Zamknięcie roku 2023 - Roczne sprawozdanie finansowe. Zamknięcie roku w PKPiR. Inwentaryzacja ebook

Redakcja

Autor: Katarzyna Trzpioła

Redaktor: Katarzyna Brzozowska

Wydawca: Barbara Plucińska

Korekta: Zespół

DTP: IGAWA

Druk: Miller Druk sp. z o.o.

ISBN: 978-83-8344-319-5

Copyright © by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa, tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

Publikacja „Zamknięcie roku 2023” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w niniejszej publikacji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Zamknięcie roku 2023” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów.

Informacje o prenumeracie:

Tel: 22 518 29 29

e-mail: [email protected]

Inwentaryzacja

Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja to podstawa do sporządzenia rzetelnego sprawozdania finansowego. Przestrzeganie zasad inwentaryzacji jest też ważne, gdy podatnik prowadzący dotychczas PKPiR rozpoczyna prowadzenie ksiąg rachunkowych. Głównym jej celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki oraz doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do ich zgodności ze stanem faktycznym.

Przeprowadzenie, a następnie wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg handlowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Oprócz regulacji ustawy o rachunkowości warto skorzystać z wytycznych zawartych w opublikowanym 28 lipca 2016 r. komunikacie ministra finansów dotyczącym ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu dotyczącego inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Podpowiedzi w zakresie inwentaryzacji środków trwałych zawarte są w KSR 11 „Środki trwałe” a rozrachunków w stanowisku KSR właśnie w sprawie rozrachunków.

Instrukcje inwentaryzacyjne mają stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Może to być jedna, całościowa instrukcja albo kilka instrukcji przeznaczonych:

a) zestaw 1 – dla członków komisji inwentaryzacyjnej, w której opisuje się w szczególności: zasady działania komisji i powoływania zespołów spisowych, ewentualnie kontrolerów spisowych, zakresy ich odpowiedzialności, podział na pola spisowe, przyjęte w jednostce uproszczenia lub szczególne procedury związane z inwentaryzacją drogą spisu z natury, opis dokumentacji inwentaryzacyjnej, zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, sposób przechowywania dokumentów,

b) zestaw 2 – dla zespołów spisowych, przy czym często są to instrukcje opisujące sposób wykonywania czynności spisowych odrębnie dla poszczególnych rodzajów zapasów (np. kątowników, prętów, szyn, blach, szyb, tkanin, desek, skór, cegieł, płytek i kształtek betonowych, rur, węgla i koksu, złomu, innych materiałów masowych, których ilości ustala się drogą pomiaru szacunkowego).

Częstotliwość, terminy i formy inwentaryzacji

Z zasady inwentaryzacji dokonuje się co roku. Wynika to z faktu iż służy ona urealnieniu stanu aktywów i pasywów, które potem są prezentowane w sprawozdaniu finansowym. W niektórych przypadkach możliwe jest rzadsze niż raz na rok przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury, pod warunkiem że zapasy lub środki trwałe są na terenie strzeżonym.

Ustawa o rachunkowości nie zawiera definicji takiego terenu – powinna być wskazana w instrukcjach obowiązujących w jednostce, najlepiej bezpośrednio w instrukcji inwentaryzacyjnej.Przykładowo można tam zapisać, że przez teren strzeżony rozumie się zamykane pomieszczenia z zainstalowanym systemem alarmowym lub teren odizolowany ogrodzeniem, zamykany bądź chroniony w inny sposób, np. przez dozorcę. Stanowisko KSR wskazuje, iż składowisko strzeżone to dozorowane w sposób ciągły, zamknięte (zabezpieczone) miejsce przechowywania (składowania, magazynowania) zapasów, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione (postronne).

Nie narusza obowiązku przeprowadzenia spisu na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadzenie go w odniesieniu do (art. 26 ust. 3 ustawy):

a) zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów objętych bieżącą ewidencją ilościowo-wartościową i przechowywanych w strzeżonych składowiskach (art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy) – w dowolnym dniu w ciągu 2 lat,

b) zapasów towarów i materiałów (opakowań) w punktach obrotu detalicznego objętych ewidencją wartościową (art. 26 ust. 3 pkt 4 ustawy) – w dowolnym dniu danego roku obrotowego,

c) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – w dowolnym dniu danego roku obrotowego (art. 26 ust. 3 pkt 5 ustawy).

Termin/częstotliwość

Przedmiot inwentaryzacji

Forma inwentaryzacji

Uwagi

Ostatni dzień roku obrotowego

I.

1. Aktywa pieniężne

2. Papiery wartościowe, z wyjątkiem tych w postaci zdematerializowanej

3. Produkty w toku produkcji

Spis z natury

Bez środków na rachunkach bankowych

4. Materiały, towary, produkty odpisywane w koszty w momencie zakupu lub wytworzenia

Spis z natury

Ustalony w trakcie inwentaryzacji stan na dzień bilansowy jest podstawą korekty kosztów do poziomu rzeczywistego zużycia lub rzeczywistej sprzedaży

Aktywa pieniężne na rachunkach bankowych i papiery wartościowe w postaci zdematarializowanej

Potwierdzenie salda

Jeśli bank wystąpi z inicjatywą potwierdzenia salda i my się do tego ustosunkujemy – jest to prawidłowe

Przynajmniej raz w roku

II.

1. Zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach sprzedaży detalicznej

2. Zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną

Spis z natury

Nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia następnego roku

III. Składniki aktywów bez wymienionych w grupie I:

1. Składniki rzeczowe

Spis z natury

Stan ustalony podczas inwentaryzacji (drogą spisu z natury albo potwierdzenia salda) podlega korekcie (in plus lub in minus) o przychody (zwiększenia) i rozchody (zmniejszenia), które nastąpiły między datą inwentaryzacji

a datą wyznaczenia stanu wynikającego z ksiąg, jednak nie może być ustalony po dniu bilansowym

2. Należności

3. Rzeczowe składniki poza jednostką

Potwierdzenie salda

4. Zapasy obce

Spis z natury

Raz w ciągu 2 lat

IV. Objęte ewidencją ilościowo-wartościową i znajdujące się na terenie strzeżonym:

1. Towary

2. Materiały

3. Produkty gotowe

4. Półprodukty

Spis z natury

Raz w ciągu 4 lat

V.

1. Środki trwałe

2. Maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie

Spis z natury

Składniki muszą się znajdować na terenie strzeżonym

Ostatni dzień roku obrotowego

VI.

1. Pozostałe aktywa i pasywa

Weryfikacja

Dotyczy to też tych aktywów, które z przyczyn obiektywnych nie mogły być spisane z natury lub potwierdzone.

Dotrzymanie terminu przeprowadzenia inwentaryzacji ma szczególne znaczenie w jednostce sektora finansów publicznych, ponieważ przeprowadzenie inwentaryzacji z uchybieniem ustawowym wyczerpuje znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu art. 18 pkt 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych jest:

•zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji;

•zaniechanie rozliczenia inwentaryzacji;

•przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości;

•rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości.

W ocenie Głównej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych (GKO) wszelkie odstępstwa od „warunków inwentaryzowania wynikających z ustawy o rachunkowości, a więc zarówno niepodjęcie inwentaryzacji, jak i niepełne jej przeprowadzenie czy też przeprowadzenie jej w taki sposób, że nie zostanie odzwierciedlony stan rzeczywisty wszystkich składników majątkowych danej jednostki, musi skutkować odpowiedzialnością sprawcy” (orzeczenie GKO z 6 października 2003 r., DF/GKO/Odw.-29/45-46/2003, LEX nr 81706). Rzetelne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji jest podstawowym mechanizmem kontrolnym, który przez porównanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych z dokumentami będącymi w posiadaniu kontrahentów ma na celu wykazanie nieprawidłowości (orzeczenie GKO z 6 marca 2006 r., DF/GKO/Odw.-84/111/2005/733, niepubl.).

Ważne

Możliwość wcześniejszego rozpoczęcia i zakończenia prac inwentaryzacyjnych dotyczy tylko tych skladników aktywów, które podlegają inwentaryzacji drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda. Pozostałe aktywa oraz pasywa należy zinwentaryzować, ustalając ich stan na ostatni dzień roku obrotowego.

Etapy rozpoczęcia prac

W procesie przygotowania do przeprowadzenia inwentaryzacji wyróżnimy kilka czynności.

Kierownik wydaje zarządzenie

Kierownik wydaje zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji i wręcza je przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub osobie odpowiedzialnej za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji zarządzenie pozostaje w aktach komórki finansowo-księgowej, czyli komórki prowadzącej dokumentację inwentaryzacyjną.

Ważne

Termin (datę) spisu z natury zapasów wybiera się, mając też na uwadze łatwość uzgodnienia wyników spisu z natury z bieżącą ewidencją księgową. Dla większości zapasów taką datą jest ostatni dzień miesiąca. Rzeczywisty dzień spisu (np. 29.12.) i data, na którą spis się przeprowadza (np. 31.12.), powinny więc być bliskie. Maleje wtedy ryzyko, że błędem są obarczone obroty, o które koryguje się stan zapasu ustalony drogą spisu z natury.

Regulacje wewnętrzne to wydane przez kierownika jednostki przepisy dotyczące inwentaryzacji drogą spisu z natury, wynikające z zadań nałożonych na niego przez uor. Regulacje te mogą mieć charakter dokumentów bieżących i stałych.

Tabela. Podział regulacji prawnych wewnętrznych

Regulacje bieżące

Regulacje stałe

są wydawane każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Do bieżących regulacji wewnętrznych zalicza się, w szczególności, zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury i harmonogram spisu z natury

dotyczą zagadnień typowych, powtarzających się corocznie, z uwzględnieniem rodzaju, istotności i zróżnicowania zapasów. Podlegają one okresowej aktualizacji, w miarę zmian warunków działania jednostki. Przykładami regulacji stałych są instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe

Cele i zasady przeprowadzania inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury dokonywanego przez podmiot zewnętrzny (w ramach outsourcingu) są takie same, jak spisu przeprowadzanego własnymi siłami jednostki.

Umowa o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, zawarta z podmiotem zewnętrznym, określa co najmniej wymagania co do jej zakresu, przedmiotu, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, sposobu prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów). Zakres tej umowy może obejmować cały zakres inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym: przygotowanie jednostki do spisu (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych), przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Umowa może też być ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu.

Jeżeli zleconą podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe zleceniodawcy, należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a w szczególności, aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów.

Jednostka zlecająca podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury nadzoruje jego przebieg, aby upewnić się co do rzetelności wyników spisu oraz dokonuje odbioru wyników spisu. Zlecenie podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury nie zwalnia od powołania komisji inwentaryzacyjnej (komisarza spisowego).

Powołanie zespołu przeprowadzającego inwentaryzację

Aby zapewnić wysoką jakość inwentaryzacji, na członków komisji inwentaryzacyjnej powołuje się osoby bezstronne, mające wiedzę na temat jednostki, w której realizowane są czynności inwentaryzacyjne.

Zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest zorganizowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, jego przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia. Czynności spisowe może wykonywać komisja inwentaryzacyjna, odrębnie powołana przez kierownika jednostki – na jej wniosek – zespoły spisowe lub mieszane zespoły spisowe, w skład których wchodzi jeden członek komisji inwentaryzacyjnej.

Kierownik jednostki powołuje przewodniczącego komisji, który odpowiada za rzetelne przeprowadzenie spisu. Przewodniczący może uczestniczyć w pracach spisowych. W takim przypadku istotne jest natomiast, aby:

•przewodniczący komisji nie posiadał dostępu do stanów wynikających z systemu finansowo-księgowego,

•przewodniczący komisji nie był osobą materialnie odpowiedzialną za inwentaryzowane składniki.

Członkami komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych są pracownicy jednostki lub osoby niebędące jej pracownikami, znające przepisy dotyczące inwentaryzacji, w tym i zasady jej przeprowadzania. Członkowie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych powinni posiadać wiedzę i umiejętności z przedmiotu i techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania jego wyników, oceny przydatności zapasów (uszkodzonych, niepełnowartościowych) oraz trybu postępowania z zapasami obcymi.

Ważne

Każdy spis z natury powinien być przeprowadzony z udziałem osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie.

Określenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury

Obowiązki te powinny wynikać z instrukcji inwentaryzacyjnej i dodatkowych wytycznych wskazanych przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Ważne

Stanowisko KSR podpowiada, iż w małych jednostkach kierownik jednostki może także pełnić funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać także jedna osoba (komisarz spisowy). Obowiązek powołania komisji ciąży na kierowniku także wtedy, gdy inwentaryzację przeprowadzać będzie podmiot zewnętrzny. Wskazano też, iż w skład zespołu spisowego wchodzą co najmniej 2 osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół. W jednostkach małych o średniorocznym zatrudnieniu nieprzekraczającym 10 osób czynności spisowe może przeprowadzać jedna osoba, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób.

Dokonując wyboru zarówno przewodniczącego komisji, członków komisji inwentaryzacyjnej czy zespołów spisowych, należy pamiętać o tym, że w miarę możliwości powinny być to osoby niezwiązanie z bieżącym prowadzeniem ewidencji inwentaryzowanych składników. Zapobiegnie to nadużyciom.

Opracowanie planu i harmonogramu inwentaryzacji

Aby sprawnie przeprowadzić inwentaryzację, każda jednostka powinna opracować harmonogram. W tabeli zebraliśmy główne etapy działań ze wskazaniem, kto bierze w nich udział i jaki jest zakres obowiązków.

Instrukcja może być jedna, całościowa instrukcja albo kilka instrukcji przeznaczonych:

a) dla członków komisji inwentaryzacyjnej, w której opisuje się w szczególności: zasady działania komisji i powoływania zespołów spisowych, ewentualnie kontrolerów spisowych, zakresy ich odpowiedzialności, podział na pola spisowe, przyjęte w jednostce uproszczenia lub szczególne procedury związane z inwentaryzacją drogą spisu z natury, opis dokumentacji inwentaryzacyjnej, zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, sposób przechowywania dokumentów,

b) dla zespołów spisowych, przy czym często są to instrukcje opisujące sposób wykonywania czynności spisowych odrębnie dla poszczególnych rodzajów składników aktywów i pasywów.

Harmonogram czynności inwentaryzacyjnych

Lp.

Główne działania inwentaryzacyjne

Uczestnicy prac inwentaryzacyjnych

Cel i zakres obowiązków

1.

Powołanie komisji inwentaryzacyjnej

Prezes zarządu/dyrektor, właściciel firmy

Wybór rozwiązań organizacyjnych adekwatnych do warunków funkcjonowania firmy

2.

Utworzenie komórki inwentaryzacji ciągłej

Prezes zarządu/dyrektor, właściciel firmy

3.

Wydanie niezbędnych przepisów wewnętrznych

Prezes zarządu/dyrektor, właściciel firmy

Lp.

Główne działania inwentaryzacyjne

Uczestnicy prac inwentaryzacyjnych

Cel i zakres obowiązków

4.

Opracowanie harmonogramu prac inwentaryzacyjnych

Główny księgowy/przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

Organizacyjne przygotowanie spisu z natury składników majątku

5.

Wytyczenie rejonów spisowych

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

6.

Powołanie zespołów spisowych i wyznaczenie kontrolerów

Kierownik działu inwentaryzacji ciągłej

7.

Opracowanie instrukcji dla zespołów spisowych i przeprowadzenie szkolenia

Kierownik działu inwentaryzacji ciągłej

8.

Przygotowanie składników majątkowych do spisu

Kierownicy komórek objętych spisem, magazynierzy

9.

Zebranie oświadczeń od osób ponoszących odpowiedzialność materialną

Zespoły spisowe

Zabezpieczenie prawidłowości przebiegu spisu z natury

10.

Przeprowadzenie spisu rzeczowych i pieniężnych składników majątku

Zespoły spisowe

11.

Skontrolowanie prawidłowości prowadzenia prac spisowych

Kontrolerzy spisowi

12.

Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i przyczyn ich powstania

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, kierownik działu inwentaryzacji ciągłej

Wykrycie nieprawidłowości w gospodarowaniu rzeczowymi składnikami majątku

13.

Wycena różnic i postawienie wniosków co do sposobu ich rozliczenia

Główny księgowy

14.

Zweryfikowanie sald aktywów i pasywów co do sposobu ich rozliczenia

Główny księgowy

Urealnienie ewidencji księgowej

15.

Porównanie stanów ewidencyjnych składników majątku z odpowiednimi dokumentami

Komórki księgowości

16.

Zaopiniowanie wniosków w sprawie zawinionych niedoborów składników majątkowych

Radca prawny

17.

Zaopiniowanie wniosków w sprawie rozliczenia różnic pod względem formalnym i rachunkowym

Główny księgowy

Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

18.

Zatwierdzenie wniosków

Dyrektor, prezes, właściciel firmy

19.

Ujęcie w księgach różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia

Główny księgowy, komórki księgowości

Zweryfikowanie ewidencji księgowej

20.

Wykorzystanie wyników inwentaryzacji do poprawy gospodarki i ochrony majątku

Dyrektor, prezes zarządu, właściciel firmy

Usprawnienie gospodarki składnikami majątkowymi

Pożądane jest, szczególnie w przypadku inwentaryzacji drogą spisu z natury, opracowanie nie tylko harmonogramu, ale też planu inwentaryzacji dla tej metody. Przydatne będzie też opracowanie planu sytuacyjnego (mapa terenu jednostki) zawierającego odpowiednio nazwane miejsca składowania poszczególnych rodzajów zapasów w jednostce z podaniem osób za nie odpowiedzialnych i określeniem asortymentów (rodzajów) zapasów składowanych w tych miejscach.

Posiadanie aktualnego planu sytuacyjnego ułatwia wyodrębnienie pól spisowych, zwłaszcza w jednostkach o zróżnicowanym asortymencie zapasów i wielu miejscach ich składowania. Pozwoli to na właściwy dobór osób do zespołu spisowego i wyznaczenie pola spisowego, którego wielkość umożliwi przeprowadzenie spisu z natury w ciągu jednego dnia. Harmonogram inwentaryzacji drogą spisu z natury powinien zawierać wykaz (nazwy) pól spisowych, daty, w których będzie przeprowadzany spis oraz nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na danych polach. Zespół spisowy może przeprowadzać spis na jednym lub większej liczbie pól. Harmonogram inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury sporządza się zazwyczaj dla jednego cyklu inwentaryzacji – rocznego lub kilkuletniego.

Organizacja szkolenia

Przeważnie główny księgowy i przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej organizują szkolenie dla osób, które będą brały udział w inwentaryzacji. Przedmiotem szkolenia są zagadnienia przygotowania, techniki dokumentacji oraz przebiegu spisów i innych czynności inwentaryzacyjnych.

Przygotowanie do spisu rejonów i pól spisowych

Pola spisowe wyznacza się tak, aby obejmowały:

a) zapasy, za które ponosi odpowiedzialność jedna osoba lub grupa osób o wspólnej odpowiedzialności,

b) jednoznacznie wyodrębniony obszar odpowiadający lokalizacji miejsc składowania zapasów,

c) rodzaj i ilość zapasów, których spisanie jest możliwe w ciągu jednego dnia.

Trzeba przede wszystkim sprawdzić, czy wszystkie zapasy są uporządkowane, oznaczone we właściwy sposób (ułożenie tych samych rodzajów artykułów w jednym miejscu, spryzmowanie towarów masowych itp.). Ważne jest, aby wydzielić zapasy obce, wyodrębnić i odpowiednio oznaczyć zapasy o obniżonej przydatności (zniszczone, niepełnowartościowe i nieprzydatne). Oznakowanie (np. wywieszki magazynowe) nie powinno jednak zawierać informacji o ilości zapasu. Sprawdza się, czy na polu spisowym znajdują się czynne, sprawne i posiadające aktualną legalizację Głównego Urzędu Miar urządzenia pomiarowe. Jeżeli nie, podejmowane są odpowiednie działania. Należy także sprawdzić ewidencję prowadzoną w polu spisowym i uzgodnić ją z działem księgowości.

Ważne

Kierownik jednostki w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji w drodze spisu z natury powinien zobowiązać osoby odpowiedzialne do przygotowania zapasów znajdujących się na danym polu spisowym. Osoby odpowiedzialne za spisywane zapasy powinny być zobligowane do złożenia księgowemu w przeddzień spisu oświadczenia o przekazaniu wszystkich dowodów przychodu i rozchodu.

Przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej i sprzętu

Komisja inwentaryzacyjna powinna przed rozpoczęciem inwentaryzacji przejrzeć aktualność arkuszy spisowych i innych dokumentów, które są niezbędne przy przeprowadzaniu prac. Należy sprawdzić, czy arkusze nie zawierają informacji o ilości lub wartości spisywanego asortymentu. Pamiętajmy, że arkusze spisowe traktuje się jako druki ścisłego zarachowania, pieczętując je, numerując oraz rejestrując ich numery przy wydaniu zespołom spisowym.

Formularz arkusza spisowego zawiera co najmniej następujące dane:

a) w nagłówku:

– nazwę jednostki,

– numer kolejny arkusza, jeżeli nie został on z góry nadany,

– identyfikację (nazwę lub numer) pola spisowego oraz przedmiotu spisu, z ewentualnym wskazaniem, że chodzi o zapasy obce lub zapasy o obniżonej przydatności gospodarczej,

– datę spisu oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu,

– skład zespołu spisowego;

b) w tabeli z polami wpisuje się kolejno spisywane składniki, z podaniem:

– liczby porządkowej spisywanej pozycji (na każdym polu spisowym spisywane pozycje numerowane są kolejno),

– identyfikacji spisywanego asortymentu (nazwy, symbolu – indeksu lub kodu, ewentualnie bliższego określenia spisywanego składnika),

– jednostki miary i jeżeli to konieczne – jednostki miary stosowanej w bieżącej ewidencji księgowej,

– stanu ilościowego, a ewentualnie także ceny jednostkowej i wartości zapasu, co jest nieodzowne w razie spisu z natury:

•towarów i opakowań objętych tylko ewidencją wartościową;

•zapasów objętych tylko bieżącą ewidencją ilościową lub

•zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową;

oraz

– uwagi (np. ocena przydatności gospodarczej, dokonanie ponownego spisu, obecność kontrolera spisowego lub biegłego rewidenta);

c) w zakończeniu:

– zaznaczenie ostatniej pozycji arkusza spisowego kończącego spis na danym polu spisowym następuje przez wpisanie pod ostatnią pozycją arkusza dotyczącego danego pola spisowego treści: „Spis zakończono na pozycji...” z podaniem jej numeru albo przez zakreślenie wszystkich pustych wierszy pod ostatnią pozycją; jeśli dokonywano poprawek, to wymienia się je z podaniem numeru pozycji, np. w formie adnotacji: „W arkuszach spisowych dokonano poprawek (parafowanych) w następujących pozycjach...”,

– podpisy wszystkich członków zespołu spisowego,

– podpis osoby odpowiedzialnej lub osoby ją reprezentującej oraz jej ewentualne uwagi (zastrzeżenia); jeżeli osoba odpowiedzialna nie bierze udziału w spisie, w arkuszu dokonuje się stosownej adnotacji.

W przypadku korzystania z arkuszy generowanych przez systemy komputerowe należy pamietać, aby zarówno w arkuszu ani w ewidencji dostępnej zespołom w czasie spisu nie były dostępne ilości lub/i wartości spisywanych zapasów.

Po zakończeniu spisu zwraca się zarówno arkusze wypełnione poprawnie, błędnie wypełnione, jak też arkusze niewykorzystane. Jeśli inwentaryzacja przeprowadzana drogą spisu z natury wymaga korzystania z urządzeń, to konieczne jest sprawdzenie wcześniej, czy sprzęt ten jest w pełni sprawny, np. czy urządzenia pomiarowe mają wymagane atesty i ważne homologacje. W niektórych przypadkach konieczne jest też przygotowanie odzieży ochronnej.

Warto pamiętać o uregulowaniu kwestii związanych z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji oraz podziałem kompetencji w instrukcji inwentaryzacyjnej.

Trzy metody inwentaryzacji

1) Spis z natury, który polega na spisaniu składników majątku, ich wycenie i porównaniu ustalonych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic między tymi danymi.

2) Potwierdzenie salda w drodze uzyskania od kontrahentów informacji o prawidłowości wykazanego stanu należności.

3) Weryfikacja realności pozostałych, nieobjętych spisem z natury lub potwierdzeniem salda, elementów aktywów i pasywów, poprzez ich porównanie z odpowiednimi dokumentami i weryfikację realnej wartości tych składników.

Inwentaryzacja metodą spisu z natury

Spisem z natury obejmujemy (zgodnie z art. 26 ust. 1 uor):

a) aktywa pieniężne, z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych,

b) papiery wartościowe w postaci materialnej,

c) rzeczowe składniki aktywów obrotowych,

d) środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji, z wyjątkiem tych, do których dostęp jest utrudniony, oraz gruntów,

e)maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Inwentaryzację metodą spisu z natury przeprowadza się co roku na dzień bilansowy. Ale od tej reguły są wyjątki:

1) Inwentaryzację większości składników aktywów można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku, a następnie ustalić stan przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.

Powyższa zasada nie dotyczy aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 uor, czyli odpisywanych w koszty w chwili zakupu lub wytworzenia.

2)Inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową można przeprowadzić raz w ciągu 2 lat.

3) Inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie można przeprowadzić raz w ciągu 4 lat.

4) Inwentaryzację zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki można przeprowadzić raz w roku.

5) Inwentaryzację zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną można przeprowadzić raz w roku.

Ważne

W zautomatyzowanych magazynach wysokiego składowania tradycyjny sposób spisu z natury może okazać się niewykonalny lub nieekonomiczny z uwagi na utrudnioną dostępność do regałów (zasobników) i znaczne zapełnienie magazynu. W takiej sytuacji warunkiem przydatności zautomatyzowanego systemu składowania jest zapewnienie przez system informatyczny danych o asortymencie, ilości i miejscu składowania zapasów.

Przyjmuje się, że stosowany magazynowy system informatyczny (WMS – Warehouse Management System)zapewnia zgodność rzeczywistych stanów zapasów ze stanami ewidencyjnymi. Prawdziwość tego założenia jest okresowo, co najmniej na dzień spisu z natury, weryfikowana. Weryfikacja polega na wyrywkowym spisie z natury – na dzień spisu – losowo wybranych składników zapasów. Ponadto następuje wyrywkowe sprawdzenie, czy każdy składnik zapasów podlegał spisowi z natury raz na dwa lata (art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy).

Spis z natury zapasów w miejscach trudno dostępnych, na przykład w silosach czy zautomatyzowanych magazynach wysokiego składowania, mogą usprawnić odpowiednio wyposażone urządzenia pomiarowe. Mogą one też służyć do sprawdzenia stanu zapasów ustalonego drogą spisu z natury. Dalej przedstawiamy kilka najważniejszych zasad dotyczących inwentaryzacji metodą spisu z natury.

Problemy dotyczące spisów w czasie wystąpienia obiektywnych przeszkód dla spisów z natury

Komitet Standardów Rachunkowości w swoich rekomendacjach dotyczących sprawozdawczości w czasie COVID-19 wskazał, iż właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury może być utrudnione. Taka sytuacja może dotyczyć też innych okoliczności w wyniku których wystąpiły obiektywne bardzo poważne ograniczenia dla przeprowadzenia spisów z natury. Potencjalne problemy to:

1) trudności w skompletowaniu komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych wynikające z:

•ograniczenia możliwości skorzystania z usług osób trzecich (outsourcing spisu),

•wprowadzenia pracy zdalnej – ograniczenie liczby osób dopuszczonych do pracy w jednostce,

•braków kadrowych, szczególnie w związku z chorobą pracowników lub ich rodzin,

•zapewnienia bezpieczeństwa biorącym udział w spisie z natury;

2) ograniczony dostęp do składników podlegających spisowi z natury wynikający z:

•zamknięcia (czas pandemii) obiektów, w których znajdują się rzeczowe aktywa, np. szpitale, domy pomocy społecznej, nie tylko dla osób z zewnątrz, ale także pracowników jednostki,

•niepokoju o zagrożenie zdrowia osób uczestniczących w spisach z natury w pomieszczeniach innych od tych, w których zazwyczaj przebywają,

•pozostawienia składników aktywów w dyspozycji osób trzecich (w tym pracowników) z lokalizacją poza miejscem pracy, m.in. w związku z pracą zdalną.

Kierownik jednostki, dokonując oceny potencjalnych ryzyk wpływających na jej działalność, w tym także związanych na przykład z pandemią, wojną, stanem zagrożenia, powinien zdecydować, czy skorzystanie z zezwolenia zawartego w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy (dopuszczającego inwentaryzację w drodze weryfikacji, jeśli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie jest możliwe) jest rzeczywiście jedyną drogą do przeprowadzenia inwentaryzacji. Dokument uzasadniający przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury wraz z dokumentacją potwierdzającą porównanie danych ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy z odpowiednimi dokumentami powinien stanowić załącznik do protokołu weryfikacji.

Zatem wcześniej należy zadbać o harmonogram prac spisu z natury przewidujący takie jego zorganizowanie, by uczestniczące w nim osoby w miarę możliwości nie stykały się ze sobą, by kontakt był ograniczony. Narzędziem zapewniającym prawidłowe, a zarazem bezpieczne przeprowadzenie inwentaryzacji będą niewątpliwie wewnętrzne regulacje (instrukcja inwentaryzacyjna, regulamin, zarządzenie) uwzględniające nowe sytuacje, w tym rozstrzygnięcia odnośnie kwestii osobowych (powoływanie komisji i/lub zespołów spisowych) i sposobu postępowania przy ograniczonym dostępie do składników.

KSR wskazał, iż możliwa jest w przypadku ograniczeń kadrowych modyfikacja składów zespołów spisowych w trakcie spisu, tworzenie listy rezerwowej osób awaryjnie zasilających zespoły spisowe (w przypadku zachorowań i wyłączeń), dopuszczenie w wyjątkowych sytuacjach do ograniczenia zespołu spisowego do jednej osoby, procedur postępowania w przypadku nieobecności w trakcie spisu z natury osób odpowiedzialnych (możliwe nasilenie w czasie epidemii), wydłużenie terminów prac i przerwanie spisu. Niemniej jednak, dobierając osoby uczestniczące w pracach inwentaryzacyjnych należy pamiętać, by w skład zespołu spisowego wchodziły osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół.

Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

a) odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury;

b) prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury;

c)  niebędące w stanie – z innych względów – zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Koniecznym staje się także wskazanie (z uzasadnieniem) składników aktywów, które absolutnie nie mogą być inwentaryzowane drogą spisu z natury, a także tych, które mogą być objęte spisem z natury, ale wymagane będzie zachowanie ostrzejszego reżimu sanitarnego, przeniesienia na inne miejsca (np. na otwartą przestrzeń) czy ograniczenia liczebności zespołu spisowego. Dotyczy to na przykład składników przechowywanych w niewielkich pomieszczeniach, gdzie ryzyko zakażenia jest większe.

Celowym jest przewidzieć i dopuścić zdalny tryb pracy komisji inwentaryzacyjnej (w tym przeszkolenia osób spisujących), składania wyjaśnień i oświadczeń. Wskazania wymaga sposób i bezpieczna forma przesyłania dokumentów dla ustalenia różnic i rozliczenia inwentaryzacji.

Zapasy w oryginalnych opakowaniach

Ustalenie ilości zapasów znajdujących się w oryginalnych, zamkniętych i nienaruszonych opakowaniach fabrycznych (dostawcy), np. kartonach, paletach, workach, beczkach, wymagałoby otwarcia opakowań zbiorczych, co byłoby nieekonomiczne. Z tego powodu pomiar stanu takich zapasów polega na przeliczeniu liczby opakowań zbiorczych i przemnożeniu jej przez podaną na nich deklarowaną zawartość pojedynczego opakowania, po uprzednim upewnieniu się, że z dużym prawdopodobieństwem stan deklarowany na każdym opakowaniu odpowiada rzeczywistemu. W tym celu wybiera się jedno lub więcej przypadkowo, dowolnie wybranych opakowań zbiorczych, otwiera je i liczy ich zawartość. Jeżeli wyniki wyrywkowych ustaleń (rodzaj przechowywanego przedmiotu, jego ilość i jakość) są zgodne z danymi podanymi na opakowaniach, wówczas w toku spisu liczy się wyłącznie opakowania zbiorcze.

W razie występowania niezgodności rzeczywistej zawartości wybranego opakowania zbiorczego z zadeklarowanym na nim stanem konieczne jest przeprowadzenie większej liczby prób. W razie istotnych niezgodności, stwierdzanych podczas kolejnych prób, zawartość wszystkich opakowań zbiorczych wymaga przeliczenia (sprawdzenia).

Spis z natury środków pieniężnych na ostatni dzień roku obrotowego

Spis z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu ich stanu rzeczywistego (wartości nominalnej), porównaniu go ze stanem ewidencyjnym i wyjaśnieniu ewentualnych różnic. Jego przeprowadzenie jest konieczne na ostatni dzień roku obrotowego. Przy czym można go sporządzić ostatniego dnia pracy – po zakończeniu albo w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym – przed jego rozpoczęciem.

Ważne

Stan środków musi być dokładnie taki jak w dniu bilansowym.

Poza tym spis z natury środków w kasie sporządza się:

•w każdym przypadku zmiany kasjera,

•do celów kontroli z częstotliwością określoną przez kierownika jednostki.

Decyzje w tej sprawie powinien podjąć kierownik jednostki. Inwentaryzację kasy przeprowadza zespół spisowy w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie (kasjera). Przeprowadzając spis, przelicza się wszystkie środki pieniężne znajdujące się w kasie: gotówkę (w postaci banknotów i monet), wyrażoną w walucie polskiej i obcej, a także inne środki pieniężne, np. czeki obce czy weksle obce. W czasie spisu należy policzyć wszystkie monety i banknoty luzem, jak również bilon i banknoty w opakowaniach, pod warunkiem że opakowanie jest oryginalne (w nienaruszonym stanie), a ilość i rodzaj środków pieniężnych znajdujących się w tych opakowaniach są wyrywkowo sprawdzane. Jeśli podczas inwentaryzacji kasy spisywane są również posiadane weksle i czeki obce, sprawdza się przede wszystkich ich stan (ilość, wartość nominalną), realność, ważność oraz terminy ich płatności.

Ważne

Z inwentaryzacji kasy należy sporządzić protokół zawierający m.in.:

•informacje o rzeczywistym stanie środków pieniężnych w kasie, a także o ich stanie wynikającym z ostatnio sporządzonego raportu kasowego,

•określenie ewentualnej różnicy inwentaryzacyjnej;

•ewentualnie także uwagi zespołu spisowego dotyczące ochrony środków pieniężnych, ich zabezpieczenia.

Nie ma jednego wzoru protokołu, przykładowy wzór protokołu inwentaryzacji kasy zamieściliśmy poniżej.

Wzór. Protokół inwentaryzacji kasy

Protokół inwentaryzacji kasy nr .......

...............................................................

nazwa jednostki

Zespół spisowy w składzie:

1. przewodniczący

2. członek

3. członek

w dniu ................... od godziny ................. do godziny ................. przeprowadził w obecności

osoby materialnie odpowiedzialnej .............................................................................................

imię i nazwisko oraz stanowisko

W toku inwentaryzacji stwierdzono, co następuje:

1. Stan gotówki w kasie .................................

Lp.

Nominał

Ilość

Kwota w złotych

Ogółem gotówka w kasie

Saldo kasowe na dzień ......................... według raportu kasowego nr ............. wynosi ................ zł

słownie złotych ...........................................................................................................................

Stwierdza się stan kasy zgodny z raportem kasowym nr z dnia

Ostatni numer raportu kasowego z dnia

Ostatni numer dowodu KP z dnia

Ostatni numer dowodu KW z dnia

Ostatni numer czeku gotówkowego z dnia

2. Stan gotówki w kasie różnych walut:

Lp.

Rodzaj waluty

Nominał

Ilość

Wartość nominalna

Wartość w złotych

Razem w złotych

Stwierdza się stan kasy zgodny z raportem kasowym nr z dnia

Ostatni numer raportu kasowego z dnia

Ostatni numer dowodu KP z dnia

Ostatni numer dowodu KW z dnia

Ostatni numer czeku gotówkowego z dnia

3. Inne wartości pieniężne: ........................................................................................................

4. Depozyty przechowywane w kasie: ......................................................................................

5. Uwagi dotyczące stanu zabezpieczenia kasy oraz pomieszczenia, w którym znajduje się kasa: ................................................................................................................................

Protokół niniejszy sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kasie.

W związku z ustaleniami zawartymi w niniejszym protokole osoba materialnie odpowiedzialna wniosła zastrzeżenia/nie wniosła zastrzeżeń.

Podpisy członków zespołu spisowego:

1. przewodniczący

2. członek

3. członek

Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej

...........................................................................

Razem waluty obce przeliczone na polską walutę według obowiązującego kursu na dzień ...............

Rodzaj waluty

Kurs

Wartość w złotych

Podczas inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie komisja inwentaryzacyjna powinna sprawdzić nie tylko stan gotówki, lecz także przestrzeganie przyjętych w jednostce zasad obrotu gotówkowego, a w szczególności:

1. prawidłowość zabezpieczenia pomieszczenia kasowego oraz przechowywania gotówki (instalacja alarmowa – sprawność jej działania, kasy pancerne, sejfy),

2. zabezpieczenie kluczy zapasowych do kasy,

3. przestrzeganie pogotowia kasowego,

4. prawidłowość zabezpieczeń środków pieniężnych w drodze z banku do kasy i odwrotnie,

5. prawidłowość udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie i ujęcia ich w raporcie kasowym,

6. prawidłowość prowadzenia raportów kasowych, w tym dla walut obcych,

7. ustalenie, czy kasjer potwierdził na piśmie przyjęcie odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

Spis środków trwałych

Celem inwentaryzacji środków trwałych przeprowadzonej w drodze spisu z natury jest:

1. ustalenie ich rzeczywistego stanu,

2. określenie środków trwałych przeznaczonych do likwidacji, nieprzydatnych, niewykorzystywanych, zbędnych,

3. określenie środków trwałych faktycznie nieużywanych wskutek zaprzestania działalności, na potrzeby której składniki te były używane,

4. ujawnienie wykonanych przeróbek, modernizacji,

5. rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.

Każdy środek trwały powinien być oznaczony w sposób trwały numerem inwentarzowym, który powinien zawierać:

1. nazwę jednostki (skrót),

2. nr księgi inwentarzowej, w której jest zapisany,

3. nr strony w księdze,

4. symbol ewidencji ilościowo-wartościowej.

Ważne

Ze względu na specyfikę srodków trwałych, to że chodzi przy inwentaryzacji przede wszystkim o sprawdzenie ich kompletności można (czasem nawet zaleca się) ujmowanie w arkuszu nazw i innych cech charakterystycznych pozwalających na zidentyfikowanie składnika i powiązanie go z ewidencją. Jest to szczególnie istotne gdy fizyczne oznaczenie składników (naniesione numery inwentarzowe, kody) są zniszczone lub ich brak.

Właśnie jednym z najczęstszych utrudnień w procesie inwentaryzacji środków trwałych jest identyfikacja środków trwałych oraz powiązanie spisanych środków trwałych ze środkami ujętymi w księgach rachunkowych, co w konsekwencji znacznie utrudnia wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych.

Ważne

Warto zadbać wcześniej, aby w ewidencji księgowej stosowane były oczywiste nazwy środków trwałych, co pozwoli na ich łatwiejsze zidentyfikowanie. Bardzo dobrym rozwiązaniem, coraz częściej stosowanym, jest oznaczenie środków trwałych kodami kreskowymi i ich inwentaryzowanie za pomocą czytników kodów.

Przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu pod względem oznakowania, umożliwiającego identyfikację, oraz przydatności. Trzeba zlikwidować środki zniszczone, nieprzydatne itp. Likwidacji środków trwałych po takim przeglądzie powinna dokonać komisja likwidacyjna powołana przez kierownika jednostki. Komisja sporządza protokół, w którym podaje przyczyny i sposób fizycznej likwidacji. Przykładowy protokół likwidacji środków trwałych zamieściliśmy obok.

Wzór. Protokół likwidacji środków trwałych

........................................................

nazwa jednostki – pieczęć

Protokół likwidacji środków trwałych

(środków trwałych w używaniu)

(Uwaga! Sporządzony oddzielnie dla środków trwałych, środków trwałych w używaniu, wyposażenia niepodlegającego ewidencji ilościowo-wartościowej)

Komisja likwidacyjna w składzie:

1. przewodniczący .......................

2. członek ......................................

3. członek ......................................

w obecności osób materialnie odpowiedzialnych:

1. ...................................................

2. ...................................................

dokonała w dniu .......................... oględzin niżej wymienionych środków trwałych i stwierdziła, że z uwagi na zużycie ................................... nadają się one jedynie do likwidacji przez  ..............................................................................................................................

W związku z powyższym dokonano likwidacji ................................................................... (środków trwałych/środków trwałych w używaniu/wyposażenia) zniszczonych/nieprzydatnych, jak niżej:

Lp.

Nazwa środka

Nr inwent.

Ilość

Cena

Wartość

Sposób fizycznej likwidacji

R a z e m

Słownie złotych: ................................................................................................

Podpisy członków komisji: Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej

1. ............................................... ...........................................................................

2. ...............................................

3. ...............................................

Zatwierdzam likwidację

..................................................................

pieczęć i podpis kierownika jednostki

.............................

miejscowość data

Protokół ten powinien zawierać: nazwę środka, ilość, cenę i wartość, podpisy komisji i osób materialnie odpowiedzialnych, zatwierdzenie kierownika jednostki. Potem protokół, zatwierdzony przez kierownika jednostki, komisja przekazuje niezwłocznie głównemu księgowemu celem naniesienia zmian w ewidencji księgowej.

Ważne

Szczególną uwagę należy zwrócić na inwentaryzację tzw. niskocennych środków trwałych – czyli tych, które zostały jednorazowo zamortyzowane. Póki są one w ewidencji, powinny być objęte inwentaryzacją. A sama inwentaryzacja to weryfikacja, które z tych środków trwałych należy wyłączyć z ewidencji, ponieważ nie są już użytkowane przez jednostkę.

Stosowanie uproszczeń

W przypadku inwentaryzacji środków trwałych można wprowadzić wiele uproszczeń, które nie wpłyną na wyniki, a znacznie przyspieszą prace. Mogą do nich należeć następujące działania:

•dla środków trwałych niskocennych i o charakterze wyposażenia – jednostki realizują jedynie porównanie stanu wynikającego z ewidencji księgowań ze stanem rzeczywistym oraz ustalają i wyjaśniają stwierdzone różnice ilościowe,

•dla środków trwałych o charakterze wyposażenia wydanych pracownikom do stałego używania – sporządzenie na dzień inwentaryzacji wykazu wydanych pracownikom przedmiotów na podstawie dowodów i ewidencji oraz uzyskanie potwierdzenia zgodności przez pracownika. Można zastosować też metodę porównania stanu ewidencyjnego z dokumentami zawierającymi pokwitowanie ich pobrania. Z tego porównania należy sporządzić protokół.

Środki trwałe całkowicie umorzone

Nie ma znaczenia, że wartość księgowa netto środków trwałych wynosi zero. Objęcie inwentaryzacją środków trwałych w całości zamortyzowanych umożliwia ich kontrolę oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone składniki majątku.

Wzór. Protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji środków trwałych

........................................................

Nazwa jednostki – pieczęć

Protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji

Komisja Inwentaryzacyjna w składzie:

1. przewodniczący ...............................

2. członek ..............................................

3. członek ..............................................

na posiedzeniu w dniu ......................................... dotyczącym inwentaryzacji w ............................, w dniach ............................................, arkusze spisu z natury nr .........................., dokonała następującego rozliczenia:

a) nazwa obiektu .....................................................................................................................,

b) rodzaj składników majątkowych ......................................................................................,

c) rozliczenie obejmuje okres od ............................................... do ......................................

I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji:

1) Ustalony stan ewidencyjny:

– środków trwałych (011) – wartość ogółem .................................................................... zł

– środków trwałych w używaniu (013 ) – wartość ogółem ............................................. zł

2) Ustalony stan wg spisu z natury:

– środków trwałych (011) – wartość ogółem .................................................................... zł

– środków trwałych w używaniu (013 ) – wartość ogółem .............................................. zł

II. Rozliczenie wyników inwentaryzacji innych składników majątkowych niż w pkt I wg „Zestawienia różnic inwetaryzacyjnych”, wartość:

1) niedobory ogółem ................................ zł

2) nadwyżki ogółem .................................. zł

III. Komisja inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ustala, co następuje:

1) .........................................................................................................................................

2) Przyczyny powstania ww. niedoborów (nadwyżek) ocenia następująco: ...........................................................................................................................................................................

3) Zdaniem Komisji inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory (nadwyżki) należy zakwalifikować jako:

a) niezawinione i spisać w ciężar strat nadzwyczajnych,

b) zawinione, obciążyć ich wartością osoby materialnie odpowiedzialne jak niżej:

..........................................................

podpis przewodniczącego komisji

1. ......................................................

2. ......................................................

podpisy członków komisji

Opinia radcy prawnego:

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

..........................................................................

data podpis

Opinia głównego księgowego:

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

...........................................................................

data podpis

Spis z natury zapasów – ewidencję magazynową trzeba uzgodnić z ewidencją księgową

Sposób inwentaryzacji materiałów, towarów i produktów gotowych jest taki sam – składniki te inwentaryzuje się drogą spisu z natury (zgodnie z art. 26 ust. 1 uor). Spis z natury zapasów będzie jednak odmiennie wyglądał w zależności od charakteru zapasów konkretnej jednostki. Nie można stwierdzić, że inwentaryzacja towarów w hipermarkecie i inwentaryzacja materiałów w składzie budowlanym (choć obie jednostki to punkty handlowe) będzie miała identyczny przebieg. Ogólne zasady i ramy są jednak takie same.

Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku. Osoba materialnie odpowiedzialna może wskazać inną osobę zastępującą ją podczas spisu. W przypadku gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie i nie wyznaczyła innej osoby, wówczas zespół spisowy powinien składać się co najmniej z 3 osób. W przypadku zmiany osoby (osób) odpowiedzialnej materialnie należy zapewnić możliwość uczestniczenia przy ustalaniu stanu inwentaryzowanych składników oraz przy dokonaniu ich wpisu do arkusza spisowego zarówno osobom przekazującym, jak i przejmującym składniki oraz odpowiedzialność za nie.

Zawsze przed przeprowadzeniem spisu z natury zapasów ewidencję magazynową należy uzgodnić z ewidencją księgową, ponieważ stan ustalony w drodze spisu z natury podlega porównaniu z danymi z ksiąg rachunkowych. Na czas spisu zespół spisowy (komisja inwentaryzacyjna) zabezpiecza ewidencję magazynową i pobiera od osób odpowiedzialnych oświadczenia o uzgodnieniu z ewidencją księgową. Może się oczywiście zdarzyć, że inwentaryzacja będzie przebiegała przy tzw. otwartych magazynach (jeśli wymaga tego proces operacyjny) jednostki, ale wtedy trzeba zwrócić szczególną uwagę na kontrole poprawności spisu.

Taka sama zasada obowiązuje w sytuacji, gdy inwentaryzacja musi odbywać się w dłuższym czasie i nie można całkowicie wyeliminować operacji wydawania z magazynu i przyjmowania do niego wyrobów gotowych w trakcie inwentaryzacji.

Trzeba zadbać o porównywalność danych spisu (ustalonych i wpisanych do arkuszy spisowych przez zespół spisowy) z ewidencją księgową na dzień przeprowadzenia spisu.

Przed rozpoczęciem spisu kierownik jednostki musi określić zasady wyodrębniania obrotów rozchodów i przychodów wyrobów gotowych, które powstaną w trakcie spisu z natury.

Kierownik może postanowić o:

•konieczności kontroli i akceptacji przez komisję inwentaryzacyjną wszystkich dowodów przychodów i rozchodów,

•wystawianiu dowodów jednopozycjowych,

•wydawaniu lub przyjęciu wyrobów gotowych tylko w obecności zespołu spisowego,

•konieczności szczególnego znakowania dowodów przychodów i rozchodów wydawanych w czasie przeprowadzania spisu, np. adnotacją „Po spisie”, „Przed spisem”, co umożliwi określenie, czy dana operacja wymaga uwzględnienia przy opracowywaniu wyników spisu,

•zatrzymaniu przez zespół spisowy dowodów dotyczących przychodów i rozchodów, które następnie wraz z arkuszami spisowymi zostaną przekazane do księgowości i uwzględnione przy rozliczaniu wyników spisu z natury wyrobów gotowych.

Te rozwiązania mają na celu zadbanie o rzetelność i poprawność spisu z natury.

Uzyskaniu wiarygodnych wyników spisu z natury sprzyja wyłączenie pola spisowego z działalności na czas spisu, dzięki czemu w trakcie spisu nie następują ani przychody, ani rozchody zapasów składowanych na danym polu. Jest więc zasadne przeprowadzanie spisu w dni, kiedy jednostka jest nieczynna albo w godzinach nocnych.

Jeżeli nie można wyłączyć pola spisowego z działalności, dobrą praktyką jest:

a) utworzenie wyodrębnionego, tymczasowego (przejściowego) magazynu na dostawy, komory przyjęć, w którym do czasu ukończenia spisu są składowane przyjęte dostawy materiałów i towarów lub wytworzone wyroby gotowe i półprodukty; po zakończeniu spisu są one przenoszone na właściwe miejsce składowania, a ich przychód jest ujmowany w ewidencji księgowej zapasów,

b) wcześniejsze pobranie z magazynu składników zapasów, które mogą być potrzebne do działalności w czasie przeprowadzania spisu,

c) dopuszczenie do ewentualnego wydania z magazynu przez osobę odpowiedzialną – w porozumieniu z zespołem spisowym – zapasów na podstawie odpowiednio oznakowanych dowodów, z których wynika, czy rozchód nastąpił przed fizycznym dokonaniem spisu, czy po nim; odpowiednie adnotacje zamieszcza się w arkuszu spisowym, a dodatkową kopię dowodu rozchodu załącza się do arkusza.

Ważne

Jeżeli pomiar stanu zapasów drogą przeliczenia, zważenia lub ustalenia objętości jest niewykonalny, nieopłacalny lub uciążliwy (przesypywanie, przeważenie, przetransportowanie), a zarazem obarczony błędem, ponieważ zapasy są przechowywane na otwartym terenie, materiały sypkie mogą zmieniać swoje rozmiary (objętość, wagę) w zależności od okresu ich składowania, warunków atmosferycznych stosuje się pomiar szacunkowy, angażując do jego przeprowadzenia odpowiednich fachowców. Jest on stosowany w szczególności do ustalenia zapasów składowanych w hałdach lub stertach na otwartym terenie (np. węgiel, piasek), w dużych zbiornikach, na przykład w silosach (np. cement, ziarno) czy cysternach (np. paliwa płynne, oleje).

Przy pomiarze szacunkowym wyznacza się akceptowaną (dopuszczalną) niedokładność pomiaru. W zarządzeniu kierownika w sprawie inwentaryzacji lub w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki określa się:

– asortymenty zapasów, których stan ustala się drogą pomiaru szacunkowego,

– akceptowany, w związku z niedokładnością techniki szacowania, przedział różnicy między stanem ustalonym drogą pomiaru szacunkowego a stanem ewidencyjnym. Jeżeli różnica stanów mieści się w akceptowanym przedziale, za stan rzeczywisty uznaje się stan ewidencyjny.

W trakcie inwentaryzacji zapasów trzeba uzyskać informacje niezbędne do wyceny pod kątem ich realności i przydatności. Jeżeli dany składnik zapasów nie zapewni w przyszłości wpływu do jednostki korzyści ekonomicznych (np. w postaci przychodów z ich sprzedaży czy też wykorzystania w inny sposób w prowadzonej działalności), to zgodnie z obowiązującą w rachunkowości zasadą ostrożności (określoną w art. 7 ust. 1 uor) jednostki powinny dokonać urealnienia jego wartości, tj. np. obniżyć cenę ewidencyjną.

Przed przystąpieniem do spisów z natury zespół spisowy otrzymuje za pokwitowaniem arkusze spisowe, odpowiednio oznakowane w sposób umożliwiający kontrolę ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem, oraz pobiera od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu w ewidencji (w tym księgowej) wszystkich operacji gospodarczych. Pamiętajmy, że na oddzielnych arkuszach inwentaryzuje się składniki niepełnowartościowe, uszkodzone lub o wartości obniżonej z innych przyczyn (z zamieszczeniem odpowiednich adnotacji w uwagach), jak również zapasy obce.

Zawartość arkuszy spisowych

Arkusze spisowe to dokument księgowy – za ich rozliczenie odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

Ważne

Jeżeli arkusze spisowe zostaną sporządzone w sposób nierzetelny, nieczytelny czy też z wieloma poprawkami podającymi w wątpliwość ich wiarygodność – biegły rewident bez zarządzenia dodatkowego spisu nie uzna ich za wystarczającą podstawę korekty stanów ewidencyjnych.

Arkusze spisowe powinny spełniać warunki określone w przepisach ustawy o rachunkowości oraz wewnętrznych uregulowaniach jednostki. Jednostki stosują różne wzory formularzy arkuszy spisowych. Różnice dotyczą jednak z reguły jedynie szaty graficznej, ich treść zaś jest podobna. Dane z tych arkuszy są przeznaczone do zestawień zbiorczych spisów z natury lub do zestawień różnic inwentaryzacyjnych. Arkusz spisowy to dokument księgowy, powinien zatem spełniać wszystkie wymogi wynikające z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Muszą być na nim umieszczone co najmniej następujące informacje:

•nazwa jednostki i pola spisowego (może tu być pieczęć firmowa),

•numer arkusza,

•skład komisji inwentaryzacyjnej, osób odpowiedzialnych materialnie lub innych osób uczestniczących w spisie, powinny tu znaleźć się imiona, nazwiska i podpisy członków zespołów spisowych, osób odpowiedzialnych materialnie (lub tzw. głównych użytkowników) oraz np. asystującego biegłego rewidenta,

•data (godzina) rozpoczęcia i zakończenia spisu w danym dniu,

•data, na jaką przypada termin spisu,

•dane dotyczące spisywanych składników,

•ogólna liczba pozycji, podawana na ostatnim arkuszu spisu,

•data i podpisy członków zespołu spisowego i osób odpowiedzialnych na końcu arkusza spisowego.

W odniesieniu do informacji identyfikujących spisywane składniki aktywów należy umieścić w szczególności:

•numery kolejnych pozycji arkusza spisowego przeznaczonych dla określonych składników,

•symbole składników (cechy, numer, gatunek, symbol klasyfikacyjny – z reguły występujący w zakładowym indeksie i używany przez wszystkie zainteresowane służby – w tym księgowość),

•jednostki miary inwentaryzowanych składników,

•ilości stwierdzone w czasie spisu,

•ustalone ceny i wartości, co dotyczy z reguły inwentaryzacji towarów ujmowanych jedynie wartościowo, np. w sklepach i gastronomii. W pozostałych przypadkach przyporządkowania składnikom właściwych cen oraz określenia ich wartości dokonuje po otrzymaniu arkuszy spisowych księgowość jednostki.

W praktyce najczęściej stosowana jest zasada, z reguły aprobowana w większości instrukcji inwentaryzacyjnych jednostek, że odrębne arkusze spisowe sporządza się na składniki stanowiące:

•pełnowartościowe artykuły własne,

•własne składniki niepełnowartościowe (uszkodzone, zniszczone itp.), nadmierne lub zbędne – wymagające przyjęcia specjalnego sposobu zagospodarowania lub upłynnienia,

•własność innych jednostek, a więc postawione np. dostawcom do dyspozycji, przyjęte do przerobu, naprawy itp. składniki obce ujmuje się z zasady na jednym arkuszu bez względu na to, czy są to artykuły pełno-, czy też niepełnowartościowe, wyróżniając je adnotacjami w uwagach arkuszy spisowych.

Ważne

Arkusze spisowe traktuje się jako druki ścisłego zarachowania. Oznacza to, że zarówno ich wydanie, jak i potem odebranie powinno być potwierdzone podpisem osób zdających i odbierających. Za rozliczenie arkuszy spisowych odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub osoba bezpośrednio przez niego wskazana.

Zasady, o których trzeba pamiętać, sporządzając arkusze spisowe

Przy sporządzaniu, a potem wykorzystywaniu arkuszy spisowych należy przestrzegać kilku zasad:

•Wpisu do arkuszu spisowego dokonujemy bezpośrednio po ustaleniu stanu składnika.

•Dane do arkuszy spisowych wpisuje się w sposób trwały, czyli długopisem, cienkopisem, pismem maszynowym.

•W przypadku braku danych odpowiednio wpisuje się „brak danych” lub „nie dotyczy”.

•Przy wypełnianiu arkuszy spisu stosuje się nazwy i inne szczegółowe określenia składników majątku przyjęte w indeksie materiałów, wyrobów, towarów itp., a w razie braku indeksu – używane w księgowości; również ilości powinny być wyrażone w tych samych jednostkach miar, w jakich są ujmowane w ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej.

•Błędy popełnione w arkuszach spisu można poprawić zgodnie z art. 22 ust. 3 uor. Poprawianie zapisu powinno polegać na skreśleniu błędnej treści lub liczby w taki sposób, aby pierwotna treść lub liczba pozostały czytelne, oraz na wpisaniu wyżej poprawnej treści lub liczby, złożeniu obok skróconych podpisów przewodniczącego zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej, a także osoby przejmującej (w przypadku spisu zdawczo-odbiorczego). Konieczne jest wpisanie daty dokonanej poprawy. Nie można poprawiać części wyrazu lub liczby. Nanoszenie poprawek powinno być w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej lub jej przedstawiciela.

•Dokonywanie poprawek powinno znaleźć swoje odbicie w protokole opisowym z przebiegu inwentaryzacji, w którym należy zamieścić uwagę odnośnie do dokonanej poprawki: pozycję spisową, powód dokonania poprawki, przez kogo.

•Liczba egzemplarzy sporządzanych arkuszy spisowych powinna wynikać z obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej, ale arkusze spisowe sporządzane są najczęściej w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem oryginału dla księgowości, a kopii dla osób odpowiedzialnych materialnie. W przypadku niektórych inwentaryzacji incydentalnych (np. zdawczo-odbiorczych albo dotyczących zapasów obcych, jeżeli w myśl ustaleń właściciel powinien otrzymać kopię arkusza spisowego) arkusze spisowe wypełnia się w 3 egzemplarzach.

•W arkuszach nie powinno się zostawiać wolnych, niewypełnionych wierszy – po zakończeniu wpisywania należy uniemożliwić dopisywanie informacji. Może to nastąpić poprzez umieszczenie na arkuszu informacji: „zakończono na pozycji…” albo przez tzw. wyżetowanie.

W niektórych przypadkach wpis do arkuszy spisu może być również dokonany w terminie późniejszym na podstawie odczytu rzeczywistego stanu składnika majątku zarejestrowanego wstępnie na taśmie magnetycznej lub w inny sprawny technicznie sposób i pod warunkiem że taśma magnetyczna lub inne urządzenie, w których wstępnie zarejestrowano wynik spisu, w okresie od jego dokonania aż do sporządzenia arkuszy spisu, będą przechowywane w sposób zapewniający ich nienaruszalność i umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej stwierdzenie, że nie dokonano w nich jakichkolwiek zmian.

Zespoły spisowe zobowiązane są do wypełnienia wszystkich kolumn arkuszy spisowych, z wyjątkiem ceny i wartości, które podaje w czasie wyceny odpowiedni pracownik księgowości. Z kolei w przypadku gdy wyceny arkusza spisowego sporządzonego w placówkach detalu lub gastronomii dokonuje zespół spisowy, wówczas sporządza on na ostatniej stronie spisu lub na odrębnej kartce zestawienie stron oraz podsumowuje go, co po porównaniu z saldem wynikającym z raportu sklepu (restauracji) lub wydruku kasy rejestrującej umożliwia wstępne rozliczenie spisu, czyli ustalenie ewentualnej różnicy inwentaryzacyjnej.

Obowiązki zespołu spisowego w związku z zakończeniem spisów z natury

1. Złożenie oświadczenia końcowego

Osoby materialnie odpowiedzialne powinny złożyć oświadczenie końcowe stwierdzające, że:

•nie wnoszą zastrzeżeń do kompletności i poprawności spisu oraz

•że ujęto w nim wszystkie znajdujące w rejonie spisowym składniki dokładnie w ich obecności lub z ich udziałem przeliczone, przemierzone i przeważone.

Jeżeli osoby te wnoszą określone zastrzeżenia, należy je w tym momencie sprecyzować i zapisać, wraz z ich uzasadnieniem.

2. Ocena przydatności składników majątku służących do bieżącej działalności

Zespół spisowy w czasie spisu majątku obligatoryjnie dokonuje w porozumieniu z osobą materialnie odpowiedzialną oceny przydatności składników majątku służących do bieżącej działalności. Spisuje się je na oddzielnych arkuszach. W razie stwierdzenia składników zbędnych, nadmiernych, niepełnowartościowych itp. zespół spisowy (lub inny zespół powołany do tego celu) w porozumieniu z komisją inwentaryzacyjną oraz po zasięgnięciu opinii głównego księgowego opracowuje projekt ich wyceny i przedstawia wnioski w sprawie ich zagospodarowania.

3. Opracowanie sprawozdania z przebiegu spisu

Jedną z ostatnich czynności zespołu spisowego w związku z przeprowadzonym spisem z natury jest opracowanie sprawozdania z przebiegu spisu oraz poczynionych w związku z tym ustaleń i stwierdzeń. Do tego sprawozdania zespół spisowy dołącza komplet dokumentacji związanej ze spisem, a więc także arkusze spisowe wykorzystane, anulowane i niewykorzystane, protokoły kontroli kasy, rysunki, obmiary, obliczenia i inne materiały pomocnicze, spisy i protokoły wyceny artykułów niepełnowartościowych, nadmiernych i zbędnych, oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie. Sprawozdanie to wraz z załącznikami przekazywane jest przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

4. Zwrócenie osobom materialnie odpowiedzialnym ewidencji inwentaryzowanych składników

Ostatnią czynnością zespołu spisowego jest zwrócenie osobom materialnie odpowiedzialnym prowadzonej przez nie, lecz zabezpieczonej na czas spisu, ewidencji inwentaryzowanych składników.

Na arkuszach spisu następnie dokonuje się wyceny składników majątku oraz ustala łączną ich wartość z podziałem według kont syntetycznych, na których składniki te są ewidencjonowane.

Można jednak:

•nie wyceniać składników majątku bezpośrednio na arkuszach spisu, jeżeli w zbiorczych zestawieniach arkuszy spisu ujęte będą wszystkie spisane składniki majątku z określeniem ich ilości, ceny i wartości;

•zaniechać wyceny akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych oraz rzeczowych składników majątku na arkuszach spisu, jeżeli składniki te są ujęte w urządzeniu ewidencyjnym zawierającym informację o ich ilości i wartości w dniu, na który przypadł termin inwentaryzacji, a więc umożliwiającym ustalenie również wartościowych różnic inwentaryzacyjnych.

Przy wycenie spisanych składników majątku stosuje się zasady określone w art. 28 ust. 1 uor.

Ważne

Arkusze spisowe, jak również inne dokumenty inwentaryzacyjne, przechowywane są przez okres 5 lat od przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji.

Wzór. Sprawozdanie opisowe Zespołu spisowego z przebiegu spisu z natury

Sprawozdanie opisowe

Zespołu spisowego z przebiegu spisu z natury

Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury z dnia .....................................................

Zespół spisowy powołany decyzją:

................................................................. nr ................................ z dnia .....................................

w składzie:

1. przewodniczący ................................

2. członek ...............................................

3. członek ...............................................

wykonał w dniach: ................................. opisane w niniejszym sprawozdaniu czynności przy sporządzaniu spisu z natury w: .......................................................................................

.........................................................................................................................................................

a) nazwa obiektu i oznaczenie inwentaryzowanych pomieszczeń:

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

b) rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych:

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

c) osoba materialnie odpowiedzialna:

..........................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

Składniki majątkowe znajdujące się w magazynie gospodarczym spisane zostały na arkuszach spisu z natury:

Lp.

Numer arkusza

Nazwa arkusza

Od numeru do numeru

Liczba pozycji

Ogółem pozycji

Arkusze spisowe składników majątkowych będących w ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych będących w ewidencji ilościowej zostały automatycznie wygenerowane z systemu informatycznego.

Lp.

Numer arkusza

Nazwa arkusza

Od numeru do numeru

Liczba pozycji

Ogółem pozycji

W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń ....................................... stwierdzono, że wszystkie składniki majątkowe zostały ujęte w arkuszach spisu z natury, a stan pomieszczeń jest następujący:

a) stan pomieszczenia i jego zabezpieczenie (kraty, zamki, sygnalizacja):

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

b) sposób przechowywania i zabezpieczenia kluczy od pomieszczeń:

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

c) środki zabezpieczenia przeciwpożarowego i ich stan:

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

d) ocena stanu składników majątkowych (zbędne, nadmierne):

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

W czasie dokonania spisu z natury stwierdzono następujące usterki i nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia, przechowywania, magazynowania i konserwacji majątku:

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

W celu pełnego zabezpieczenia przechowywanego mienia potrzebne są następujące środki zabezpieczające:

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

W trakcie dokonywania spisu z natury Zespół spisowy napotkał następujące trudności:

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

Wnioski:

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

Podpisy członków Zespołu spisowego:

1. przewodniczący ...................................

2. członek ..................................................

3. członek ..................................................

Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej

...........................................................................

Potwierdzam odbiór ....... arkuszy spisowych

Data ......................

........................................................................................

podpis Przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej

lub osoby przez nią upoważnionej

Załączniki:

1. ..................

2. ..................

Informatyczne wspomaganie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury przyspiesza przebieg spisu i zmniejsza ryzyko błędów. Wspomaganie może polegać między innymi na:

a) elektronicznym wypełnianiu przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej, przede wszystkim arkuszy spisowych,

b) korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych, w szczególności zapewniających bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych,

c) przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń – skanerów, pod warunkiem uprzedniego oznaczenia składników zapasów stanowiących przedmiot spisu odpowiednimi kodami (oznaczeniami) identyfikującymi; skanery stosuje się do identyfikacji i liczenia składników zapasów (nie zapewniają one ustalenia wagi ani objętości); kolejne etapy spisu (sporządzanie arkuszy, ustalanie różnic) również następują z użyciem oprogramowania. Inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury w całości wspomaganą informatycznie przeprowadza się z zachowaniem wspomnianych zasad. Przed przystąpieniem do spisu niezbędne jest uzgodnienie danych o zapasach zapisanych w skanerach z centralną bazą danych (bieżącą ewidencją księgową) i autoryzacja członków zespołu spisowego, aby umożliwić im korzystanie ze skanerów. Uzgodnienie dotyczy symboli (indeksów) składników zapasów, jednostek miary i ewentualnie opisu ich cech i lokalizacji, jeżeli są one weryfikowane podczas spisu. W czasie spisu zespół spisowy skanuje kody i weryfikuje odczytane przez skaner szczegółowe informacje o spisywanym składniku zapasów, np. jego cechy zewnętrzne, termin przydatności, umiejscowienie w magazynie. Stany i kody (oznaczenia) identyfikujące składniki zapasów są automatycznie zapisywane w pamięci skanerów, przy czym zespół spisowy nie ma możliwości modyfikowania tych zapisów.

Po zakończeniu spisu wynik skanowania jest przekazywany do centralnego systemu informatycznego w celu sporządzenia arkuszy spisowych lub równoważnych im dokumentów. Ujawnione w trakcie spisu składniki zapasów o kodach nieujętych w bazie danych skanerów lub pozbawione kodu są spisywane według ogólnych zasad na papierowym arkuszu spisowym. Dokumenty spisowe są podpisywane elektronicznie albo tradycyjnie, w zależności od przyjętego w systemie sposobu autoryzacji.

W razie informatycznego wspomagania inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury na podstawie informacji odczytywanych lub wprowadzanych do systemu informatycznego jest tworzona baza danych o spisanych zapasach, zawierająca co najmniej informacje wykazywane w arkuszach spisowych. Powstała baza danych wymaga zabezpieczenia w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek zmianę rezultatów spisu. Na podstawie tej bazy są tworzone w formie elektronicznej zestawienia końcowe (wydruki lub tabele), zawierające dane ustalone przez jednostkę. W zależności od stopnia złożoności użytkowanego informatycznego systemu inwentaryzacyjnego zestawienia końcowe mogą zawierać:

a) podstawowe informacje o spisanych składnikach zapasów podawane w arkuszach spisowych,