Zamknięcie 2024 roku w księgach rachunkowych instytucji kultury. Zmiany, dokumentacja, praktyczne wskazówki ebook

Redakcja

Autor Katarzyna Trzpioła

Doktor nauk ekonomicznych w zakresie nauk o zarządzaniu, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk, wieloletni szkoleniowiec i dydaktyk, autorka wielu publikacji z zakresu rachunkowości finansowej podatkowej, MSSF i rachunkowości zarządczej

Segment Manager

Agata Eichler

Manager produktu

Mariola Czepel

Redaktor

Renata Kajewska

Koordynator produkcji

Magdalena Huta

Korekta

Zespół

Projekt okładki

Magdalena Huta

Skład: Triograf, Dariusz Kołacz

Druk: KRM Druk Sp. z o.o., Sp.k.

ISBN 978-83-8344-826-8

Nr rejestrowy BDO: 000008579

Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2024

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: [email protected]

NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie

XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł.

Wszelkie prawa do niniejszej publikacji, w tym do jej tytułu oraz do treści zawartych w książce „Zamknięcie 2024 roku w księgach rachunkowych instytucji kultury”, podlegają ochronie prawnej przewidzianej w szczególności prawem autorskim. Ich przedruk oraz rozpowszechnianie bez wiedzy i zgody Redakcji są zabronione. Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło.

Publikacja „Zamknięcie 2024 roku w księgach rachunkowych instytucji kultury” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Zamknięcie 2024 roku w księgach rachunkowych instytucji kultury” lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Redakcja

Autor Katarzyna Trzpioła

Doktor nauk ekonomicznych w zakresie nauk o zarządzaniu, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk, wieloletni szkoleniowiec i dydaktyk, autorka wielu publikacji z zakresu rachunkowości finansowej podatkowej, MSSF i rachunkowości zarządczej

Segment Manager

Agata Eichler

Manager produktu

Mariola Czepel

Redaktor

Renata Kajewska

Koordynator produkcji

Magdalena Huta

Korekta

Zespół

Projekt okładki

Magdalena Huta

Skład: Triograf, Dariusz Kołacz

Druk: KRM Druk Sp. z o.o., Sp.k.

ISBN 978-83-8344-826-8

Nr rejestrowy BDO: 000008579

Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2024

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: [email protected]

NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie

XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł.

Wszelkie prawa do niniejszej publikacji, w tym do jej tytułu oraz do treści zawartych w książce „Zamknięcie 2024 roku w księgach rachunkowych instytucji kultury”, podlegają ochronie prawnej przewidzianej w szczególności prawem autorskim. Ich przedruk oraz rozpowszechnianie bez wiedzy i zgody Redakcji są zabronione. Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło.

Publikacja „Zamknięcie 2024 roku w księgach rachunkowych instytucji kultury” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Zamknięcie 2024 roku w księgach rachunkowych instytucji kultury” lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Wstęp

Na dzień kończący rok obrotowy instytucja kultury, jak każda inna jednostka stosująca przepisy ustawy o rachunkowości, jest zobowiązana do zamknięcia ksiąg rachunkowych (art. 12 ust. 2 pkt 1 uor). Dyrektor instytucji już kilka miesięcy przed zakończeniem roku obrotowego powinien zaplanować związane z tym czynności oraz delegować uprawnienia i zadania na odpowiednich pracowników lub działy. Warto zatem sporządzić harmonogram działań.

Aby prawidłowo sporządzić sprawozdanie finansowe w instytucji kultury, podobnie jak w innych jednostkach, musimy:

▶ustalić salda końcowe aktywów i pasywów,

▶porównać salda z wynikami inwentaryzacji i przeprowadzić niezbędne korekty,

▶sporządzić zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych oraz zestawienia obrotów i sald kont analitycznych, a także

▶dokonać uzgodnień.

W zasadzie prace dotyczące sprawozdania finansowego można podzielić na 3 etapy:

▶prace przygotowawcze do sporządzenia sprawozdania finansowego,

▶sporządzenie sprawozdania finansowego,

▶prace kończące rok obrotowy.

Czynności, jakie muszą wykonać instytucje kultury, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym

Lp.

Termin wykonania

Rodzaj czynności i podstawa prawna

1.

IV kwartał 2024 roku

Wybór podmiotu uprawnionego do badania rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe

2.

Od 1 października 2024 r. do 15 stycznia 2025 r.

Przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji składników aktywów i pasywów (art. 26 uor)

3.

Na dzień inwentaryzacji

Sporządzenie zestawienia sald inwentaryzowanej grupy aktywów (art. 18 ust. 2 uor)

4.

Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych, nie później niż do 26 marca 2025 r.

Wyjaśnienie i rozliczenie ujawnionych różnic między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych (art. 27 uor)

5.

Nie później niż do 26 marca 2025 r.

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za 2024 rok (art. 24 ust. 5 pkt 2 uor)

6.

Nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2025 r.

Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych na dzień 31 grudnia 2024 r. (art. 18 ust. 2 uor)

7.

Na dzień kończący rok obrotowy, nie później do 31 marca 2025 r.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych (art. 12 ust. 2 pkt 1 uor)

8.

Na dzień kończący rok obrotowy, nie później do 31 marca 2025 r.

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2024 rok (art. 45 ust. 1 i art. 52 ust. 1 uor)

9.

Nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2025 r.

Badanie rocznego sprawozdania finansowego za 2024 rok (rozdział 7 uor)

10.

Nie później niż do 30 czerwca 2025 r.

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający (art. 53 ust. 1 uor)

11.

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, nie później niż do 15 lipca 2025 r.

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych (art. 12 ust. 4 uor)

Przykładowy harmonogram oraz osoby odpowiedzialne za inwentaryzację

Czynność

Etap

Osoba odpowiedzialna

Powołanie komisji inwentaryzacyjnej

Przygotowawczy

Dyrektor instytucji kultury

Powołanie zespołów spisowych

Przygotowawczy

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

Przygotowanie dokumentów inwentaryzacyjnych

Przygotowawczy

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

Przygotowanie pola spisowego (w zależności od techniki spisowej)

Przygotowawczy

Osoba odpowiedzialna materialnie (lub inna)

Spis z natury

Główny

Członkowie zespołów spisowych

Wycena spisanych składników

Główny

Pracownicy (zwykle działu księgowego)

Uzgodnienie sald

Główny

Pracownik działu księgowego

Porównanie z dokumentacją księgową

Główny

Pracownik działu księgowego we współpracy z pracownikami merytorycznymi w danym zakresie

Protokół różnic inwentaryzacyjnych

Opracowanie wyników

Pracownik działu księgowego

Wyjaśnienie przyczyn różnic inwentaryzacyjnych

Opracowanie wyników

Członkowie komisji inwentaryzacyjnej

Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

Sformułowanie wniosków

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

Sformułowanie wniosków

Kierownik jednostki

Ujęcie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie w księgach rachunkowych

Realizacja wniosków

Pracownik działu księgowego

Metody wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów

Składnik aktywów

Składnik pasywów

Metoda wyceny

Materiały i towary

Cena zakupu (najczęściej wartość netto z faktury)

Środki trwałe oraz Wartości niematerialne i prawne

Cena nabycia (koszt wytworzenia lub wartość przeszacowana) pomniejszone o odpisy umorzeniowe oraz odpisy z tytułu trwałej utraty wartości

Środki trwałe w budowie

Ogół kosztów wytworzenia związanych z ich wytworzeniem pomniejszone o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości (w praktyce koszty wynikające z faktur za materiały i podwykonawców)

Produkty gotowe i półprodukty w toku

Koszt wytworzenia

Środki trwałe oraz Wartości niematerialne i prawne nabyte nieodpłatnie

Wartość godziwa (najczęściej szacunek lub wycena rzeczoznawcy)

Środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub JST otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu

Wartość określona w decyzji

Należności i środki pieniężne w walucie obcej

Zobowiązania i kredyty wyrażone w walucie obcej

Kurs waluty obcej w NBP na dzień bilansowy

Należności, roszczenia sporne i udzielone pożyczki

Kwota wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności

Inwestycje długoterminowe

Cena nabycia pomniejszona o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości

Zobowiązania

Kwota wymagająca zapłaty

Rezerwy

Uzasadniona, wiarygodnie oszacowana wartość (kalkulacje, szacunki własne, wycena aktuarialna itp.)

Kapitały (fundusze własne) IK

Wartość nominalna

Środki pieniężne i inne aktywa pieniężne, rozliczenia międzyokresowe kosztów, zaliczki na dostawy i środki trwałe w budowie

Wynik finansowy IK, fundusze specjalne, rozliczenia międzyokresowe przychodów

Wartość nominalna

Zmiany w przepisach

Dla instytucji kultury ważne były zmiany wprowadzone w 2019 roku w rachunkowości dotyczące przede wszystkim skrócenia okresu przechowywania sprawozdań finansowych oraz rozszerzenie kręgu jednostek uprawnionych do stosowania dodatkowych uproszczeń w zakresie ewidencji i leasingu. Nowelizacja ustawy o rachunkowości z końca 2024 roku, która obowiązuje już dla sprawozdań za 2024 rok, nie zmienia zakresu uproszczeń, a jedynie je porządkuje. Potwierdzono w nowym brzmieniu art. 45 ust. 3 uor, że sprawozdania tych instytucji kultury, które podlegają obowiązkowi poddania sprawozdania finansowego, muszą zawierać oprócz bilansu, rachunku zysków i strat i informacji dodatkowej także rachunek przepływów pieniężnych. Instytucje kultury nie mogą korzystać z załącznika nr 5 i 4, nawet jeśli spełnią warunki wielkościowe dla uznania ich za małe/mikrojednostki. Nie mogą korzystać z uproszczeń podlegających rezygnacji z tworzenia odpisów aktualizacyjnych, rezerw na znane ryzyko i grożące straty oraz rezerw na świadczenia pracownicze. Nie mogą wykorzystywać wprost amortyzacji podatkowej. Jednak mogą korzystać z pozostałych uproszczeń dla małych jednostek np. w zakresie leasingu czy odroczonego podatku dochodowego.

Najważniejszą zmianą jest podniesienie progów dla małych jednostek i mikrojednostek. Zgodnie z nowym art. 3 ust. 1 pkt 1a jednostka mikro to jednostka, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostki rozpoczynającej działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą – w roku obrotowym, w którym rozpoczęła działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą, nie przekroczyła co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

a) 2.000.000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

b) 4.000.000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

c) 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty

– przy czym jednostka traci status jednostki mikro, jeżeli w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy przekroczyła co najmniej dwie z trzech tych wielkości.

Z kolei jednostka mała to jednostka niebędąca jednostką mikro, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostki rozpoczynającej działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą – w roku obrotowym, w którym rozpoczęła działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą, nie przekroczyła co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

a) 33.000.000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

b) 66.000.000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

c) 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty

– przy czym jednostka traci status jednostki małej, jeżeli w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy przekroczyła co najmniej dwie z trzech tych wielkości.

Ustawa o rachunkowości wprowadza obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych zarówno jednostkowych, jak i skonsolidowanych oraz sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności na rzecz administracji publicznej w postaci elektronicznej dla wszystkich podmiotów, które stosują ustawę o rachunkowości. Przy czym sprawozdanie musi być opatrzone podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym (art. 45 ust. 1f uor). Te przepisy weszły już w życie 1 października 2018 r. Od 2020 roku można stosować też podpis osobisty. A od 2022 roku funkcjonuje oświadczenie o podpisaniu sprawozdań zamiast podpisy części członków kierownictwa jednostki zamiast ich podpisów pod sprawozdaniem. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wystarczy, aby sprawozdanie finansowe podpisała co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu podpisują oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmawiają złożenia takich oświadczeń.

Całą treść przeczytasz w pełnej wersji publikacji