkowego aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo jest dowodem zastępczym, podpisy osób mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów sporządzonych w języku obcym.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych zezwala się na udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji i zatwierdzonych przez głównego księgowego oraz zarząd spółki.

Dotyczy to następujących operacji gospodarczych:

•Usług obcych, na które nie otrzymano dowodów źródłowych.

•Opłat, na które nie otrzymano decyzji właściwych organów.

•Opłat skarbowych, pocztowych, na które nie otrzymano dowodów wpłat.

Zastępcze dowody księgowe – oświadczenia powinny w każdym przypadku zawierać następujące dane:

•Datę dokonania operacji gospodarczych.

•Datę wystawienia dowodu.

•Cel poniesienia wydatku.

•Przedmiot i wartość operacji gospodarczych przy zakupie (z zastrzeżeniem, że przedmiotem nie mogą być zakupy opodatkowane VAT), rodzaj składników majątkowych i cena jednostkowa.

•Podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku, i podpis kierownika jednostki zatwierdzającego ten wydatek.

•Inne niezbędne informacje potwierdzające rzetelność i wiarygodność operacji gospodarczych.

1.3.2. Kontrola dowodów księgowych

Zarząd SPÓŁKI wprowadza kontrolę dowodów księgowych. Obejmuje się je kontrolą merytoryczną, formalną i rachunkową, której celem jest sprawdzenie legalności, rzetelności i prawidłowości zdarzeń oraz operacji gospodarczych wyrażonych w tych dowodach.

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dokumencie są zgodne z zamówieniem, umową, zleceniem i obowiązującymi przepisami, oraz sprawdzeniu, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza jest celowa z punktu widzenia ekonomicznego jednostki.

Kontrola merytoryczna dokonywana jest przez:

•Pracownika SPÓŁKI w zakresie celowości zdarzenia, jakie dokumentuje dowód księgowy oraz prawidłowości merytorycznej.

•Osobę upoważnioną do wprowadzenia danych do ksiąg rachunkowych w zakresie poprawności udokumentowania zdarzenia pod względem zgodności z przepisami prawa.

Kontrola formalna polega na stwierdzeniu zgodności formy i elementów dokumentu w szczególności zgodności z wymogami wobec dowodów księgowych określonymi w art. 20, 21 i 22 uor oraz przepisach dotyczących podatku od towarów i usług (VAT). Kontroli dokonuje osoba upoważniona do wprowadzenia dokumentu do ksiąg rachunkowych.

Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności arytmetycznej danych sprawozdawczych oraz sposobu ujęcia w księgach (dekretacja), jak też potwierdzeniu wykonania tej czynności podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dekretacja na dokumentach księgowych wskazująca sposób ujęcia w księgach może nastąpić odręcznie lub automatycznie, w przypadku gdy dany rodzaj dowodu jest zawarty w dowodzie księgowym. Osoby sprawdzające dowód księgowy powinny na znak wykonania tych czynności zamieścić swoje podpisy na dowodzie.

1.3.3. Dekretacja dowodów księgowych

Każdy dowód podlegający ujęciu w księgach rachunkowych po sprawdzeniu powinien zostać zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych przez uprawnioną osobę. Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu polega na wskazaniu miesiąca, w którym dokument powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych, oraz kont, na których operacja powinna zostać zaksięgowana.

Nie ma potrzeby umieszczania tych danych, jeśli dowód księgowy jest przygotowywany za pomocą komputera, a technika przetwarzania danych wskazuje jednoznacznie sposób księgowania tego rodzaju dowodów.

Nie wymaga się umieszczania dekretów na dowodach księgowych bezpośrednio przekazywanych z modułów sprzedażowych, jeśli zapewniona zostaje integralność zapisów w systemie finansowo-księgowym i sprzedażowym, a faktury sprzedaży ujmowane są w module FK wg ich numerów danych w module sprzedażowym.

Ponadto w szczególności nie wymaga się umieszczania dekretów na następujących typach dowodów:

•wyciągi bankowe,

•przyjęcia z zewnątrz PZ,

•wydania na zewnątrz WZ,

•przesunięcia magazynowe (MM),

•innych dokumentach, w przypadku których sposób przetwarzania danych zapewnia automatyczne powiązanie dokumentu źródłowego z zapisem w systemie informatycznym, a ujęcie ich na określonych kontach następuje wg pewnego algorytmu, który jest stały i powtarzalny w obrębie danego typu dokumentu.

Kierownik jednostki zarządza konieczność umieszczania danych dotyczących rodzaju kosztu i rodzaju projektu, którego ten koszt dotyczy na każdym dokumencie potwierdzającym poniesienie nakładów kosztowych. Osobą odpowiedzialną za umieszczenie tych informacji jest pracownik SPÓŁKI bądź bezpośrednio odpowiedzialny za poniesienie tego kosztu lub osoba przez niego wskazana.

2. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości

2.1. Nadrzędne zasady rachunkowości

Obowiązkiem SPÓŁKI jest prowadzenie rachunkowości według podstawowych (nadrzędnych) zasad w celu jasnego i rzetelnego przedstawienia obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku spółki. W związku z powyższym wprowadza się nadrzędne zasady rachunkowości:

2.1.1. Zasada rzetelnego obrazu (wiarygodności)

Spółka jest zobowiązana stosować określone ustawą zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

2.1.2. Zasada przewagi treści nad formą

Zasada przewagi treści nad formą oznacza, że sprawozdanie finansowe powinno przedstawiać informacje odzwierciedlające ekonomiczną treść zdarzeń i transakcji, a nie tylko ich formę prawną.

2.1.3. Zasada ciągłości

Przyjmuje się założenie ciągłości w formie jednolitej długości okresu sprawozdawczego, powiązania bilansu zamknięcia z bilansem otwarcia, ciągłości przyjętych zasad wyceny aktywów i pasywów, kwalifikacji, prezentacji oraz metod zaliczania przychodów i rozliczania kosztów zapewniających porównywalność informacji finansowych za kolejne lata obrotowe. Zmiana dotychczas stosowanych zasad na inne przewidziane w ustawie wymaga podania w informacji dodatkowej uzasadnienia, wpływu na wynik finansowy, przeliczenia pozycji sprawozdania finansowego roku poprzedzającego według zasad roku, w którym dokonano zmiany w celu uzyskania porównywalności.

2.1.4. Zasada memoriału

W księgach rachunkowych SPÓŁKI należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz przychody oraz obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Koszty dotyczące danego okresu są to koszty poniesione oraz koszty, które zostaną poniesione w następnych okresach, jeżeli dotyczą danego okresu.

Przez związek kosztów z przychodami danego roku należy rozumieć powiązanie w sposób bezpośredni z konkretnym przychodem tego roku lub w sposób pośredni z ogółem przychodów, co oznacza, że w przyszłości nie będzie można tych kosztów przyporządkować do konkretnego przychodu. Koszty te obciążą wynik finansowy okresu, w którym zostały poniesione.

2.1.5. Zasada współmierności

W celu zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów zaliczane będą koszty przypadające na ten okres sprawozdawczy, mimo że jeszcze nie zostały poniesione. Z kolei przychody lub koszty dotyczące przyszłych okresów zostaną ujęte drugostronnie w aktywach bilansu. Zasada obowiązuje w zakresie kosztów dotyczących ich przychodów ze sprzedaży produktów oraz towarów, a także operacji finansowych. Nie dotyczy kosztów ogólnego zarządu i handlowych – jako zależnych tylko od upływu czasu – oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych, jak też zysków i strat nadzwyczajnych. Pozostałe przychody i koszty operacyjne oraz zyski i straty nadzwyczajne uznaje się za powstałe w momencie realizacji lub uzyskania pewności, że realizacja nastąpi. Natomiast pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne – w momencie powzięcia informacji o ich poniesieniu.

2.1.6. Zasada kontynuacji działania

Zasada kontynuacji działania zakłada, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, jeżeli nie jest to niezgodne z przepisami prawa lub rzeczywistością gospodarczą. Przyjęcie takiego założenia uzasadnia wycenę posiadanych zasobów i ich stopniowego zużycia na podstawie faktycznie poniesionych kosztów (zasada kosztu historycznego). Kierownik SPÓŁKI jest odpowiedzialny za uzasadnienie założenia kontynuacji działalności.

2.1.7. Zasada ostrożności

Poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się, stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie ceny lub koszty niezbędne do ich wytworzenia, z zachowaniem zasady ostrożności. W tym celu należy w wyniku finansowym spółki uwzględnić:

•Zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również dokonane odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe.

•Wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne.

•Wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne.

•Rezerwy na znane spółce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.

Zdarzenia należy uwzględnić także wtedy, gdy zostaną ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych.

2.1.8. Zasada istotności

Przyjęta przez SPÓŁKĘ polityka rachunkowości zapewnia wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego przy zachowaniu zasady ostrożności.

Istotność zależy od kwoty i charakteru pozycji ocenianych w konkretnych okolicznościach. Podejmując decyzję o tym, czy dana pozycja lub pozycje zagregowane są istotne, charakter i rozmiary pozycji oceniać należy łącznie.

2.1.9. Zasada podwójnego zapisu

Każda operacja wyrażana wartościowo ma być rejestrowana w księgach rachunkowych co najmniej na dwóch kontach po przeciwstawnych stronach tych kont, tzn. po stronie Wn jednego konta i równocześnie po stronie Ma konta przeciwstawnego z zachowaniem równowartości kwot po obu stronach.

2.1.10. Zasada kompletności i chronologii zapisów

W księgach rachunkowych SPÓŁKI ma być zapewniona kompletność ujęcia operacji gospodarczych zarówno w porządku chronologicznym, jak i systematycznym, z tym że poszczególne operacje mają być ujęte w okresach sprawozdawczych, których dotyczą.

Zapisy dokonane w księgach rachunkowych uważa się za kompletne, jeżeli wszystkie operacje dokonane w danym okresie sprawozdawczym (miesiącu sprawozdawczym) zostaną ujęte w księgach rachunkowych tego okresu.

W celu zapewnienia kompletności zapisów księgowych operacje gospodarcze o charakterze ciągłym, powtarzające się należy dzielić i ujmować co najmniej w okresach miesięcznych (oddzielnie każdy miesiąc). Dotyczy to także operacji księgowanych na podstawie dowodów zbiorczych (raportów, zestawień), w których ujmuje się kolejno następujące po sobie operacje – w sposób zapewniający ich księgowanie w miesiącu, którego dotyczą. Obowiązek zapisów chronologicznych uważa się za spełniony, jeżeli operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych w kolejności następowania po sobie zdarzeń, procesów i zjawisk, na podstawie których wprowadzono je do ksiąg rachunkowych.

2.2.Błąd wpływający na jakość sprawozdania finansowego

Błąd istotny (podstawowy) to błąd, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego sporządzonego i zatwierdzonego w poprzednich okresach za spełniające wymagania prawidłowości, rzetelności i jasności odnosi się na kapitał własny jako zysk (strata) z lat ubiegłych. Korekty pozostałych błędów wpływają na wynik roku bieżącego.

Nie stanowią błędu istotnego:

•Skutki zdarzeń, które nie wpływały istotnie na dane wykazane w sprawozdaniach finansowych za lata ubiegłe i wobec tego nie podważały wiarygodności tych sprawozdań (konieczne jest łączne rozpatrywanie ogółu błędów, których kumulacja może zniekształcić sprawozdanie finansowe).

•Skutki ustawowych lub dokonanych przez jednostkę zmian zasad (polityki) rachunkowości, z wyjątkiem gdy przepisy wprowadzające zmiany przewidują odniesienie wywołanych tym skutków na kapitał własny.

•Skutki zmian szacunków, jak na przykład stawek amortyzacyjnych, wysokości odpisów aktualizujących lub rezerw.

•Skutki zdarzeń, które do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego – mimo dołożenia należytych starań – nie mogły być jednostce znane.

Ujawnienie błędu istotnego wymaga uwzględnienia w rozliczeniach podatku dochodowego za lata podatkowe, w których błędnie ustalono wynik, a tym samym podstawę opodatkowania.

3. Opis stosowanych metod wyceny aktywów i pasywów

3.1. Podstawowe kategorie wyceny (definicje)

Do wyceny aktywów i pasywów stosuje się następujące kategorie:

•Cenę nabycia.

•Cenę sprzedaży netto.

•Wartość godziwą.

•Kwotę wymaganą lub wymagającą zapłaty.

•Wartość nominalną.

•Trwałą utratę wartości.

•Koszt wytworzenia.

•Skorygowaną cenę nabycia.

Cena nabycia (art. 28 ust. 2 uor) to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, upusty i inne zmniejszenia lub odzyski.

Cena sprzedaży netto (art. 28 ust. 5 uor) to możliwa do uzyskania na dzień bilansowy cena jego sprzedaży pomniejszona o przypadający od sprzedaży VAT oraz akcyzę, pomniejszona o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia oraz koszty związane z przystosowaniem składnika aktywów do sprzedaży i dokonaniem tej sprzedaży, a powiększona o należną dotację przedmiotową.

Wartość godziwa (art. 28 ust. 6 uor) obejmuje kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami. Wartość godziwą stosuje się wtedy, gdy nie jest możliwe bezpośrednio ustalenie ceny sprzedaży lub kursu giełdowego danego składnika majątku. Wówczas na dzień bilansowy ustala się jej wartość na podstawie wyceny dokonanej przez rzeczoznawcę.

Wyrażone w walutach obcych środki pieniężne, papiery wartościowe, należności i zobowiązania przelicza się na dzień bilansowy na złote po kursie średnim dla danej waluty ustalonym przez NBP.

Kwota wymaganej (wymagająca) zapłaty jest to kwota wyrażona w złotych należności, której zapłaty przez kontrahenta według stanu na dzień bilansowy oczekuje jednostka, lub kwota zobowiązania, która powinna zostać zapłacona kontrahentowi.

Wartość nominalna środków pieniężnych (gotówka, czeki, wyemitowane przez jednostkę papiery wartościowe, np.: akcje, obligacje, bony depozytowe) jest uwidoczniona na tych środkach pieniężnych. Jeśli gotówka, czeki lub papiery wartościowe opiewają na waluty obce, to wycenia się je po ustalonym przez NBP na dzień bilansowy średnim kursie tych walut.

Trwała utrata wartości (art. 28 ust. 7 uor) jako kategoria wyceny oznacza istnienie dużego prawdopodobieństwa, że kontrolowany przez spółkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znacznej części lub całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Fakt ten uzasadnia dokonanie odpisu aktualizującego doprowadzającego wartość składnika aktywów wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku do ustalenia w inny sposób wartości godziwej.

Koszt wytworzenia produktu obejmuje koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z wytworzeniem tego produktu. Koszty bezpośrednie obejmują wartość zużytych materiałów bezpośrednich, koszty pozyskania i przetworzenia związane bezpośrednio z produkcją i inne koszty poniesione w związku z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje w dniu wyceny. Do uzasadnionej, odpowiedniej do okresu wytwarzania produktu, części kosztów pośrednich zalicza się zmienne pośrednie koszty produkcji oraz tę część stałych, pośrednich kosztów produkcji, które odpowiadają poziomowi tych kosztów przy normalnym wykorzystaniu zdolności produkcyjnych. Za normalny poziom wykorzystania zdolności produkcyjnych uznaje się przeciętną, zgodną z oczekiwaniami w typowych warunkach, wielkość produkcji za daną liczbę okresów lub sezonów, przy uwzględnieniu planowych remontów. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie kosztu wytworzenia produktu, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży netto takiego samego lub podobnego produktu, pomniejszonej o przeciętnie osiągany przy sprzedaży produktów zysk brutto ze sprzedaży, a w przypadku produktu w toku – także z uwzględnieniem stopnia jego przetworzenia.

Do kosztów wytworzenia produktu nie zalicza się kosztów:

1) będących konsekwencją niewykorzystanych zdolności produkcyjnych i strat produkcyjnych;

2) ogólnego zarządu, które nie są związane z doprowadzaniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje na dzień wyceny;

3) magazynowania wyrobów gotowych i półproduktów, chyba że poniesienie tych kosztów jest niezbędne w procesie produkcji;

4) kosztów sprzedaży produktów.

Koszty te wpływają na wynik finansowy okresu sprawozdawczego, w którym zostały poniesione.

Skorygowana cena nabycia aktywów finansowych i zobowiązań finansowych to cena nabycia (wartość), w jakiej składnik aktywów finansowych lub zobowiązań finansowych został po raz pierwszy wprowadzony do ksiąg rachunkowych, pomniejszona o spłaty wartości nominalnej, odpowiednio skorygowana o skumulowaną kwotę zdyskontowanej różnicy między wartością początkową składnika a jego wartością w terminie wymagalności, wyliczoną za pomocą efektywnej stopy procentowej, a także pomniejszona o odpisy aktualizujące wartość.

3.2. Bieżąca i bilansowa wycena aktywów i pasywów

Zasady wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów opisane są szczegółowo wraz z możliwościami wyboru w części będącej komentarzem do planu kont.

4. Zasady ochrony i archiwizowania dokumentacji systemu rachunkowości

4.1. System przetwarzania danych

Księgi rachunkowe SPÓŁKI prowadzone są przy użyciu programu finansowo-księgowego ……. Program jest aktualizowany przez producenta – autoryzowanego dystrybutora firmy …… z siedzibą w …….., zgodnie ze zmianami przepisów podatkowych oraz zmianami prawa bilansowego.

Program realizuje wszystkie podstawowe operacje księgowe – od tworzenia planu kont dostosowanego do potrzeb informacyjnych SPÓŁKI i łatwego księgowania dokumentów poprzez automatyczny bilans zamknięcia, pełne rozrachunki i rozliczenia, aż do gotowych lub zdefiniowanych przez zestawień i sprawozdań.

Podstawowe funkcje programu wykorzystywane przez SPÓŁKĘ.

•Możliwość wyboru długości roku obrachunkowego. SPÓŁKA nie wykorzystuje możliwości obsługi lat obrachunkowych przesuniętych względem lat kalendarzowych.

•Stworzenia planu kont powiązanego ze wzorami sprawozdań finansowych (na podstawie danych podawanych przy zakładaniu firmy).

•Możliwość dostosowania planu kont do potrzeb przedsiębiorstwa.

•Definiowanie rejestrów VAT, układów bilansu, rachunku zysków i strat oraz parametrów stałych (np. wysokości odsetek).

•Automatyczne księgowania różnic kursowych i odsetek za zwłokę, z wykorzystaniem definiowanych kont specjalnych.

•Definiowanie kont podpowiadanych przy wprowadzaniu dokumentów sprzedaży i zakupu poszczególnych typów.

•Możliwość definiowania własnych rodzajów dokumentów na podstawie dokumentów wzorcowych.

•Prowadzenie rachunku kosztów w różnych układach. Automatyczne księgowania równoległe między zespołami 4 a 5. Kontrola kręgu kosztów.

•Tworzenie słowników – kartotek pełniących rolę grup kont analitycznych.

•Parametryzacja mechanizmów ułatwiających bieżącą pracę, np. wyszukiwania rozrachunków, długości kwartałów dla kwartalnych rozliczeń VAT.

•Zapewnienie ciągłości rozliczeń, np. z kontrahentami, poprzez wprowadzenie nierozliczonych transakcji do obrotów rozpoczęcia.

•Pełna kontrola nad mechanizmem automatycznego przeksięgowania kosztów według zadanych kryteriów.

•Tworzenie kopii lub storna z wprowadzonego dokumentu – szablonu dla księgowania powtarzających się dokumentów.

•Rozbudowany mechanizm wzorców księgowania może być zastosowany niezależnie dla dekretacji i wpisów w rejestrach VAT.

•Kontrola poprawności wprowadzonych danych pod względem rachunkowym oraz bilansowania się dokumentów.

•Prowadzenie raportu kasowego z możliwością wprowadzania faktur VAT z uwzględnieniem rejestrów VAT.

•Możliwość nadawania, poza księgami rachunkowymi, cech dokumentom i zapisom, pozwalających na otrzymywanie dodatkowych informacji, np. o kosztach reklamy limitowanej.

•Automatyczne wyliczanie bieżących różnic kursowych (z uwzględnieniem operacji w buforze), dokonywanie zestawień zobowiązań i należności w walutach.

•Wycena bilansowa wartości na kontach walutowych, wyrażonych w walutach miesięcznie i na dzień bilansowy.

•Pełna obsługa rozliczeń VAT przy transakcjach zagranicznych, w tym obsługa transakcji wewnątrzunijnych.

•Rejestracja transakcji trójstronnych w ramach obsługi wewnątrzwspólnotowego nabycia i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

•Możliwość rozliczania pracowników z pobranych zaliczek, zarówno stałych, jak i jednorazowych.

•Kontrola sald kont rachunków bankowych podczas wprowadzania dokumentu typu wyciąg bankowy.

•Mechanizmy weryfikacji poprawności NIP wszystkich krajów należących do UE.

•Podpowiadanie skróconej nazwy konta podczas dekretacji dokumentu na kontach.

•Możliwość dołączania do każdego dokumentu dodatkowego opisu lub komentarza w formie notatki.

•Nadawanie dokumentom znaczników ułatwiających szybkie wyszukanie dokumentu na liście w księgach lub buforze.

•Pełna obsługa przelewów, możliwość eksportowania wykonywanych w programie przelewów do systemów bankowości elektronicznej.

•Możliwość prowadzenia bieżących, uwzględniających dane z bufora, rozrachunków z kontrahentami, pracownikami i urzędami.

•Automatyczne naliczanie odsetek za zwłokę w płatnościach. Możliwość wystawiania not odsetkowych ogólnych lub szczegółowych, z precyzyjną informacją o naliczeniach cząstkowych.

•Mechanizmy wyceny bilansowej należności i zobowiązań w kwocie wymagającej zapłaty.

•Drukowanie przelewów, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald i zestawień transakcji.

•Automatyczne zestawianie kompensaty rozrachunków wzajemnych z kontrahentem. Wydruk wezwania do kompensaty wysyłanego kontrahentowi.

•Kontrola wprowadzenia rozliczeń dla zapisów na kontach rozrachunkowych.

•Rozliczanie rozrachunków walutowych (w tym ze strefy euro).

•Notatki i znaczniki nadawane transakcjom w rozrachunkach dla zamieszczania dodatkowej informacji.

•Szybkie wyszukiwanie zbiorczych informacji na podstawie wielu różnych kryteriów. Możliwość dotarcia do pojedynczej informacji i odszukania dokumentu źródłowego.

•Możliwość sprawdzenia wpływu zapisów z dokumentów w buforze na stan kont, jeszcze przed ich ostatecznym zaksięgowaniem.

•Zapisywanie informacji z dokumentu źródłowego, raz wprowadzonego do komputera, we wszystkich stosownych miejscach.

•Automatyczne przenoszenie kwoty z rejestru na właściwe strony kont przy wprowadzaniu danych dla VAT.

•Drukowanie raportów i zestawień sporządzanych w programie w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej (format PDF).

•Łączność internetowa z kontrahentem, bezpośrednio z kartoteki kontrahentów.

•Dziennik księgowań prowadzony automatycznie przez program.

•Raporty wchodzące w skład ksiąg rachunkowych.

•Wydruki rejestrów VAT i ich zestawień do deklaracji oraz obsługa Jednolitych Plików Kontrolnych.

•Zestawienie kontroli płatności VAT pomocne przy określaniu limitu kwoty do zwrotu.

•Automatyczny bilans oraz rachunek zysków i strat – obliczane w każdym momencie, z możliwością uwzględnienia dekretów w buforze.

•Wykonywanie typowych raportów na podstawie danych zgromadzonych na kontach (również zapisy i obroty konta lub grupy kont).

•Zestawienia dokumentów według określonego typu, cechy, chronologii księgowania i innych kryteriów.

•Przeprowadzanie różnorodnych analiz (np. płynności finansowej przedsiębiorstwa), na podstawie typowych wskaźników finansowych zdefiniowanych w programie.

•Możliwość definiowania własnych zestawień przez użytkownika.

•Przesyłanie zgromadzonych danych do programu arkuszy kalkulacyjnych

4.2. Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych

Fizyczne zabezpieczenie zewnętrzne zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych do następujących elementów systemu rachunkowości i dokumentacji SPÓŁKI:

•Sprzętu komputerowego wspomagającego księgowość spółki.

•Księgowego systemu informatycznego.

•Zasad rachunkowości.

•Ksiąg rachunkowych.

•Dowodów księgowych.

•Dokumentacji inwentaryzacyjnej.

•Sprawozdań finansowych i innych sprawozdań sporządzanych zgodnie z przepisami prawa.

W celu prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosowane są:

•Nośniki danych odporne na zagrożenia.

•Systematycznie tworzone – rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na trwałych nośnikach informacji.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci. Dokumenty przechowywane są w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze oraz w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Ochronie danych podlegają również dane wprowadzone do programu płatnik. Dane te archiwizuje się na nośnikach danych (płyty CD) po każdej zmianie w programie, czyli co najmniej raz w miesiącu, zgrywając bazę danych na nośnik.

4.3. Ochrona danych wprowadzonych do programu finansowo-księgowego

Program stosowany przez spółkę zapewnia ochronę danych zarówno przed dostępem osób niepowołanych, jak i przed zniszczeniem w wyniku niewłaściwego działania użytkownika lub uszkodzenia systemu – między innymi poprzez automatyczne przypominanie o konieczności wykonania kopii bezpieczeństwa.

W programie istnieje możliwość prowadzenia listy operatorów, którzy mają dostęp do programu. Każdy z nich ma własny kod, który podaje się w momencie wejścia do programu. Również każdy użytkownik może mieć ograniczone prawa do korzystania z programu, tak aby np. tylko niektóre osoby mogły dokonywać nowych zapisów i korekt w zapisach, a inne jedynie je przeglądać i sumować.

Dane wprowadzane do programu są od razu zapisywane na twardym dysku komputera. W razie nagłego zaniku napięcia zasilania może być utracona jedynie pozycja akurat wpisywana. W celu ochrony przed uszkodzeniem i utratą danych znajdujących się na dysku twardym w programie została przewidziana archiwizacja zapisów na przenośnych nośnikach danych. Zalecane jest wykonanie kopii bezpieczeństwa przynajmniej raz w miesiącu. Przy wykonaniu procedury archiwizacji wszystkie zbiory stanowiące księgi rachunkowe są kompresowane i zapisywane w katalogu podanym przez użytkownika. W ten sposób przechowywane są kopie archiwalne na dyskach elastycznych oraz na dodatkowym dysku twardym. W programie została przewidziana również funkcja odwrotna, to jest odtworzenie danych z innych nośników informacji.

Z uwagi na fakt, że SPÓŁKA nie posiada licencji na używanie oprogramowania – licencja jest udzielona podmiotowi, któremu zlecono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgi rachunkowe przenoszone są na papier lub inny nośnik nie rzadziej niż raz w miesiącu (jeśli księgi rachunkowe są prowadzone przez biuro rachunkowe).

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

1) księgi rachunkowe – 5 lat;

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

5) dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;

6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

7) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;

8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Można przenosić dowody księgowe przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego na informatyczne nośniki danych. Możliwość ta nie dotyczy jednak dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych na bieżąco przez kierownika jednostki. Główny księgowy jest zobowiązany do zweryfikowania, czy spółka ma możliwość przeniesienia na informatyczne nośniki danych, tj. czy posiada urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU

PRZETWARZANIA DANYCH

1. Wykaz programów komputerowych dopuszczonych do stosowania w systemie przetwarzania danych SPÓŁKI

Dopuszcza się stosowania w SPÓŁce z dniem 1 stycznia 20xx r. program XXX nabyty odXXX jako program podstawowy służący do prowadzenia ksiąg rachunkowych (zbiorów tworzących księgi rachunkowe) SPÓŁKI, składający się z następujących modułów:

1) „Finanse i Księgowość” obejmujący:

a) „Księgę Handlową”,

b) „Środki Trwałe”,

c) „Kasę, Banki, Rozrachunki”;

1) „Sprzedaż” obejmujący:

a) „Sprzedaż”,

b) „Zakupy”,

c) „Kasa, Bank i Rozrachunki”;

2) „Kadry i Płace” obejmujący:

a) „Kadry i Płace”,

b) „Kasę, Banki, Rozrachunki”.

Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera

Ogólne zasady działania programu XXX i lokalizację zbiorów tworzących księgi rachunkowe ustala się następująco.

Zbiory danych tworzące księgi rachunkowe SPÓŁKI znajdującej się w serwerze o nr. seryjnym ……….. oraz na płytach w Wydziale Finansowo-Ekonomicznym SPÓŁKI.

Serwer działa na bazie systemu operacyjnego LINUX zainstalowanego na komputerze o numerze seryjnym …………… i wykorzystuje jego zbiory danych niezbędne do prawidłowego funkcjonowania.

Opis systemu przetwarzania danych

System przetwarzania danych tworzą programy wymienione w wykazie programów komputerowych dopuszczonych do stosowania (w punkcie 1).

Ustala się wzajemne powiązania oraz kierunki przepływu danych pomiędzy poszczególnymi modułami systemu przetwarzania danych według następującego schematu.

SYSTEM PRZETWARZANIA DANYCH

PROGRAM „FINANSE i KSIĘGOWOŚĆ” (FK)

MODUŁ

„Środki Trwałe”

MODUŁ

„Księga Handlowa”

MODUŁ

„Sprzedaż i Zakupy”

MODUŁ

„Kasa, Bank, Rozrachunki”

MODUŁ

„Kadry i Płace”

5. Charakterystyka programów przetwarzania danych

5.1. Ogólna charakterystyka i funkcje programu (modułu)

5.1.1. „Księga handlowa”

Moduł „Księga Handlowa” stanowi główną część systemu przetwarzania danych.

W module tym prowadzone są:

1) dziennik oraz księga główna, które służą do chronologicznego i systematycznego ujęcia wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych, które wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym,

2) następujące pomocnicze księgi rachunkowe:

•rozrachunki z odbiorcami i dostawcami według kontrahentów,

•ewidencja szczegółowa transakcji w walutach obcych,

•rozrachunki publicznoprawne,

•ewidencja szczegółowa na potrzeby VAT (rejestry zakupów i sprzedaży),

•ewidencja szczegółowa kosztów operacyjnych według ich rodzajów oraz miejsc ich powstawania.

Główną część programu „Księga Handlowa” stanowi zakładowy plan kont dostosowany do wymogów przyjętego w zakładowych zasadach (polityce) rachunkowości wykazu ksiąg rachunkowych, dostosowany do ustalonych tu zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do poszczególnych kont księgi głównej wymagającej takiej ewidencji.

Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych

Bilans otwarcia roku obrotowego generowany jest automatycznie na podstawie bilansu zamknięcia roku poprzedniego, zapewniając możliwość kontrolowania, przez operatora programu, poprawności wykonania tej czynności.

Program „Księga Handlowa” umożliwia zamknięcie ksiąg rachunkowych zgodnie z postanowieniami art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości, które polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe i tak powinien być wykorzystywany.

5.1.2. Komputerowe wydruki danych

Komputerowe wydruki danych powinny spełniać wymagania określone w art. 13 ust. 2–6 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

1) powinny być trwale oznaczone nazwą skróconą SPÓŁKI lub jej jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, której dotyczą, oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej,

2) powinny być wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, co do miesiąca i co do daty sporządzenia,

3) powinny posiadać automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej (koniec wydruku) oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym,

4) powinny być oznaczone nazwą programu przetwarzania danych.

Wszystkie dowody księgowe, przenoszone za pośrednictwem urządzeń łączności, powinny być oznaczane przez ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych, w sposób automatyczny wcześniej zdefiniowany i zgodny z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości.

Transmisja danych musi następować po ich sprawdzeniu przez osobę odpowiedzialną i być możliwa tylko i wyłącznie po podaniu hasła „unikalnego”, znanego jedynie osobie odpowiedzialnej, przez co następuje jej identyfikacja.

Przenoszenie zbiorów danych tworzących pomocnicze księgi rachunkowe do podstawowego systemu FK

(nastąpi po synchronizacji programów pomocniczych z programem FK według poniższych zasad)

Zapisy księgowe pochodzące z modułów – zbiorów, tworzących pomocnicze księgi rachunkowe – ewidencję szczegółową – powinny być wprowadzane do modułu głównego „Księga Handlowa” automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności. Zapisy te powinny spełniać warunki określone w art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości, w szczególności z następujących powodów:

a) zapewnienia ich trwałej i czytelnej postaci,

b) umożliwienia stwierdzenia źródła ich pochodzenia,

c) zapewnienia możliwości sprawdzenia poprawności przetworzenia określonych danych,

d) zapewnienia ochrony danych źródłowych w miejscu ich wprowadzania na zasadach określonych w zakładowych przepisach dotyczących ochrony danych.

5.1.3. Program pomocniczy – „środki Trwałe”

(będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób)

Program pomocniczy (moduł) „Środki Trwałe” służy do ewidencji szczegółowej składników rzeczowych aktywów trwałych oraz ich umorzeń (amortyzacji). Na podstawie uprzednio wprowadzonych lub zmodyfikowanych danych dotyczących środków trwałych, w momencie ich przyjęcia do użytkowania, program powinien automatycznie generować dane liczbowe dotyczące:

a) naliczania odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) i aktualizacyjnych z uwzględnieniem zarówno przepisów ustawy o rachunkowości, jak i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych,

b) aktualizowania wartości początkowej środków trwałych i dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych (aktualizacyjnych) wg odrębnych przepisów.

Na koniec każdego miesiąca, na komendę operatora, program powinien generować polecenie księgowania dotyczące naliczenia odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) i aktualizacyjnych, które powinno być, za pośrednictwem urządzeń łączności, transmitowane do modułu „Księga Handlowa”, gdzie podlega ujęciu zbiorczo na odpowiednich kontach księgi głównej: Wn konto – „Amortyzacja” i Ma konto – „Umorzenia i odpisy aktualizacyjne środków trwałych”.

5.1.4. Program pomocniczy – „sprzedaż i Zakupy”

(będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób)

Program pomocniczy (moduł) „Sprzedaż i Zakupy” służy do ewidencji szczegółowej (ilościowej i wartościowej) materiałów, towarów i produktów według poszczególnych magazynów. W module tym wystawiane są, przez osoby uprawnione, dokumenty przyjęcia materiałów i tworów od dostawców, np. dowody PZ oraz dowody przyjęcia produktów z produkcji do magazynu, jak również dowody wydania materiałów, towarów i produktów z magazynu, np. dowody Wz i Rw. Ewidencja szczegółowa materiałów i towarów prowadzona jest w rzeczywistych cenach nabycia (zakupu), a produktów w rzeczywistym koszcie wytworzenia w zależności od ustaleń w zakładowym planie kont. Rozchód materiałów, towarów i produktów wyceniany jest automatycznie na podstawie jednej z przyjętych zasad ustalonych w zakładowym planie kont.

Wszystkie dane wynikające z dokumentów (dowodów księgowych), ujęte w module „Sprzedaż i Zakupy” na polecenie operatora programu, powinny być przenoszone automatycznie, za pośrednictwem urządzeń łączności, do modułu „Księga Handlowa” i ujmowane zbiorczo na odpowiednich kontach zespołu 3, 6 i 7 według zasad określonych w zakładowym planie kont.

W programie (module) pomocniczym „Sprzedaż i Zakupy” powinna być prowadzona także ewidencja szczegółowa przychodów ze sprzedaży według poszczególnych asortymentów (rodzajów) produktów, usług, towarów i materiałów oraz według ich odbiorców, według miejsc jej wykonywania oraz stawek VAT, a także sprzedaży zwolnionej lub nieobjętej tym podatkiem.

W programie powinny być wystawiane automatycznie faktury VAT, za pośrednictwem urządzeń łączności, a następnie przenoszone do modułu „Księga Handlowa” oraz ujmowane zbiorczo na odpowiednich kontach zespołu 2 i 7 według zasad określonych w zakładowym planie kont.

5.1.5. Program pomocniczy – „kadry i Płace”

(będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób)

Program pomocniczy (moduł) „Kadry i Płace” służy do ewidencji szczegółowej rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń oraz do ewidencji rozrachunków z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

Ewidencja szczegółowa rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń powinna być prowadzona w tym programie w postaci imiennych kart wynagrodzeń. Na podstawie danych charakteryzujących każdego pracownika, w programie „Kadry i Płace”, powinna być automatycznie generowana lista płac oraz naliczane zobowiązania wobec ZUS i urzędu skarbowego z tytułu składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

Oprócz danych identyfikujących pracownika, niezbędnych do powyższych rozrachunków, każdy pracownik powinien być określony cechą pozwalającą na precyzyjne ustalenie miejsca jego pracy. Na podstawie tej cechy koszty wynagrodzeń i przypisane im koszty świadczeń na rzecz pracowników powinny być, na podstawie automatycznie tworzonego rozdzielnika, automatycznie przenoszone do modułu „Księga Handlowa” na konta zespołu 4 – „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” oraz równolegle na konta zespołu 5 – „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie” i ewentualnie na odpowiednie konta zespołu 6 – „Produkty i rozliczenia międzyokresowe”.

W programie „Kadry i Płace” powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa na potrzeby rozrachunków z ZUS oraz na potrzeby rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.

Program „Kadry i Płace” powinien ściśle współpracować z programem „Płatnik – Teletransmisja”, przez co deklaracje rozliczeniowe z ZUS będą automatycznie, za pośrednictwem urządzeń łączności, przekazywane do ZUS.

Wszystkie dokumenty wystawione w module „Kadry i Płace” powinny być przenoszone automatycznie, za pośrednictwem urządzeń łączności, do modułu „Księga Handlowa” i ujmowane zbiorczo na odpowiednich kontach zespołu 2, 4 i 6 według zasad ustalonych w zakładowym planie kont.

5.1.6. Program pomocniczy – „Kasa, Bank, Rozrachunki”

(będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób)

W programie pomocniczym (module) „Kasa, Bank, Rozrachunki” powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa przychodów gotówki do kasy oraz rozchodów gotówki z kasy, w tym na rachunek bankowy, a także wpływy i wypływy z rachunków bankowych. Na podstawie danych, na koniec każdego dnia, powinien być generowany raport kasowy za pośrednictwem urządzeń łączności, który podlega przeniesieniu do modułu „Księga Handlowa”, gdzie powinien być ujmowany na odpowiednich kontach zespołu 1, 2 i 7 według zasad określonych w zakładowym planie kont.

Szczegółowe opisy działania każdego z powyższych programów stanowiących system przetwarzania danych zawarte są w odpowiednich instrukcjach obsługi, które podlegają zabezpieczeniu i starannemu przechowywaniu w dziale finansowo-ekonomicznym SPÓŁKI oraz w biurach poszczególnych jednostek organizacyjnych – samobilansujących – nieposiadających osobowości prawnej.

6. Zasady ochrony danych i ich zbiorów generowane z komputerowych programów przetwarzania

Przetwarzane dane w systemie komputerowym podlegają szczególnej ochronie ze względu na możliwość:

•całkowitej utraty danych,

•częściowej utraty danych,

•uszkodzenia danych podczas przetwarzania,

•celowego wprowadzenia błędnych danych przez osoby nieuprawnione,

•wejścia w posiadanie danych przez osoby nieuprawnione.

Mając na względzie powyższe zagrożenia, wprowadza się obowiązek codziennej archiwizacji danych. Jest ona tworzona automatycznie na serwerze oraz raz na tydzień nagrywane są płyty z danymi tygodniowymi, a w szczególności:

1) płyty zawierające zarchiwizowane dane muszą być przechowywane, do czasu ponownego wykorzystania, pod zamknięciem; wskazane jest przechowywanie ich w innym pomieszczeniu niż znajduje się komputer zawierający dane,

2) płyty zawierające dane zarchiwizowane, w dniu zamknięcia kolejnego miesiąca i sporządzenia wydruków, o których mowa w art. 14 ust. 4 ustawy o rachunkowości, powinny być przechowywane co najmniej do dnia ostatecznego zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy; płyty te przechowuje się bezwzględnie pod zamknięciem w innym pomieszczeniu, niż znajduje się komputer zawierający dane; w miarę możliwości należy je przechowywać w odpowiednio zabezpieczonym miejscu poza siedzibą danej jednostki SPÓŁKI, a przynajmniej w oddalonym pomieszczeniu,

3) do płyt instalacyjnych programu oraz ich kopii zapasowych stosuje się odpowiednio postanowienia punktu 6 przedmiotowej charakterystyki.

Wprowadza się następujące zasady ochrony danych przed możliwością całkowitej lub częściowej ich utraty, w wyniku różnych zdarzeń, a wszczególności:

1) od kradzieży sprzętu komputerowego; pomieszczenie, w którym znajduje się komputer zawierający chronione dane, musi być zamykane w okresie, gdy nie przebywa w nim żaden z pracowników, oraz odpowiednio zabezpieczone przed możliwością włamania,

2) od całkowitego zniszczenia sprzętu komputerowego w wyniku pożaru, zalania lub innych zdarzeń losowych; przechowywanie zapasowych kopii danych i programu instalacyjnego powinno być zgodne z wyżej ustalonymi zasadami; obowiązuje też zapewnienie nadzoru nad pomieszczeniami jednostki SPÓŁKI poza godzinami pracy,

3) od uszkodzenia sprzętu komputerowego spowodowanego niewłaściwymi parametrami zasilania z sieci energetycznej; wymagane jest zapewnienie właściwego stanu instalacji zasilającej, stosowanie wyłącznie instalacji z uziemieniem oraz zasilaczy awaryjnych, tak zwanych UPS, lub co najmniej urządzeń zapewniających eliminację przepięć występujących w sieci energetycznej,

4) od świadomego usunięcia danych z twardego dysku; obowiązuje maksymalne ograniczenie dostępu do komputera zawierającego dane księgowe, a także bezwzględny zakaz pozostawiania włączonego komputera (lub terminalu) w sieci bez opieki lub możliwości uruchomienia programu oraz dokonywania w nim jakiekolwiek operacji z klawiatury bez podania hasła,

5) od przypadkowego usunięcia danych przez użytkownika; obowiązuje szczególna uwaga przy wykonywaniu operacji usuwających zbiory (kasowanie, formatowanie),

6) od przypadkowego usunięcia lub modyfikacji danych w wyniku działania innego programu (wirusa); obowiązuje bezwzględny zakaz wykorzystywania komputera do odtwarzania danych i uruchamiania programów z jakichkolwiek nośników niepoddanych uprzednio sprawdzeniu programem antywirusowym i bezpośrednich połączeń z rozległymi sieciami.